Epicor + HoorayHR koppeling

De integratie tussen Epicor en HoorayHR verbindt je ERP-systeem naadloos met je HR-platform, zodat medewerkerdata, arbeidscontracten, verlofregistraties en urenstaten automatisch worden gesynchroniseerd tussen beide systemen. Productiebedrijven en distributeurs hoeven medewerkersgegevens niet meer dubbel in te voeren en beschikken altijd over actuele personeelsdata in zowel Epicor als HoorayHR. Dit bespaart de HR- en financiële afdeling wekelijks aanzienlijke tijd en elimineert inconsistenties in personeelsrapportages.

Het probleem

Organisaties die Epicor inzetten voor hun bedrijfsvoering en HoorayHR gebruiken voor personeelsbeheer, lopen structureel aan tegen dubbele gegevensinvoer. Nieuwe medewerkers worden aangemeld in HoorayHR maar moeten vervolgens ook handmatig worden aangemaakt in Epicor voor toegangsbeheer, kostenplaatsbeheer en urenregistratie. Wijzigingen in functies, contracturen of kostenplaatsen worden in één systeem bijgewerkt maar vergeten in het andere, wat leidt tot onjuiste rapportages en kostentoewijzingen. Verlofregistraties in HoorayHR zijn niet zichtbaar in Epicor bij het plannen van productiecapaciteit of projectbezetting. Urenstaten die medewerkers indienen in HoorayHR moeten handmatig worden overgenomen voor loonadministratie en projectkostentoerekening in Epicor. Dit kost de HR-afdeling wekelijks urenlang handmatig werk en verhoogt het risico op fouten in de salarisverwerking.

De oplossing

Met de Epicor en HoorayHR integratie via SyncIt worden beide HR-systemen volledig gesynchroniseerd. Nieuwe medewerkers die worden aangemaakt in HoorayHR, verschijnen automatisch als gebruiker of medewerkerrecord in Epicor met de juiste kostenplaats en functie-indeling. Contractwijzigingen, functieaanpassingen en dienstverbandmutaties worden in realtime gesynchroniseerd tussen beide platforms. Verlofregistraties en goedgekeurde verlofaanvragen vanuit HoorayHR stromen automatisch door naar Epicor zodat capaciteitsplanning altijd rekening houdt met beschikbaarheid. Goedgekeurde urenstaten worden automatisch doorgezet naar de projectkostenadministratie in Epicor voor nauwkeurige projectrendement-berekeningen. De HR-afdeling beheert alle personeelsmutaties in HoorayHR en is zeker dat Epicor altijd up-to-date is zonder extra handelingen.

Voordelen van de Epicor + HoorayHR koppeling

• Eenmalige invoer van medewerkerdata: Nieuwe medewerkers worden eenmalig aangemaakt in HoorayHR en verschijnen automatisch in Epicor met de correcte kostenplaats, functie en contractgegevens. Mutaties zoals functiewijzigingen of contractverlengingen worden automatisch gesynchroniseerd naar beide systemen.
• Verlofdata zichtbaar in capaciteitsplanning: Goedgekeurde verlofaanvragen en afwezigheidsregistraties uit HoorayHR worden automatisch doorgezet naar Epicor. Productieplanning en projectbeheer in Epicor houden zo automatisch rekening met de actuele beschikbaarheid van medewerkers.
• Nauwkeurige projectkostentoerekening: Goedgekeurde urenstaten uit HoorayHR worden automatisch verwerkt in de projectkostenadministratie van Epicor. Projectmanagers hebben zo altijd inzicht in de werkelijke loonkosten per project zonder handmatige urenoverdracht.
• Foutloze salarisverwerking: Doordat contractgegevens, uren en verzuimdata automatisch worden gesynchroniseerd, is de salarisverwerking in Epicor altijd gebaseerd op actuele en correcte HR-data uit HoorayHR. Dit vermindert correcties en navraag bij de salarisadministratie aanzienlijk.
• Tijdsbesparing op HR-administratie: De HR-afdeling elimineert alle dubbele invoerhandelingen tussen HoorayHR en Epicor. Tijd die voorheen ging naar het handmatig synchroniseren van personeelsmutaties, wordt vrijgespeeld voor strategische HR-taken zoals onboarding, ontwikkeling en verzuimbegeleiding.

Datastromen

• Medewerkerprofielen van HoorayHR naar Epicor: Nieuwe medewerkers en mutaties in naam, adres, functie, afdeling en kostenplaats worden automatisch gesynchroniseerd van HoorayHR naar Epicor, zodat personeelsrecords altijd consistent zijn in beide systemen.
• Contractdata en dienstverbandmutaties: Contracttypen, startdatum, einddatum, contracturen en salarisinformatie worden vanuit HoorayHR doorgezet naar Epicor voor juiste verwerking in de loon- en kostenplaatsadministratie.
• Verlof- en verzuimregistraties: Goedgekeurde verlofaanvragen, ziekteverzuim en andere afwezigheidsregistraties stromen automatisch van HoorayHR naar Epicor, zodat capaciteitsplanning, productieroostering en projectbeheer altijd gebaseerd zijn op actuele beschikbaarheidsdata.
• Urenstaten naar projectkostenadministratie: Door medewerkers ingediende en goedgekeurde urenstaten uit HoorayHR worden automatisch doorgezet naar de projectkostenadministratie in Epicor, inclusief toewijzing aan de juiste projectcodes en kostenplaatsen.
• Organisatiestructuur en afdeling-updates: Wijzigingen in de organisatiestructuur, afdelingen, rapportagelijnen en kostenplaatsen worden vanuit HoorayHR gesynchroniseerd naar Epicor zodat de bedrijfsstructuur in beide systemen altijd overeenkomt.

Resultaten

• 100% automatisch: Loonjournaalposten naar financieel zonder handwerk
• Real-time inzicht: Personeelskosten per afdeling en project
• Uren bespaard: Geen dubbele invoer van medewerkerdata

Technische details

• Medewerkerdata-sync
• Loonjournaalposten
• Kostenplaats-toewijzing
• Verlof- en urensync
• Contractwijzigingen
• Organisatiestructuur

Veelgestelde vragen

Welke Epicor-modules worden bijgewerkt vanuit HoorayHR?

De integratie werkt met de Epicor HR-module, projectkostenmodule, capaciteitsplanning en financiële administratie. Medewerkerprofielen, kostenplaatsen, projecturen en verlofdata worden doorgezet naar de relevante Epicor-modules op basis van de geconfigureerde synchronisatieregels.

Wat is de synchronisatiefrequentie tussen HoorayHR en Epicor?

Standaard worden medewerkersmutaties en verlofwijzigingen binnen enkele minuten gesynchroniseerd via real-time webhooks. Urenstaten worden verwerkt zodra ze zijn goedgekeurd in HoorayHR. De synchronisatiefrequentie is configureerbaar per datatype op basis van de bedrijfsbehoeften.

Hoe worden conflicten opgelost als data in beide systemen wordt gewijzigd?

SyncIt werkt met een geconfigureerde 'source of truth' per datatype. Voor personeelsmutaties is HoorayHR doorgaans de leidende bron. Conflicten worden gelogd en gerapporteerd via het SyncIt-dashboard zodat een beheerder de juiste waarde kan bevestigen.

Werkt de integratie ook met het HoorayHR onboarding-module?

Ja. Zodra een onboarding-workflow in HoorayHR wordt gestart voor een nieuwe medewerker, kan SyncIt automatisch de benodigde records aanmaken in Epicor zoals gebruikersaccounts, kostenplaatskoppelingen en projecttoewijzingen. Dit stroomlijnt het complete onboardingproces.

Is de integratie AVG-compliant voor de uitwisseling van personeelsdata?

Ja. SyncIt verwerkt alle persoonsgegevens conform de AVG. Data wordt versleuteld verzonden en opgeslagen, er worden minimale persoonsgegevens gesynchroniseerd conform het principe van dataminimalisatie, en er is een verwerkersovereenkomst beschikbaar voor compliance-documentatie.

Over Epicor

ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.

Over HoorayHR

Nederlands HR-platform voor verlof, verzuim, onboarding en personeelsbeheer.

Epicor en HoorayHR integreren?

Ontdek hoe SyncIT HoorayHR en Epicor integreert voor actuele personeelskosten en medewerkerdata.