Epicor + Square koppeling
Verbind Epicor ERP met Square voor een geautomatiseerde datastroom tussen je bedrijfsvoering en verkooppunt. SyncIT synchroniseert artikelen, voorraden, betalingen en klantdata in realtime, zodat jouw team altijd met actuele informatie werkt.
Het probleem
Bedrijven die Epicor gebruiken voor hun complexe ERP-processen — denk aan productieplanning, inkoopbeheer en financiële administratie — en tegelijkertijd Square inzetten als betaal- en kassasysteem, stuiten op een hardnekkig operationeel probleem. Square-transacties worden niet automatisch verwerkt in Epicor, waardoor de financiële administratie dagelijks handmatige import vereist. Voorraadniveaus in Epicor kloppen niet meer zodra er via Square verkopen plaatsvinden, want die mutaties bereiken het ERP pas na een handmatige correctieslag. Artikelgegevens en prijzen moeten in beide systemen apart worden bijgehouden. Voor groeiende bedrijven die Square inzetten op meerdere verkooplocaties of evenementen, neemt dit probleem proportioneel toe. Het gevolg is een verhoogde kans op voorraadfouten, omissies in de boekhouding en verlies van kostbare managementtijd aan repetitieve dataverwerkingstaken.
De oplossing
SyncIT creëert een naadloze, geautomatiseerde integratie tussen Epicor en Square die de operationele kloof tussen beide systemen overbrugt. Verkopen verwerkt via Square worden automatisch als transactierecords doorgezet naar Epicor, inclusief BTW-uitsplitsing, betaalmethode en artikeldetails. Voorraadmutaties door kassaverkopen worden direct verwerkt in de Epicor-voorraadadministratie. Artikelen en prijswijzigingen die je in Epicor beheert, worden automatisch gesynchroniseerd naar Square zodat je catalogus altijd actueel is. De integratie werkt via de Square API en de Epicor REST-interfaces, en is configureerbaar via het SyncIT no-code platform. Je stelt eenmalig de datamapping en synchronisatieregels in en het platform doet de rest — continu, betrouwbaar en zonder handmatige tussenkomst.
Voordelen van de Epicor + Square koppeling
- Automatische verwerking van Square-betalingen in Epicor: Elke betaling via Square — of het nu pin, contactloos of online is — wordt automatisch als financiële transactie verwerkt in Epicor. Dit elimineert handmatige invoer en versnelt de dagelijkse boekhoudkundige verwerking.
- Altijd kloppende voorraadcijfers: Square-verkopen verlagen direct de voorraad in Epicor. Jouw inkoop- en planningsteam beschikt altijd over accurate stockinformatie, wat leidt tot betere bestelbesluiten en minder derving of overstock.
- Eenmalig artikelbeheer, overal actueel: Productgegevens, barcodes en prijzen beheer je centraal in Epicor. SyncIT zorgt dat alle wijzigingen direct zichtbaar zijn in Square, zodat medewerkers aan de kassa altijd de juiste prijzen hanteren.
- Inzicht in omzet per verkoopkanaal: SyncIT maakt het mogelijk om Square-omzet uitgesplitst per locatie, evenement of productgroep te exporteren naar Epicor. Management beschikt zo over betrouwbare cijfers voor rapportage en bedrijfssturing.
- Flexibel en schaalbaar voor groeiende organisaties: Of je nu één Square-terminal of tien locaties beheert, SyncIT schaalt mee. Nieuwe verkooppunten voeg je eenvoudig toe in de integratieconfiguratie, zonder aanpassingen aan de bestaande Epicor-omgeving.
Datastromen
- Verkooptransacties van Square naar Epicor: Afgeronde Square-betalingen worden automatisch verwerkt als verkooporders of kassaboekingen in Epicor, inclusief artikelregels, kortingen, BTW en betaalmethode.
- Voorraadcorrecties naar Epicor: Elk artikel dat via Square wordt verkocht of geretourneerd, resulteert direct in een voorraadmutatie in Epicor. Dit houdt de stockcijfers accuraat zonder handmatige reconciliatie.
- Artikelen en prijzen van Epicor naar Square: De productcatalogus met namen, barcodes, categorieën en verkoopprijzen wordt vanuit Epicor gesynchroniseerd naar Square, zodat beide systemen altijd dezelfde artikeldata bevatten.
- Klantgegevens gesynchroniseerd: Klantprofielen aangemaakt of bijgewerkt in Square worden gesynchroniseerd naar Epicor voor een complete klanthistorie en betere CRM-functionaliteit vanuit het ERP-systeem.
Resultaten
- 100% automatisch: Kassatransacties van POS naar ERP zonder handwerk
- Real-time voorraad: Voorraadstanden altijd actueel over alle kanalen
- Eén klantbeeld: Aankoopgedrag gebundeld uit alle verkoopkanalen
Technische details
- Transactiesynchronisatie
- Voorraadbeheer real-time
- Inkoopautomatisering
- Klantdata-sync
- Omnichannel voorraad
- BTW en betaalwijzen
Veelgestelde vragen
- Werkt de integratie met Square for Retail en Square for Restaurants?
- SyncIT integreert via de Square API, die beschikbaar is voor alle Square-productvarianten. De specifieke datavelden die worden gesynchroniseerd, zijn afhankelijk van de Square-versie die jij gebruikt.
- Hoe worden Square-betalingen geboekt in Epicor?
- Je bepaalt zelf de boekingslogica via de SyncIT-configuratie: betalingen kunnen als verkoopfactuur, kassabon of dagstaatregel worden geboekt in Epicor, gekoppeld aan de juiste grootboekrekeningen.
- Kan de integratie meerdere Square-locaties aan?
- Ja. SyncIT ondersteunt multi-locatie Square-setups. Data per locatie wordt apart doorgezet naar Epicor, zodat je per vestiging kunt rapporteren en analyseren.
- Wat gebeurt er als de Square API tijdelijk niet beschikbaar is?
- SyncIT buffert transacties die niet direct konden worden doorgezet en verwerkt deze automatisch zodra de verbinding herstelt. Er gaat geen data verloren door tijdelijke onderbrekingen.
- Is er een proefperiode beschikbaar?
- Ja. SyncIT biedt een proefperiode aan voor nieuwe integraties. Je kunt de Epicor-Square integratie testen in een sandbox-omgeving voordat je live gaat met productiedata.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over Square
Betaal- en kassasysteem voor kleine bedrijven. POS, online betalingen en facturatie.
Epicor en Square integreren?
Ontdek hoe SyncIT Square en Epicor integreert voor naadloze kassadata en voorraadbeheer.