Epicor + Square koppeling
Verbind Epicor ERP met Square voor een geautomatiseerde datastroom tussen je bedrijfsvoering en verkooppunt. SyncIT synchroniseert artikelen, voorraden, betalingen en klantdata in realtime, zodat jouw team altijd met actuele informatie werkt.
SyncIT koppelt Epicor ERP aan Square zodat kassaverkopen, voorraadmutaties en artikeldata automatisch tussen je verkooppunten en bedrijfsadministratie stromen. Geen handmatig overtypen meer van transacties, altijd kloppende voorraden op elke Square-locatie en een financiële administratie in Epicor die realtime aansluit op je omzet.
Het probleem
Bedrijven die Epicor gebruiken voor hun complexe ERP-processen — denk aan productieplanning, inkoopbeheer en financiële administratie — en tegelijkertijd Square inzetten als betaal- en kassasysteem, stuiten op een hardnekkig operationeel probleem. Square-transacties worden niet automatisch verwerkt in Epicor, waardoor de financiële administratie dagelijks handmatige import vereist. Voorraadniveaus in Epicor kloppen niet meer zodra er via Square verkopen plaatsvinden, want die mutaties bereiken het ERP pas na een handmatige correctieslag. Artikelgegevens en prijzen moeten in beide systemen apart worden bijgehouden. Voor groeiende bedrijven die Square inzetten op meerdere verkooplocaties of evenementen, neemt dit probleem proportioneel toe. Het gevolg is een verhoogde kans op voorraadfouten, omissies in de boekhouding en verlies van kostbare managementtijd aan repetitieve dataverwerkingstaken.
De oplossing
SyncIT creëert een naadloze, geautomatiseerde integratie tussen Epicor en Square die de operationele kloof tussen beide systemen overbrugt. Verkopen verwerkt via Square worden automatisch als transactierecords doorgezet naar Epicor, inclusief BTW-uitsplitsing, betaalmethode en artikeldetails. Voorraadmutaties door kassaverkopen worden direct verwerkt in de Epicor-voorraadadministratie. Artikelen en prijswijzigingen die je in Epicor beheert, worden automatisch gesynchroniseerd naar Square zodat je catalogus altijd actueel is. De integratie werkt via de Square API en de Epicor REST-interfaces, en is configureerbaar via het SyncIT no-code platform. Je stelt eenmalig de datamapping en synchronisatieregels in en het platform doet de rest — continu, betrouwbaar en zonder handmatige tussenkomst.
Voordelen van de Epicor + Square koppeling
- Automatische verwerking van Square-betalingen in Epicor: Elke betaling via Square — of het nu pin, contactloos of online is — wordt automatisch als financiële transactie verwerkt in Epicor. Dit elimineert handmatige invoer en versnelt de dagelijkse boekhoudkundige verwerking.
- Altijd kloppende voorraadcijfers: Square-verkopen verlagen direct de voorraad in Epicor. Jouw inkoop- en planningsteam beschikt altijd over accurate stockinformatie, wat leidt tot betere bestelbesluiten en minder derving of overstock.
- Eenmalig artikelbeheer, overal actueel: Productgegevens, barcodes en prijzen beheer je centraal in Epicor. SyncIT zorgt dat alle wijzigingen direct zichtbaar zijn in Square, zodat medewerkers aan de kassa altijd de juiste prijzen hanteren.
- Inzicht in omzet per verkoopkanaal: SyncIT maakt het mogelijk om Square-omzet uitgesplitst per locatie, evenement of productgroep te exporteren naar Epicor. Management beschikt zo over betrouwbare cijfers voor rapportage en bedrijfssturing.
- Flexibel en schaalbaar voor groeiende organisaties: Of je nu één Square-terminal of tien locaties beheert, SyncIT schaalt mee. Nieuwe verkooppunten voeg je eenvoudig toe in de integratieconfiguratie, zonder aanpassingen aan de bestaande Epicor-omgeving.
Datastromen
- Verkooptransacties van Square naar Epicor: Afgeronde Square-betalingen worden automatisch verwerkt als verkooporders of kassaboekingen in Epicor, inclusief artikelregels, kortingen, BTW en betaalmethode.
- Voorraadcorrecties naar Epicor: Elk artikel dat via Square wordt verkocht of geretourneerd, resulteert direct in een voorraadmutatie in Epicor. Dit houdt de stockcijfers accuraat zonder handmatige reconciliatie.
- Artikelen en prijzen van Epicor naar Square: De productcatalogus met namen, barcodes, categorieën en verkoopprijzen wordt vanuit Epicor gesynchroniseerd naar Square, zodat beide systemen altijd dezelfde artikeldata bevatten.
- Klantgegevens gesynchroniseerd: Klantprofielen aangemaakt of bijgewerkt in Square worden gesynchroniseerd naar Epicor voor een complete klanthistorie en betere CRM-functionaliteit vanuit het ERP-systeem.
Resultaten
- 100% automatisch: Kassatransacties van POS naar ERP zonder handwerk
- Real-time voorraad: Voorraadstanden altijd actueel over alle kanalen
- Eén klantbeeld: Aankoopgedrag gebundeld uit alle verkoopkanalen
Technische details
- Transactiesynchronisatie
- Voorraadbeheer real-time
- Inkoopautomatisering
- Klantdata-sync
- Omnichannel voorraad
- BTW en betaalwijzen
Zo werkt de Epicor + Square koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We inventariseren welke datastromen tussen Epicor en Square geautomatiseerd moeten worden: kassaverkopen, voorraadmutaties, artikelgegevens en financiële boekingen. We bespreken hoeveel Square-locaties je gebruikt en welke Epicor-modules betrokken zijn.
- Datamapping: We brengen in kaart hoe Square-entiteiten zoals catalog items, transactions, payments en locations zich vertalen naar Epicor-objecten als artikelen, verkoopfacturen, grootboekrekeningen en voorraadlocaties. Per locatie worden de boekingsregels en BTW-instellingen vastgelegd.
- Bouw in testomgeving: De integratie wordt gebouwd en getest met een Square sandbox en een Epicor testomgeving. We simuleren kassaverkopen die als verkoopfactuur in Epicor verschijnen, voorraadwijzigingen die teruglopen naar Square en prijsupdates vanuit Epicor naar de Square-catalogus.
- Acceptatietest: Jij verwerkt een testtransactie via Square en controleert of deze correct wordt geboekt in Epicor met de juiste grootboekrekening en BTW-code. Je wijzigt een artikelprijs in Epicor en verifieert dat Square de nieuwe prijs toont. Pas na jouw goedkeuring gaan we live.
- Livegang: De integratie wordt geactiveerd op je productieomgevingen van Epicor en Square. Vanaf dat moment stromen kassatransacties, voorraadmutaties en artikelupdates automatisch tussen beide systemen op al je verkooplocaties.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de Epicor-Square integratie 24/7. Bij API-wijzigingen van Epicor of Square passen wij de integratie proactief aan, binnen je maandelijkse abonnement. Je ontvangt meldingen bij afwijkingen en hebt realtime inzicht in de synchronisatiestatus per locatie.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Square for Retail native export |
|---|
| Automatische kassaverkopen boeken in Epicor | Ja | Nee | deels | Nee |
| Realtime voorraadsynchronisatie tussen Epicor en Square | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Artikelen en prijzen centraal beheren vanuit Epicor | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-locatie Square-support met aparte rapportage | Ja | Nee | Nee | deels |
| BTW-uitsplitsing en betaalmethode meesturen naar Epicor | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | deels |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x Square koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten variëren met het aantal Square-verkooplocaties, de complexiteit van de boekingsregels in Epicor en het volume aan dagelijkse kassatransacties.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of Square hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Werkt de integratie met Square for Retail en Square for Restaurants?
- SyncIT integreert via de Square API, die beschikbaar is voor alle Square-productvarianten. De specifieke datavelden die worden gesynchroniseerd, zijn afhankelijk van de Square-versie die jij gebruikt.
- Hoe worden Square-betalingen geboekt in Epicor?
- Je bepaalt zelf de boekingslogica via de SyncIT-configuratie: betalingen kunnen als verkoopfactuur, kassabon of dagstaatregel worden geboekt in Epicor, gekoppeld aan de juiste grootboekrekeningen.
- Kan de integratie meerdere Square-locaties aan?
- Ja. SyncIT ondersteunt multi-locatie Square-setups. Data per locatie wordt apart doorgezet naar Epicor, zodat je per vestiging kunt rapporteren en analyseren.
- Wat gebeurt er als de Square API tijdelijk niet beschikbaar is?
- SyncIT buffert transacties die niet direct konden worden doorgezet en verwerkt deze automatisch zodra de verbinding herstelt. Er gaat geen data verloren door tijdelijke onderbrekingen.
- Is er een proefperiode beschikbaar?
- Ja. SyncIT biedt een proefperiode aan voor nieuwe integraties. Je kunt de Epicor-Square integratie testen in een sandbox-omgeving voordat je live gaat met productiedata.
- Hoe gaat SyncIT om met retouren en terugbetalingen vanuit Square?
- Retouren en refunds die via Square worden verwerkt, worden automatisch als creditboeking doorgezet naar Epicor. De voorraad wordt tegelijkertijd bijgewerkt zodat je administratie en magazijn altijd in sync blijven.
- Wat kost een Epicor Square koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen variëren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over Square
Betaal- en kassasysteem voor kleine bedrijven. POS, online betalingen en facturatie.
Epicor en Square integreren?
Ontdek hoe SyncIT Square en Epicor integreert voor naadloze kassadata en voorraadbeheer.