Wat kost een systeemintegratie?

De kosten hangen af van de complexiteit. Een eenvoudige integratie tussen twee systemen start vanaf een paar honderd euro. Complexere multi-systeem integraties worden op maat geoffreerd na een gratis adviesgesprek.

Hoe lang duurt het bouwen van een integratie?

Een standaard integratie is binnen 1-2 weken operationeel. Complexere projecten kunnen 4-8 weken duren, afhankelijk van het aantal systemen en de gewenste functionaliteit.

Welke systemen kan SyncIT integreren?

SyncIT integreert alle gangbare bedrijfssystemen: ERP (AFAS, Exact Online, SAP), e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento), CRM (Salesforce, HubSpot), logistiek (Picqer, Sendcloud) en meer. Als een systeem een API heeft, kunnen wij er mee integreren.

Bieden jullie onderhoud en support?

Ja, wij bieden doorlopend onderhoud en monitoring van integraties. Bij storingen worden deze snel opgelost. Je krijgt een vast aanspreekpunt voor al je vragen.

Werken jullie ook met systemen die niet in de lijst staan?

Ja, als een systeem een API heeft kunnen wij er mee integreren. Neem contact op voor de mogelijkheden. We hebben ervaring met tientallen verschillende systemen en API-standaarden.

Op welk moment wordt een factuur aangemaakt in Exact Online?

De integratie kan worden ingesteld om een factuur aan te maken zodra een deal in Pipedrive een bepaalde fase bereikt, standaard bij 'gewonnen'. De triggergebeurtenis is volledig configureerbaar.

Wat gebeurt er als een contact al bestaat in Exact Online?

De integratie controleert op basis van naam en e-mailadres of een relatie al aanwezig is in Exact Online. Bestaande debiteuren worden bijgewerkt en niet opnieuw aangemaakt.

Kunnen ook offertes worden doorgezet naar Exact Online?

Ja, naast facturen kunnen offertes uit Pipedrive worden gesynchroniseerd als verkoopoffertes in Exact Online, zodat het volledige offerteproces boekhoudkundig is gedekt.

Werkt de integratie met alle Exact Online administraties?

De integratie ondersteunt standaard Exact Online administraties in Nederland en België. Bij meerdere administraties kan worden ingesteld welke administratie gebruikt wordt per Pipedrive pipeline.

Hoe worden productregels uit Pipedrive vertaald naar Exact Online?

Producten en diensten in Pipedrive worden gekoppeld aan de corresponderende artikelen in Exact Online op basis van naam of artikelcode. De integratie vertaalt hoeveelheden, prijzen en btw-tarieven automatisch.

Exact Online + Pipedrive koppeling

Verbind Exact Online met Pipedrive en laat je volledige verkoopproces automatisch doorlopen van offerte tot factuur. Klantdata, debiteurgegevens en facturatie worden gesynchroniseerd zonder handmatige tussenkomst.

Het probleem

Bedrijven die Pipedrive gebruiken als CRM en Exact Online voor hun boekhouding werken dagelijks in twee systemen die niets van elkaar weten. Wanneer een deal in Pipedrive wordt gewonnen moet een medewerker dezelfde klantgegevens handmatig invoeren in Exact Online om een factuur aan te maken. Dit kost tijd en leidt regelmatig tot typefouten in namen, adressen of btw-nummers. Verkopers weten niet of een klant al eerder een factuur heeft gehad of een openstaand saldo heeft. Financiële medewerkers zien niet in welke fase een deal zit of welke producten zijn afgesproken. Het gevolg is vertraging in de facturatie, dubbele klantregistraties en een gebrekkige informatieuitwisseling tussen de verkoop- en financiële afdeling die naarmate het bedrijf groeit steeds meer knelpunten oplevert.

De oplossing

De SyncIt integratie tussen Exact Online en Pipedrive zorgt voor een directe verbinding tussen je CRM en boekhoudsoftware. Zodra een deal in Pipedrive de status 'gewonnen' krijgt wordt automatisch een factuur of verkooporder aangemaakt in Exact Online, voorzien van de correcte klantgegevens, productomschrijvingen en afgesproken prijzen. Nieuwe relaties aangemaakt in Pipedrive verschijnen als debiteuren in Exact Online zodat de financiële administratie altijd actueel is. Omgekeerd zijn betaalstatussen van facturen direct zichtbaar in Pipedrive, zodat verkopers weten of een klant heeft betaald voordat ze contact opnemen. Productprijslijsten vanuit Exact Online worden beschikbaar gemaakt in Pipedrive zodat verkopers altijd de juiste tarieven hanteren. Dit elimineert dubbele invoer, versnelt de facturatie en geeft beide afdelingen altijd de informatie die ze nodig hebben.

Voordelen van de Exact Online + Pipedrive koppeling

Automatische facturatie bij gewonnen deal: Zodra een deal in Pipedrive wordt gewonnen maakt de integratie automatisch een verkoopfactuur aan in Exact Online. De juiste klantgegevens en producten worden direct meegenomen.
Betaalstatus zichtbaar in Pipedrive: Verkopers zien direct in Pipedrive of een factuur is betaald of nog openstaat. Dit voorkomt dat klanten worden benaderd voor nieuwe deals terwijl er nog openstaande posten zijn.
Geen dubbele klantregistraties: Nieuwe contacten en organisaties in Pipedrive worden automatisch als debiteuren aangemaakt in Exact Online. Bestaande relaties worden herkend en bijgewerkt, geen duplicaten.
Correcte prijzen via Exact Online productlijsten: Prijslijsten en producten beheerd in Exact Online zijn beschikbaar in Pipedrive. Verkopers maken altijd offertes met actuele tarieven zonder handmatig te controleren.
Beter inzicht voor finance en sales: Finance ziet in Exact Online de dealcontext vanuit Pipedrive en sales ziet de financiële status vanuit Exact Online. Beide afdelingen werken vanuit dezelfde actuele data.

Datastromen

: Wanneer een deal de fase 'gewonnen' bereikt in Pipedrive wordt automatisch een verkoopfactuur of -order aangemaakt in Exact Online met alle deal- en klantgegevens.
: Nieuwe organisaties en contactpersonen aangemaakt in Pipedrive worden gesynchroniseerd als debiteuren in Exact Online, inclusief adresgegevens en btw-nummer.
: De betaalstatus van facturen in Exact Online wordt teruggesynchroniseerd naar de bijbehorende deal of contactkaart in Pipedrive zodat verkopers direct zien of er is betaald.
: Producten, diensten en prijslijsten beheerd in Exact Online worden beschikbaar gesteld in Pipedrive zodat verkopers correcte tarieven gebruiken bij het aanmaken van offertes.

Resultaten

80%: Minder handmatige facturatie
0: Dubbele klantdata-invoer
100%: Factuurstatus zichtbaar in CRM
4 uur: Tijdsbesparing per week

Technische details

Deal-naar-factuur automatisering
Bidirectionele klantsync
Betalingsstatus in CRM
Omzetrapportage

Veelgestelde vragen

Op welk moment wordt een factuur aangemaakt in Exact Online?: De integratie kan worden ingesteld om een factuur aan te maken zodra een deal in Pipedrive een bepaalde fase bereikt, standaard bij 'gewonnen'. De triggergebeurtenis is volledig configureerbaar.
Wat gebeurt er als een contact al bestaat in Exact Online?: De integratie controleert op basis van naam en e-mailadres of een relatie al aanwezig is in Exact Online. Bestaande debiteuren worden bijgewerkt en niet opnieuw aangemaakt.
Kunnen ook offertes worden doorgezet naar Exact Online?: Ja, naast facturen kunnen offertes uit Pipedrive worden gesynchroniseerd als verkoopoffertes in Exact Online, zodat het volledige offerteproces boekhoudkundig is gedekt.
Werkt de integratie met alle Exact Online administraties?: De integratie ondersteunt standaard Exact Online administraties in Nederland en België. Bij meerdere administraties kan worden ingesteld welke administratie gebruikt wordt per Pipedrive pipeline.
Hoe worden productregels uit Pipedrive vertaald naar Exact Online?: Producten en diensten in Pipedrive worden gekoppeld aan de corresponderende artikelen in Exact Online op basis van naam of artikelcode. De integratie vertaalt hoeveelheden, prijzen en btw-tarieven automatisch.

Over Exact Online

Cloud boekhoudpakket

Over Pipedrive

Sales-gerichte CRM populair in Nederland. Visuele verkooppijplijn en deal management.

Exact Online en Pipedrive automatisch laten samenwerken?

Ontdek hoe SyncIT Pipedrive-deals automatisch omzet naar Exact Online-facturen met volledig debiteurenbeheer.