Epicor + RetailVista koppeling
De integratie tussen Epicor ERP en RetailVista POS verbindt je centrale bedrijfsadministratie direct met je kassasysteem op de winkelvloer. Verkoopdata, voorraadinformatie en klantgegevens worden automatisch gesynchroniseerd tussen beide systemen. Dit geeft retailers een volledig en actueel beeld van hun omzet, voorraad en klantgedrag over alle verkoopkanalen heen.
SyncIT koppelt Epicor ERP aan RetailVista POS zodat kassaverkopen automatisch als transacties in je ERP verschijnen, voorraden realtime worden bijgewerkt na elke verkoop en klantdata centraal wordt beheerd over alle vestigingen heen. Je maakt inkoop- en planningsbeslissingen op basis van actuele cijfers in plaats van handmatig overgenomen kasrapporten.
Het probleem
Retailers die Epicor ERP en RetailVista POS los van elkaar gebruiken, staan dagelijks voor een flinke uitdaging. Kasgegevens van RetailVista moeten handmatig worden overgenomen in Epicor voor de boekhouding en rapportages. Dit kost medewerkers uren per dag en vergroot de kans op fouten in de financiele administratie aanzienlijk. Voorraadinformatie klopt niet altijd, omdat verkopen via de kassa niet direct zichtbaar zijn in Epicor. Inkoop- en planningsbeslissingen worden daardoor genomen op basis van verouderde data. Klantloyaliteitsprogramma's in RetailVista zijn niet gekoppeld aan de klantdata in Epicor, waardoor een volledig klantprofiel ontbreekt. Voor retailers met meerdere vestigingen of een combinatie van fysieke en online verkoop wordt deze datasilo's een serieuze groeibelemmering.
De oplossing
Met de Epicor-RetailVista integratie via SyncIT worden kassatransacties, voorraadbewegingen en klantdata automatisch gesynchroniseerd tussen beide platforms. Iedere verkoop die via RetailVista wordt afgerond, verschijnt direct als transactie in Epicor, inclusief de juiste boekhoudkundige toewijzingen. Voorraadbeheer in Epicor wordt realtime bijgewerkt op basis van kassaverkopen, waardoor inkoop en planning altijd op actuele data zijn gebaseerd. Klantinformatie en loyaliteitspunten worden centraal beheerd, ongeacht of de aankoop online of in de winkel plaatsvond. Retailers krijgen zo een 360-graden overzicht van hun bedrijfsvoering, zonder handmatige datainvoer of verouderde rapporten.
Voordelen van de Epicor + RetailVista koppeling
- Automatische financiële verwerking: Kassatransacties van RetailVista worden direct en foutloos verwerkt in Epicor, waardoor de dagelijkse afsluiting sneller en nauwkeuriger verloopt.
- Realtime voorraadinzicht: Verkopen via de kassa worden direct verwerkt in de voorraadadministratie van Epicor, zodat inkoop en planning altijd gebaseerd zijn op actuele, betrouwbare data.
- Gecentraliseerd klantbeheer: Klantprofielen en loyaliteitsgegevens uit RetailVista worden gesynchroniseerd met Epicor, zodat je altijd een compleet beeld hebt van het koopgedrag van je klanten.
- Betere rapportages en besluitvorming: Doordat omzet-, voorraad- en klantdata vanuit RetailVista direct beschikbaar zijn in Epicor, kun je nauwkeurigere rapportages genereren en betere strategische beslissingen nemen.
- Tijdsbesparing op administratief werk: De handmatige overdracht van kassadata naar Epicor vervalt volledig, waardoor medewerkers dagelijks uren besparen en zich kunnen richten op klantgerichte taken.
Datastromen
- Kassatransacties van RetailVista naar Epicor: Iedere afgeronde kasverkoop in RetailVista — inclusief betaalwijze, kortingen en btw — wordt automatisch als financiële transactie overgedragen naar Epicor.
- Voorraadmutaties van RetailVista naar Epicor: Verkopen via de kassa leiden direct tot een voorraadmutatie in Epicor, zodat het voorraadniveau altijd actueel en correct is in het centrale ERP-systeem.
- Productdata van Epicor naar RetailVista: Artikelinformatie zoals prijzen, omschrijvingen en barcodes worden vanuit Epicor automatisch gesynchroniseerd naar RetailVista, zodat de kassa altijd up-to-date is.
- Klant- en loyaliteitsdata van RetailVista naar Epicor: Klantregistraties en loyaliteitspunten die worden opgebouwd via RetailVista worden doorgestuurd naar Epicor voor centraal klantbeheer en marketinganalyse.
- Prijslijsten en promoties van Epicor naar RetailVista: Prijswijzigingen en promotieacties die in Epicor worden aangemaakt, worden automatisch doorgevoerd in RetailVista zodat kassamedewerkers altijd met de juiste prijzen werken.
Resultaten
- 100% automatisch: Kassatransacties van POS naar ERP zonder handwerk
- Real-time voorraad: Voorraadstanden altijd actueel over alle kanalen
- Eén klantbeeld: Aankoopgedrag gebundeld uit alle verkoopkanalen
Technische details
- Transactiesynchronisatie
- Voorraadbeheer real-time
- Inkoopautomatisering
- Klantdata-sync
- Omnichannel voorraad
- BTW en betaalwijzen
Zo werkt de Epicor + RetailVista koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken je RetailVista-configuratie, het aantal vestigingen en kassapunten, en hoe je Epicor gebruikt voor boekhouding, voorraadbeheer en rapportages. We inventariseren welke transactiedata prioriteit heeft en of klantloyaliteitsprogramma's onderdeel zijn van de integratie.
- Datamapping: We mappen RetailVista-kassatransacties op de juiste Epicor-boekingsregels, productcodes uit RetailVista op Epicor-artikelnummers en klantprofielen op de klantadministratie in Epicor. Per vestiging defini-eren we de boekhoudkundige toewijzingen en BTW-regels.
- Bouw in testomgeving: We bouwen de integratie in een testomgeving en valideren scenario's zoals een kassaverkoop in RetailVista die automatisch als transactie in Epicor verschijnt, een voorraadwijziging in Epicor die direct zichtbaar is op de winkelvloer, en een retourboeking in RetailVista die correct wordt verwerkt in de Epicor-administratie.
- Acceptatietest: Jij voert een testverkoop uit in RetailVista en controleert of de transactie correct met de juiste boekhoudkundige toewijzingen in Epicor verschijnt. Je verifieert dat de voorraadstand in Epicor is bijgewerkt en dat een retourtransactie correct wordt verwerkt.
- Livegang: Na goedkeuring schakelen we de integratie live voor alle vestigingen. Kassatransacties uit RetailVista stromen automatisch naar Epicor en voorraadupdates vanuit Epicor worden direct zichtbaar op alle kassapunten.
- Monitoring en onderhoud: We monitoren de datastroom tussen RetailVista en Epicor 24/7. Bij API-wijzigingen van Epicor Kinetic of RetailVista passen we de integratie proactief aan, zodat je kassadata en voorraadinformatie ononderbroken synchroon blijven.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | RetailVista Standaard Export |
|---|
| Automatische kassatransacties naar ERP-boekhouding | Ja | Nee | Nee | deels |
| Real-time voorraadsynchronisatie na kassaverkoop | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Centrale klantdata over alle vestigingen | Ja | Nee | Nee | deels |
| Ondersteuning voor retouren en creditboekingen | Ja | Nee | Nee | deels |
| Multi-vestiging met geconsolideerde rapportages | Ja | Nee | Nee | deels |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x RetailVista koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal winkelvestigingen en kassapunten, de complexiteit van de boekhoudkundige toewijzingen en de gewenste synchronisatiefrequentie van kassatransacties.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of RetailVista hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Werkt de integratie ook voor retailers met meerdere vestigingen?
- Ja, de integratie ondersteunt meerdere vestigingen. Per vestiging kunnen afzonderlijke kassadata worden gesynchroniseerd naar Epicor, met de mogelijkheid om geconsolideerde rapportages te maken.
- Worden ook retourtransacties vanuit RetailVista meegenomen?
- Ja, retourorders en creditboekingen in RetailVista worden automatisch als correctie verwerkt in Epicor, inclusief de bijbehorende voorraadmutatie.
- Hoe gaat de integratie om met de offline modus van RetailVista?
- RetailVista kan offline werken en synchroniseert transacties zodra de verbinding is hersteld. SyncIT verwerkt deze gegevens vervolgens automatisch door naar Epicor.
- Kan ik ook mijn webshopverkopen combineren met de RetailVista-Epicor integratie?
- Ja, SyncIT kan meerdere verkoopkanalen tegelijk integreren met Epicor, zodat je fysieke kassaverkopen en online verkopen in een ERP-omgeving samenkomt.
- Is de integratie compatibel met de BAS-certificering van RetailVista?
- De integratie leest data uit RetailVista zonder de gecertificeerde kassafunctionaliteit te wijzigen. De BAS-certificering van RetailVista blijft daarmee volledig intact.
- Hoe worden voorraadupdates vanuit Epicor zichtbaar op de kassa in RetailVista?
- Wanneer voorraden worden bijgewerkt in Epicor, bijvoorbeeld na een inkooporder of inter-vestiging transfer, stroomt de gewijzigde voorraadstand automatisch door naar RetailVista. Kassamedewerkers zien altijd de actuele beschikbaarheid op hun scherm.
- Wat kost een Epicor RetailVista koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over RetailVista
Nederlands retail POS- en ERP-systeem. Kassa, voorraad, webshop en rapportages.
Epicor en RetailVista integreren?
Ontdek hoe SyncIT RetailVista en Epicor integreert voor naadloze kassadata en voorraadbeheer.