Epicor + Loket.nl koppeling
Verbind Epicor ERP met Loket.nl voor een geautomatiseerde uitwisseling van medewerkers- en salarisdata. Synchroniseer personeelsmutaties, uren en loonkosten zonder handmatige invoer tussen uw productie-ERP en Nederlandse salarisadministratie.
SyncIT koppelt Epicor Kinetic aan Loket.nl zodat medewerkersmutaties, gewerkte uren en looncomponenten automatisch tussen je ERP en salarisadministratie stromen. Het resultaat: geen dubbele invoer meer, foutloze loonstroken en directe terugboeking van journaalposten naar de juiste kostenplaatsen in Epicor.
Het probleem
Productiebedrijven en industriële ondernemingen die Epicor Kinetic inzetten als ERP-platform en Loket.nl gebruiken voor hun Nederlandse salarisadministratie, ervaren dagelijks de gevolgen van twee systemen die niet met elkaar communiceren. Medewerkersmutaties, nieuwe indienstnames, functiewijzigingen en uitdiensttredingen moeten handmatig worden verwerkt in zowel Epicor als Loket.nl. Gewerkte uren die via Epicor's shop floor tracking worden bijgehouden, moeten handmatig worden omgezet naar looncomponenten in Loket.nl. Dit is foutgevoelig, tijdrovend en leidt regelmatig tot discrepanties tussen de productie-urenadministratie en de loonstrookberekeningen. Aan het einde van elke loonperiode zijn uren, overuren en toeslagen reconciliaties nodig voordat de salarisverwerking kan plaatsvinden. Naarmate het personeelsbestand groeit of de organisatie meerdere vestigingen heeft, wordt dit een steeds grotere operationele belasting voor zowel de HR-afdeling als de financiële administratie.
De oplossing
De SyncIt-integratie tussen Epicor en Loket.nl verbindt uw productiebeheer-ERP naadloos met de meest gebruikte Nederlandse salarisadministratie. Medewerkersgegevens aangemaakt of gewijzigd in Epicor worden automatisch gesynchroniseerd naar Loket.nl, inclusief functie, afdeling, contracttype en loonschaal. Gewerkte uren en productie-uren bijgehouden via Epicor's timetracking en shop floor modules worden automatisch omgezet naar de juiste looncomponenten in Loket.nl, inclusief overurentoeslag, ploegentoeslag en andere CAO-gerelateerde looncomponenten. Na verwerking van de salarisrun in Loket.nl worden de journaalposten automatisch teruggestuurd naar Epicor voor boeking op de juiste kostenplaatsen en projectcodes. Uw financieel team hoeft niet langer handmatig te reconciliëren en uw HR-team bespaart uren per maand aan dubbele invoer. Bijna een kwart van alle Nederlandse MKB-medewerkers ontvangt al hun loonstrook via Loket.nl, wat de betrouwbaarheid van dit platform onderstreept.
Voordelen van de Epicor + Loket.nl koppeling
- Automatische urenafdracht van Epicor naar Loket.nl: Gewerkte uren, overuren en toeslagen bijgehouden in Epicor's timetracking worden automatisch aangeboden aan Loket.nl voor correcte salarisberekening, zonder handmatige export of hertelling.
- Snellere salarisverwerking elke maand: Doordat alle benodigde urens- en personeelsdata automatisch beschikbaar zijn in Loket.nl, kan de maandelijkse salarisrun eerder worden gestart en afgerond, wat late betaling voorkomt.
- Directe loonkostenboeking in Epicor: Salarisjournaalposten worden na de Loket.nl-salarisrun automatisch teruggeboekt in Epicor op de juiste kostenplaatsen en projectcodes, wat de maandafsluiting versnelt.
- Minder fouten in loonstrookberekeningen: Door automatische urenoverdracht verdwijnen de typfouten en mistellingen die optreden bij handmatige invoer van productie-uren, wat leidt tot nauwkeurigere loonstroken en minder correctierondes.
- Voldoet aan Nederlandse wet- en regelgeving: Loket.nl wordt continu bijgewerkt met de nieuwste Nederlandse loon- en arbeidsrechtwijzigingen. De integratie zorgt dat Epicor-data altijd correct wordt verwerkt conform actuele Nederlandse CAO's en belastingregels.
Datastromen
- Medewerkersmutaties van Epicor naar Loket.nl: Nieuwe indienstnames, functiewijzigingen, afdelingsoverplaatsingen en uitdiensttredingen in Epicor worden automatisch doorgezet naar Loket.nl voor tijdige verwerking in de salarisadministratie.
- Gewerkte uren en productie-uren van Epicor naar Loket.nl: Uren geregistreerd via Epicor's shop floor tracking en tijdregistratiemodule worden automatisch omgezet naar looncomponenten in Loket.nl, inclusief overuren, ploegentoeslag en reiskosten.
- Salarisjournaalposten van Loket.nl naar Epicor: Na verwerking van de salarisrun in Loket.nl worden de bijbehorende financiële boekingen automatisch teruggestuurd naar Epicor voor boeking op grootboekrekeningen en kostenplaatsen.
- Kostenplaats- en afdelingsstructuur: De Epicor-organisatiestructuur met kostenplaatsen, vestigingen en afdelingen wordt gesynchroniseerd met Loket.nl voor correcte loonkostentoewijzing per organisatie-eenheid.
- Verlof- en verzuimregistratie: Verlof en ziekteverzuim bijgehouden in Epicor of Loket.nl wordt bidirectioneel gesynchroniseerd zodat beide systemen altijd overeenstemmen over medewerkersbeschikbaarheid.
Resultaten
- 100% automatisch: Loonjournaalposten naar financieel zonder handwerk
- Real-time inzicht: Personeelskosten per afdeling en project
- Uren bespaard: Geen dubbele invoer van medewerkerdata
Technische details
- Medewerkerdata-sync
- Loonjournaalposten
- Kostenplaats-toewijzing
- Verlof- en urensync
- Contractwijzigingen
- Organisatiestructuur
Zo werkt de Epicor + Loket.nl koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken welke Epicor-modules (HR, shop floor, timetracking) en Loket.nl-componenten (loonstroken, journaalposten, verlofregistratie) gekoppeld moeten worden en welke datastromen prioriteit hebben.
- Datamapping: We mappen Epicor-medewerkervelden zoals functie, afdeling en loonschaal op de corresponderende velden in Loket.nl. Urencodes uit Epicor's shop floor module worden vertaald naar de juiste looncomponenten inclusief CAO-toeslagen.
- Bouw in testomgeving: In een testomgeving simuleren we het aanmaken van een nieuwe medewerker in Epicor en controleren of deze correct doorstroomt naar Loket.nl. We testen urenregistraties, overurenberekeningen en de terugboeking van journaalposten naar Epicor-kostenplaatsen.
- Acceptatietest: Jouw HR- of salarisadministrateur voert een medewerkersmutatie en urenregistratie in via Epicor en controleert of de gegevens correct in Loket.nl verschijnen, inclusief de juiste looncomponenten en toeslagen.
- Livegang: Na goedkeuring schakelen we de automatische synchronisatie in. Medewerkersmutaties, uren en looncomponenten stromen voortaan continu tussen Epicor en Loket.nl zonder handmatige tussenkomst.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de integratie 24/7. Bij API-wijzigingen van Epicor of Loket.nl passen we de koppeling aan binnen het abonnement, zodat je salarisverwerking nooit verstoord raakt.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Loket.nl Importmodule |
|---|
| Automatische synchronisatie van medewerkersmutaties | Ja | Nee | deels | deels |
| Urencode-naar-looncomponent mapping | Ja | Nee | Nee | Nee |
| CAO-specifieke toeslagverwerking | Ja | Nee | Nee | deels |
| Journaalpost-terugboeking naar Epicor-kostenplaatsen | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-vestiging ondersteuning voor Epicor-sites | Ja | Nee | Nee | deels |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | deels |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | deels |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x Loket.nl koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten variëren met het aantal looncomponenten en urencodes, het aantal Epicor-vestigingen en de complexiteit van CAO-specifieke toeslagen.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of Loket.nl hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Welke versie van Epicor wordt ondersteund door de integratie?
- De integratie ondersteunt Epicor Kinetic (voorheen Epicor ERP 10/11) en de cloudeditie van Epicor. Neem contact op met SyncIt voor specifieke versiecompatibiliteit met uw Epicor-installatie.
- Hoe worden CAO-specifieke toeslagen verwerkt vanuit Epicor-uren?
- SyncIt biedt een configureerbare regelset waarmee Epicor-urencodes worden gemapt op de juiste Loket.nl-looncomponenten, inclusief CAO-specifieke toeslagen voor productie, logistiek of techniek.
- Kan de integratie omgaan met medewerkers op meerdere Epicor-vestigingen?
- Ja, de integratie ondersteunt multi-site Epicor-configuraties en kan medewerkers per vestiging toewijzen aan de juiste loonheffingsnummers en werkgevereenheid in Loket.nl.
- Hoe snel worden personeelsmutaties gesynchroniseerd naar Loket.nl?
- Personeelsmutaties worden doorgaans binnen enkele minuten gesynchroniseerd. Voor tijdkritische mutaties zoals uitdiensttredingen biedt SyncIt de mogelijkheid directe notificaties in te stellen.
- Is er technische kennis vereist om de integratie in te richten?
- Nee, SyncIt verzorgt de volledige technische implementatie en configuratie. Uw HR- of IT-team geeft aan welke velden en urencodes moeten worden gesynchroniseerd, de rest handelt SyncIt af.
- Worden journaalposten na de salarisrun automatisch teruggeboekt naar Epicor?
- Ja, na verwerking van de salarisrun in Loket.nl worden de journaalposten automatisch teruggestuurd naar Epicor. Daarbij worden de juiste kostenplaatsen en projectcodes aangehouden zoals geconfigureerd in de datamapping.
- Wat kost een Epicor Loket.nl koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over Loket.nl
Online salarisadministratie met meer dan 100 integraties. Voor werkgevers en accountants.
Epicor en Loket.nl integreren?
Ontdek hoe SyncIT Loket.nl en Epicor integreert voor actuele personeelskosten en medewerkerdata.