Epicor + UPS koppeling
De integratie tussen Epicor en UPS automatiseert het volledige verzendproces vanuit uw ERP-systeem. Verzendlabels, vrachtkosten en trackingnummers worden direct gesynchroniseerd tussen Epicor Kinetic en UPS, zonder handmatige tussenkomst. Dit bespaart tijd, vermindert fouten en geeft uw klanten realtime inzicht in hun leveringen.
SyncIT koppelt Epicor Kinetic aan UPS zodat verzendlabels, trackingnummers en vrachtkosten automatisch worden uitgewisseld tussen je ERP-systeem en het UPS-platform. Magazijnmedewerkers genereren labels direct vanuit Epicor zonder dubbele invoer, terwijl vrachtfacturen automatisch worden gereconcilieerd met de verwachte tarieven.
Het probleem
Productiebedrijven en distributeurs die Epicor Kinetic gebruiken, worden dagelijks geconfronteerd met een tijdrovend probleem: verzendgegevens moeten handmatig worden overgebracht tussen het ERP-systeem en het UPS-platform. Een medewerker zoekt een pakbon op in Epicor, voert het adres opnieuw in bij UPS, drukt een label af en typt daarna het trackingnummer handmatig terug in Epicor. Dit proces herhaalt zich tientallen of zelfs honderden keren per dag. Elke handmatige invoer is een kans op fouten: een verkeerd adres, een ontbrekend trackingnummer of een onjuiste vrachtkostenopdracht. Bovendien ontbreekt realtime inzicht: managers weten niet welke orders al zijn verzonden, welke vertraging oplopen en wat de werkelijke vrachtkosten zijn. Aan het einde van de maand is het afstemmen van UPS-facturen met inkooporders een arbeidsintensief en foutgevoelig proces dat uren kost.
De oplossing
Met de Epicor-UPS integratie via SyncIt worden beide systemen volledig gesynchroniseerd. Zodra een order in Epicor Kinetic klaar is voor verzending, haalt de integratie automatisch het leveradres op, vraagt UPS-tarieven op en genereert een verzendlabel zonder dat de medewerker het systeem hoeft te verlaten. Het trackingnummer en de definitieve vrachtkosten worden direct teruggeschreven naar de pakbon en het klantendossier in Epicor. Dankzij de automatische vrachtfactuurvalidatie worden UPS-facturen direct vergeleken met de verwachte tarieven, waardoor afwijkingen onmiddellijk zichtbaar worden. Klanten ontvangen automatisch een verzendbericht met een UPS-trackinglink. Magazijnmedewerkers hoeven zich niet langer bezig te houden met dubbele gegevensinvoer en kunnen zich focussen op waarde-toevoegende taken. De integratie ondersteunt ook bulkverzending en retourlogistiek, waardoor het complete verzendproces vanuit een scherm beheersbaar wordt.
Voordelen van de Epicor + UPS koppeling
- Geautomatiseerde labelgeneratie: Verzendlabels worden direct vanuit Epicor Kinetic aangemaakt via de UPS-API, zonder handmatig ingrijpen. Dit elimineert invoerfouten en versnelt het verzendproces aanzienlijk, ook bij hoge verzendvolumes.
- Realtime vrachtkosten en tariefvergelijking: De integratie haalt actuele UPS-tarieven op bij het aanmaken van een zending, zodat altijd het meest kostenefficiënte UPS-product wordt geselecteerd. Afgesproken klanttarieven worden automatisch toegepast.
- Automatische terugkoppeling van trackingnummers: Elk gegenereerd UPS-trackingnummer wordt onmiddellijk gesynchroniseerd naar de bijbehorende order in Epicor, waardoor orderadministratie altijd up-to-date is en klantvragen direct beantwoord kunnen worden.
- Geautomatiseerde vrachtfactuurvalidatie: UPS-facturen worden automatisch vergeleken met de verwachte vrachtkosten in Epicor. Afwijkingen worden gemarkeerd voor review, wat maandelijkse reconciliatie terugbrengt van uren naar minuten.
- Verbeterde klanttevredenheid: Klanten ontvangen automatisch verzendbevestigingen met UPS-trackinglinks zodra hun order is verzonden vanuit Epicor. Dit vermindert inkomende vragen naar de orderstatus en verhoogt de klantbeleving.
Datastromen
- Order- en adresgegevens naar UPS: Zodra een pakbon in Epicor Kinetic gereed is, stuurt de integratie het leveradres, de pakketafmetingen en het gewicht automatisch door naar UPS voor labelgeneratie en tariefberekening.
- UPS-trackingnummers naar Epicor: Na het aanmaken van een UPS-zending wordt het trackingnummer direct teruggeschreven naar de pakbon en de verkooporder in Epicor, zodat alle betrokkenen de verzendstatus kunnen volgen.
- Vrachtkosten naar Epicor financieel: De werkelijke vrachtkosten per zending worden gesynchroniseerd naar het financiële module van Epicor, zodat vrachtkosten per order nauwkeurig worden bijgehouden en gefactureerd kunnen worden.
- Verzendstatus-updates van UPS naar Epicor: Realtime statusinformatie van UPS – zoals bezorgd, onderweg of vertraging – wordt automatisch bijgewerkt in Epicor, waardoor klantenservice en logistiek altijd beschikken over actuele leveringsinformatie.
- Retourzendingen en retourlabels: Bij retourorders genereert de integratie automatisch een UPS-retourlabel op basis van de originele zendingsinformatie in Epicor, wat het retourproces vereenvoudigt voor zowel bedrijf als klant.
Resultaten
- Geen handwerk: Verzendetiketten direct vanuit Epicor
- Real-time tracking: UPS-status automatisch in Epicor
- Pakketdata correct: Gewicht en afmetingen foutloos doorgestuurd
Technische details
- Epicor orderdata-extractie
- UPS label-generatie
- Gewicht en afmetingen sync
- Tracking-terugkoppeling
- UPS-services
- Barcode terugschrijven
Zo werkt de Epicor + UPS koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We inventariseren welke UPS-diensten je gebruikt (Ground, Express, Worldwide), hoe het verzendproces in Epicor Kinetic is ingericht en of vrachtfactuurreconciliatie en retourlogistiek onderdeel moeten zijn van de integratie.
- Datamapping: We mappen Epicor-ordervelden — leveradres, gewicht, afmetingen, pakbonnummer — naar de vereiste UPS Shipping API-velden en bepalen hoe trackingnummers en vrachtkosten worden teruggeschreven naar de Epicor-pakbon en het klantendossier.
- Bouw in testomgeving: In een testomgeving genereren we UPS-labels vanuit Epicor-testorders en simuleren we het volledige traject: labelcreatie, tracking-terugschrijving, vrachtfactuurvalidatie en automatische klantnotificaties.
- Acceptatietest: Jouw magazijnteam verzendt testorders vanuit Epicor Kinetic, controleert of de UPS-labels correct zijn gegenereerd en verifieert of trackingnummers en vrachtkosten in de juiste Epicor-velden terechtkomen.
- Livegang: De automatische stroom gaat live. Elke verzendklare order in Epicor genereert vanaf nu automatisch een UPS-label, en trackinginformatie stroomt direct terug naar het ERP-systeem.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT bewaakt de integratie 24/7 en grijpt proactief in bij API-wijzigingen van Epicor of UPS. Toevoegen van nieuwe UPS-diensten of verzendlocaties valt binnen het maandelijks abonnement.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | UPS WorldShip / UPS Ready |
|---|
| Automatische labelgeneratie vanuit ERP | Ja | Nee | Nee | deels |
| Tracking-terugschrijving naar orderdossier | Ja | Nee | deels | Nee |
| Vrachtfactuurreconciliatie met verwachte tarieven | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Bulkverzending vanuit Epicor | Ja | Nee | Nee | deels |
| Retourlogistiek met UPS-retourlabels | Ja | Nee | Nee | Ja |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | deels |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x UPS koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal UPS-diensten dat wordt ingezet, het dagelijks verzendvolume en de complexiteit van de vrachtfactuurreconciliatie.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of UPS hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Werkt de Epicor-UPS integratie met zowel Epicor Kinetic als oudere Epicor ERP-versies?
- De integratie is primair ontworpen voor Epicor Kinetic (de huidige cloudversie), maar SyncIt biedt ook oplossingen voor Epicor ERP 10 en andere versies. Neem contact op met ons team voor de mogelijkheden voor uw specifieke Epicor-omgeving.
- Welke UPS-diensten worden ondersteund door de integratie?
- De integratie ondersteunt de volledige UPS-dienstenportfolio, waaronder UPS Ground, UPS Express, UPS Worldwide Express, UPS Access Point-leveringen en UPS retourzendingen. Ook klantenspecifieke contracttarieven worden automatisch toegepast.
- Hoe wordt de vrachtfactuurreconciliatie geautomatiseerd?
- De integratie vergelijkt elke UPS-factuur automatisch met de verwachte vrachtkosten die bij het aanmaken van de zending zijn vastgelegd in Epicor. Afwijkingen worden gemarkeerd voor review, waardoor handmatige reconciliatie grotendeels vervalt.
- Kunnen klanten automatisch een trackingmelding ontvangen via de integratie?
- Ja, de integratie kan worden geconfigureerd om automatisch een verzendbericht te sturen naar de klant zodra een UPS-label is aangemaakt. Dit bericht bevat het UPS-trackingnummer en een directe trackinglink.
- Hoe lang duurt de implementatie van de Epicor-UPS integratie?
- De implementatietijd is afhankelijk van uw Epicor-configuratie en eventuele maatwerkwensen. Een standaard implementatie duurt doorgaans tussen twee en zes weken, inclusief testen en ingebruikname.
- Ondersteunt de integratie ook internationale verzendingen met douanedocumenten?
- Ja, bij internationale UPS-zendingen genereert de integratie automatisch de benodigde douanedocumenten op basis van de productgegevens en handelsclassificaties in Epicor. Dit versnelt het exportproces en voorkomt vertragingen bij de douane.
- Wat kost een Epicor UPS koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over UPS
Internationale pakket- en vrachtdienst. Express verzending wereldwijd.
Epicor aan UPS integreren?
Ontdek hoe SyncIT je Epicor-verzendproces met UPS automatiseert.