Exact Online + Salesforce koppeling
De Exact Online en Salesforce integratie via SyncIT verbindt je boekhouding met je CRM in één geautomatiseerde datastroom. Offertes die in Salesforce worden gemaakt, worden automatisch verwerkt in Exact Online. Klantgegevens, facturen, betalingsstatus en debiteureninformatie stromen bidirectioneel tussen beide systemen. Zo werkt je salesteam altijd met actuele financiële informatie en hoeft de financiële afdeling nooit handmatig gegevens over te typen.
SyncIT koppelt Exact Online en Salesforce zodat gewonnen deals automatisch verkooporders genereren in je boekhouding en factuurstatussen direct zichtbaar zijn in je CRM. Je salesteam en financiële afdeling werken met dezelfde actuele klantdata zonder handmatige invoer of verouderde informatie.
Het probleem
Veel Nederlandse bedrijven gebruiken Exact Online voor hun financiële administratie en Salesforce als CRM-platform voor sales en klantbeheer. Zonder automatische datauitwisseling betekent dit dat dezelfde klantdata op twee plekken moet worden bijgehouden. Wanneer een salesperson een deal sluit in Salesforce, moet de financiële afdeling de klant en het bijbehorende verkooporder handmatig invoeren in Exact Online. Dit leidt tot dubbel werk, typefouten en versies die niet met elkaar overeenkomen. Omgekeerd zijn openstaande facturen, betalingsachterstand of kredietlimieten in Exact Online niet zichtbaar voor salesmedewerkers in Salesforce — die sturen soms nieuwe offertes naar klanten met een slechte betalingshistorie zonder dat te weten. Dit kost tijd, vergroot operationeel risico en hindert een professionele klantbenadering.
De oplossing
SyncIT verbindt Exact Online en Salesforce in een bidirectionele, geautomatiseerde datastroom die is afgestemd op de typische workflows van Nederlandse bedrijven. Wanneer een deal in Salesforce wordt gewonnen, wordt het verkooporder of de offerte automatisch aangemaakt in Exact Online inclusief klantgegevens, regelomschrijvingen en prijzen. Bestaande klanten worden automatisch gematcht op basis van debiteurnummer of e-mailadres, zodat geen dubbele records ontstaan. Factuurstatussen en betalingsinformatie uit Exact Online zijn zichtbaar in het bijbehorende Salesforce-account, zodat je salesteam altijd weet wat de financiële situatie van een klant is. Nieuwe klanten die worden aangemaakt in Exact Online als debiteur, worden automatisch als account aangemaakt in Salesforce. Zo hebben sales en finance altijd hetzelfde, actuele beeld van elke klantrelatie.
Voordelen van de Exact Online + Salesforce koppeling
- Geen dubbele invoer meer: Klantgegevens en verkooporders hoeven niet meer handmatig te worden overgetypt van Salesforce naar Exact Online. SyncIT regelt de dataoverdracht automatisch, wat uren per week bespaart voor zowel sales als de financiële administratie.
- Salesteam ziet financiële klantdata: Openstaande facturen, betalingsachterstanden en kredietlimieten uit Exact Online zijn zichtbaar in het bijbehorende Salesforce-account. Zo kunnen verkopers bewuste beslissingen nemen over kortingen, betalingstermijnen en nieuwe offertes.
- Snellere orderverwerking: Zodra een deal in Salesforce wordt gesloten, wordt het bijbehorende verkooporder automatisch aangemaakt in Exact Online. De financiële afdeling kan direct factureren zonder te wachten op informatie van het salesteam.
- Consistente klantdata in beide systemen: Wijzigingen in klantgegevens, zoals adreswijzigingen of contactpersonen, worden automatisch gesynchroniseerd tussen Salesforce en Exact Online. Eén aanpassing is altijd genoeg.
- Betere cashflowsturing: Door betalingsstatus en factuurverval vanuit Exact Online te koppelen aan Salesforce-accounts, kunnen salesmanagers eenvoudig sturen op klanten met openstaande betalingen voor zij nieuwe deals sluiten of extra korting geven.
Datastromen
- : Wanneer een opportunity of deal in Salesforce wordt gewonnen, wordt het verkooporder of de offerte automatisch aangemaakt in Exact Online inclusief klantgegevens en orderregels.
- : Factuurstatussen, betalingsdata en openstaande bedragen uit Exact Online worden gesynchroniseerd naar het bijbehorende Salesforce-account, zodat salesmedewerkers de financiële situatie kunnen inzien.
- : Nieuwe accounts en contactpersonen aangemaakt in Salesforce worden automatisch als debiteur aangemaakt in Exact Online, inclusief adres, KvK-gegevens en contactinformatie.
- : Artikelen, prijslijsten en btw-codes uit Exact Online worden gesynchroniseerd naar Salesforce zodat verkopers altijd offereren op basis van de actuele boekhoudkundige productinformatie.
- : Debiteuren die rechtstreeks in Exact Online worden aangemaakt, worden automatisch als account doorgegeven aan Salesforce zodat het salesteam de klantrelatie kan beheren.
Resultaten
- 80%: Minder handmatige facturatie
- 0: Dubbele klantdata-invoer
- 100%: Factuurstatus zichtbaar in CRM
- 4 uur: Tijdsbesparing per week
Technische details
- Deal-naar-factuur automatisering
- Bidirectionele klantsync
- Betalingsstatus in CRM
- Omzetrapportage
Zo werkt de Exact Online + Salesforce koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken je Salesforce-pipeline en Exact Online-inrichting: welke deal-fases een verkooporder moeten triggeren, welke Salesforce-objecten (accounts, opportunities, quotes) worden gesynchroniseerd en hoe btw-codering en grootboekrekeningen zijn ingericht in Exact Online.
- Datamapping: We mappen Salesforce-accounts op Exact Online-debiteuren, koppelen opportunity-producten aan Exact Online-artikelcodes en configureren de overdracht van btw-codes, kostenplaatsen en betalingstermijnen. Matching-regels op debiteurnummer, e-mailadres of KvK-nummer worden ingesteld.
- Bouw in testomgeving: De integratie wordt gebouwd en getest met Salesforce-testdeals in een sandbox-omgeving. We controleren of gewonnen deals correct als verkooporder in Exact Online verschijnen, of factuurstatussen terugvloeien naar Salesforce en of creditnota's en betalingsachterstanden zichtbaar zijn.
- Acceptatietest: Je sluit zelf een deal in Salesforce en controleert of het verkooporder correct in Exact Online verschijnt met alle regelomschrijvingen en klantgegevens. Je maakt een factuur aan in Exact Online en verifieert dat de status zichtbaar is op het Salesforce-account.
- Livegang: Na goedkeuring wordt de bidirectionele synchronisatie ingeschakeld voor je productie-omgevingen. Vanaf dat moment worden deals, debiteuren, factuurstatussen en betalingsinformatie continu gesynchroniseerd tussen Salesforce en Exact Online.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de koppeling 24/7 en grijpt in bij synchronisatiefouten. Wanneer Exact Online of Salesforce hun API wijzigen — bijvoorbeeld bij Salesforce-releases — passen wij de integratie aan binnen het maandelijkse abonnement.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Salesforce Exact Online-connector (AppExchange) |
|---|
| Automatische verkooporder-aanmaak vanuit deals | Ja | Nee | deels | deels |
| Factuurstatus en betalingsinfo in CRM | Ja | Nee | Nee | deels |
| Bidirectionele debiteuren-/accountsynchronisatie | Ja | Nee | Nee | deels |
| Offerte-naar-order workflow | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Creditnota- en betalingsachterstandsignalering | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | deels |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Exact Online x Salesforce koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten variëren met het aantal Salesforce-objecten dat gesynchroniseerd moet worden, de complexiteit van offerte-naar-order workflows en het volume aan debiteuren in Exact Online.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Exact Online of Salesforce hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Worden bestaande klanten automatisch gematcht tussen Salesforce en Exact Online?
- Ja. SyncIT gebruikt configureerbare matching-regels op basis van e-mailadres, debiteurnummer of KvK-nummer om te bepalen of een klant al bestaat in het andere systeem. Bij een match worden de gegevens samengevoegd in plaats van een dubbel record aangemaakt.
- Hoe worden btw-regels en boekhoudkundige codering verwerkt bij orderoverdracht?
- SyncIT ondersteunt het meesturen van btw-codes, grootboekrekeningen en kostenplaatsen bij de overdracht van verkooporders van Salesforce naar Exact Online. Dit is configureerbaar per productcategorie of klantsegment, zodat de financiële verwerking altijd correct is.
- Kan ik ook creditnota's uit Exact Online synchroniseren naar Salesforce?
- Ja. Creditnota's en gecorrigeerde facturen uit Exact Online kunnen worden gesynchroniseerd naar Salesforce als negatieve transacties op het klantaccount. Zo heeft het salesteam altijd een volledig en correct financieel overzicht per klant.
- Werkt de integratie met alle versies van Exact Online?
- SyncIT maakt gebruik van de officiële Exact Online REST API, die beschikbaar is voor alle Exact Online-abonnementen voor het MKB in Nederland en België. Zowel standaard als premium abonnementen worden ondersteund.
- Hoe vaak worden de gegevens gesynchroniseerd tussen Exact Online en Salesforce?
- De synchronisatiefrequentie is configureerbaar. Voor kritieke data zoals nieuwe orders en betalingsstatussen werkt SyncIT in realtime of near-realtime. Voor minder tijdkritieke data zoals productcatalogi kan een dagelijkse synchronisatie worden ingesteld.
- Ondersteunt de integratie ook Salesforce CPQ-offertes naar Exact Online?
- Ja, SyncIT kan Salesforce CPQ-offertes (Configure, Price, Quote) automatisch omzetten naar verkooporders in Exact Online wanneer de offerte wordt geaccepteerd. Alle regelomschrijvingen, hoeveelheden en prijzen worden correct overgenomen, inclusief eventuele bundelkortingen.
- Wat kost een Exact Online Salesforce koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen variëren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Exact Online
Cloud boekhoudpakket
Over Salesforce
Wereldwijd grootste CRM-platform. Klantrelatiebeheer, sales automation en analytics voor enterprise.
Exact Online en Salesforce automatisch laten samenwerken?
Ontdek hoe SyncIT Salesforce-deals automatisch omzet naar Exact Online-facturen met volledig debiteurenbeheer.