Epicor + Zendesk koppeling
De integratie tussen Epicor en Zendesk verbindt uw industriegerichte ERP-omgeving rechtstreeks met uw klantenserviceplatform. Supportmedewerkers krijgen toegang tot realtime order-, voorraad- en klantgegevens uit Epicor Kinetic direct binnen Zendesk-tickets. Zo kan het supportteam klanten sneller en nauwkeuriger helpen zonder te schakelen tussen systemen.
SyncIT koppelt Epicor ERP aan Zendesk zodat supportmedewerkers direct orderhistorie, factuurstatus en leverinformatie uit Epicor zien in hun Zendesk-ticketpaneel. Klanten krijgen sneller en nauwkeuriger antwoord, zonder dat agents hoeven te schakelen tussen systemen.
Het probleem
Productiebedrijven en groothandels die Epicor ERP gebruiken, beheren complexe order- en productieprocessen met gedetailleerde klant- en voorraaddata. Hun supportteams werken echter in Zendesk, volledig losgekoppeld van deze operationele informatie. Wanneer een klant belt over de status van een bestelling, een leveringsdatum of een factuurvraag, moeten supportmedewerkers handmatig schakelen naar Epicor of de klantvraag doorzetten naar een collega die toegang heeft tot het ERP-systeem. Dit veroorzaakt lange wachttijden, incorrecte antwoorden en een gefragmenteerde klantervaring. Bovendien worden klantgegevens en serviceaanvragen vaak dubbel bijgehouden: eenmaal in Epicor voor de operationele afhandeling en nogmaals in Zendesk voor de supportregistratie. Dit dubbele werk kost tijd, leidt tot inconsistenties en maakt rapportage over de volledige klantreis onmogelijk. Bij hoog-prioritaire klanten is het risico extra groot: een vertraagde order die niet tijdig in het supportticket wordt vermeld, kan leiden tot ernstige ontevredenheid of contractopzeggingen.
De oplossing
SyncIT integreert Epicor Kinetic met Zendesk zodat alle relevante bedrijfsdata automatisch beschikbaar is voor het supportteam. Zodra een klant een ticket indient, haalt de integratie automatisch de actuele orderhistorie, openstaande facturen, levertijden en voorraadstatus op uit Epicor en toont deze direct in het Zendesk-ticketpaneel. Agents hoeven nooit meer in te loggen op Epicor om basisinformatie op te zoeken. De integratie werkt ook in de omgekeerde richting: wanneer in Epicor een order wordt geplaatst of een statuswijziging plaatsvindt, kan automatisch een Zendesk-ticket of interne notitie worden aangemaakt, zodat het supportteam proactief contact kan opnemen met de klant. Klantgegevens zoals contactpersonen, adressen en accountinformatie worden bidirectioneel gesynchroniseerd, waardoor er geen handmatige dubbele invoer meer nodig is. De integratie is configureerbaar met bedrijfsspecifieke regels: welke Epicor-modules worden ontsloten, hoe data wordt gemapt en welke automatische acties worden geactiveerd, wordt volledig afgestemd op uw productie- of distributieomgeving.
Voordelen van de Epicor + Zendesk koppeling
- Directe operationele context in elk supportticket: Zendesk-agents zien realtime order-, productie- en voorraadgegevens uit Epicor direct in het ticket. Vragen over levertijden, productspecificaties en orderstatus worden direct en correct beantwoord, zonder escalatie of intern overleg.
- Automatische ticketaanmaak bij Epicor-events: Wanneer in Epicor een kritische gebeurtenis plaatsvindt, zoals een vertraagde productieorder of een retourzending, wordt automatisch een Zendesk-ticket aangemaakt. Het supportteam kan hierdoor proactief klanten informeren in plaats van reactief problemen oplossen.
- Eenmalige gegevensinvoer, overal beschikbaar: Klantgegevens, contactpersonen en organisaties worden eenmalig ingevoerd en automatisch gesynchroniseerd tussen Epicor en Zendesk. Dit elimineert handmatig dubbel werk, vermindert fouten en zorgt voor consistente klantprofielen in beide systemen.
- Betere servicekwaliteit voor industriele klanten: Productiebedrijven en groothandels hanteren vaak complexe klantenrelaties met meerdere contactpersonen, locaties en contracten. Door Epicor en Zendesk te integreren, heeft het supportteam altijd de volledige klantcontext beschikbaar en kan het de juiste serviceniveaus hanteren.
- Inzicht in de volledige klantreis: Door operationele ERP-data en supportdata samen te brengen, ontstaan bruikbare rapportages over de volledige klantreis: van order tot levering tot aftersalesticket. Dit geeft management inzicht in knelpunten in zowel de operations als de klantenservice.
Datastromen
- Klant- en accountsynchronisatie: Klantaccounts, contactpersonen en adresgegevens worden bidirectioneel gesynchroniseerd tussen Epicor en Zendesk. Nieuwe klanten die in Epicor worden aangemaakt verschijnen automatisch als organisatie in Zendesk, zodat tickets direct aan het juiste account worden gekoppeld.
- Order- en leveringsstatus in Zendesk: Actieve orders, leverdata, orderstatus en factuurinformatie uit Epicor worden realtime weergegeven in het Zendesk-ticketpaneel. Agents kunnen klanten direct informeren over de voortgang van hun bestellingen zonder Epicor te openen.
- Servicetickets vanuit Epicor-events: Bepaalde gebeurtenissen in Epicor, zoals een geweigerde betaling, een productieachterstand of een retourverzoek, triggeren automatisch de aanmaak van een Zendesk-ticket. Dit zorgt voor een proactieve supportbenadering en verkort de reactietijd.
- Voorraad- en productinformatie: Zendesk-agents kunnen via de integratie de actuele voorraadniveaus en productbeschikbaarheid uit Epicor raadplegen. Dit is met name waardevol bij vragen over levertijden, backorders of alternatieve producten, die in productiebedrijven frequent voorkomen.
Resultaten
- Directe klantcontext: Orderhistorie en facturen uit Epicor bij elk ticket
- Snellere afhandeling: Geen systeemwisseling meer voor supportmedewerkers
- Slimmere prioritering: SLA-regels op basis van klantwaarde en orderurgentie
Technische details
- Klantsynchronisatie
- Orderhistorie in tickets
- Factuurcontext
- SLA op klantwaarde
- Productinformatie
- Bidirectionele updates
Zo werkt de Epicor + Zendesk koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken welke Epicor-versie en welke Zendesk-producten (Support, Suite of Sell) je gebruikt, welke klant- en orderdata het supportteam nodig heeft en welke automatische workflows gewenst zijn.
- Datamapping: Onze specialisten brengen in kaart welke Epicor-velden (orderhistorie, facturen, levertijden, klantrecords) worden gemapt naar Zendesk-ticketvelden, custom objects en sidebar-widgets. De klantmatching op basis van e-mailadres of klantnummer wordt vastgelegd.
- Bouw in testomgeving: We bouwen de integratie en testen scenario's zoals het automatisch ophalen van Epicor-orderdata bij een nieuw Zendesk-ticket, het aanmaken van een Zendesk-notitie bij een orderstatus-wijziging in Epicor en de bidirectionele synchronisatie van klantgegevens.
- Acceptatietest: Jij opent een testticket in Zendesk en controleert of de juiste Epicor-klantdata, orderhistorie en factuurstatus automatisch verschijnen in het ticketpaneel. Daarnaast verifieer je dat een statuswijziging in Epicor als notitie in Zendesk verschijnt.
- Livegang: Na goedkeuring schakelen we de integratie in op de productieomgeving. Vanaf dat moment zien supportmedewerkers direct alle relevante Epicor-data bij elk Zendesk-ticket en worden klantgegevens continu bidirectioneel gesynchroniseerd.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de integratie 24/7 op beschikbaarheid, synchronisatiefouten en API-wijzigingen. Wanneer Epicor of Zendesk een update uitbrengt die de datastromen raakt, passen wij de integratie proactief aan binnen het abonnement.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Zendesk Apps Marketplace (standaard apps) |
|---|
| Epicor-orderdata automatisch tonen in Zendesk-tickets | Ja | Nee | Nee | deels |
| Bidirectionele klantgegevenssynchronisatie | Ja | Nee | deels | Nee |
| Automatische ticketcreatie bij Epicor-statuswijzigingen | Ja | Nee | deels | Nee |
| Ondersteuning voor meerdere Epicor-bedrijfsentiteiten | Ja | deels | Nee | Nee |
| Configureerbare datamapping per Epicor-module | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | deels |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x Zendesk koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal Epicor-modules dat ontsloten wordt, de hoeveelheid datavelden die gesynchroniseerd worden en de complexiteit van de bedrijfsregels voor automatische ticketcreatie.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of Zendesk hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Welke Epicor-versies worden ondersteund door de integratie?
- De integratie is primair gebouwd voor Epicor Kinetic (voorheen Epicor ERP 10/11), dat gebruikmaakt van een moderne REST API. Oudere versies zoals Epicor Prophet 21 of Epicor Eclipse kunnen via een maatwerkaanpak worden ondersteund. Neem contact op met SyncIT voor uw specifieke situatie.
- Hoe wordt klantmatching geregeld tussen Epicor en Zendesk?
- Matching van klanten tussen de twee systemen gebeurt op basis van configureerbare sleutelvelden, zoals e-mailadres, klantnummer of btw-identificatienummer. SyncIT configureert de matchinglogica tijdens de implementatie op basis van uw datastructuur.
- Kan de integratie omgaan met meerdere Epicor-bedrijven?
- Ja, voor organisaties die meerdere bedrijven binnen Epicor beheren is multi-company ondersteuning beschikbaar. Data kan worden gefilterd en gesegmenteerd per bedrijfsentiteit, zodat Zendesk-agents alleen de relevante informatie zien voor hun verantwoordelijkheidsgebied.
- Welke Zendesk-producten worden ondersteund?
- De integratie werkt met Zendesk Support, Zendesk Suite en Zendesk Sell. De weergave van Epicor-data in het ticketpaneel maakt gebruik van de Zendesk Apps Framework, waardoor de integratie direct zichtbaar is in de agentinterface zonder extra applicaties.
- Hoe lang duurt de implementatie?
- Een standaardimplementatie voor Epicor en Zendesk duurt doorgaans twee tot vijf weken, afhankelijk van de complexiteit van uw Epicor-configuratie en het aantal te synchroniseren datavelden. SyncIT begeleidt het volledige traject van ontwerp tot livegang.
- Welke Epicor-data is zichtbaar voor Zendesk-agents?
- Dit is volledig configureerbaar. Veelvoorkomende datavelden zijn orderhistorie, orderstatus, leverdata, openstaande facturen, klantcontactgegevens en productieplanningsinformatie. Per agent-rol kan worden ingesteld welke informatie zichtbaar is in de Zendesk-sidebar.
- Wat kost een Epicor Zendesk koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over Zendesk
Wereldwijd leading klantenservice platform. Ticketing, live chat, kennisbank en rapportages.
Epicor en Zendesk integreren?
Ontdek hoe SyncIT Epicor en Zendesk integreert voor contextrijke support met volledige klantdata.