Epicor + Harvest koppeling
Koppel Epicor ERP automatisch aan Harvest voor realtime synchronisatie van urenregistratie, projectkosten en facturatie. Elimineer dubbel werk en behoud altijd actueel inzicht in projectwinstgevendheid.
SyncIT koppelt Epicor en Harvest zodat urenregistraties, projectbudgetten en factuurdata automatisch tussen je ERP-systeem en je tijdregistratietool stromen. Het resultaat is dat projectmanagers realtime inzicht hebben in arbeidskosten versus budget, terwijl de financiele administratie in Epicor altijd aansluit op de goedgekeurde uren en facturen uit Harvest.
Het probleem
Bedrijven die Epicor ERP gebruiken voor financieel beheer en projectadministratie, en tegelijk Harvest voor urenregistratie en facturatie, lopen constant aan tegen een vervelend probleem: beide systemen staan los van elkaar. Medewerkers registreren uren in Harvest, maar die data bereikt Epicor pas nadat iemand handmatig exportbestanden aanmaakt, omzet en controleert. Dit kost gemiddeld meerdere uren per week en introduceert fouten. Projectmanagers missen realtime inzicht in arbeidskosten versus budgetten. Facturen in Harvest sluiten niet automatisch aan op de grootboekposten in Epicor. Het gevolg: afwijkingen bij maandafsluitingen, discussies over projectwinstgevendheid en vertraging in de financiele rapportage. Naarmate het aantal projecten en medewerkers groeit, wordt deze handmatige reconciliatie een steeds grotere bottleneck voor de groei van het bedrijf.
De oplossing
Met de SyncIT integratie tussen Epicor en Harvest verloopt de uitwisseling van projectdata, urenregistraties en factuurinformatie volledig automatisch. Zodra een medewerker uren registreert of goedkeurt in Harvest, worden deze direct gesynchroniseerd naar de relevante projecten en kostenplaatsen in Epicor. Budgetoverschrijdingen zijn direct zichtbaar in het ERP-dashboard. Nieuwe projecten die in Epicor worden aangemaakt, verschijnen automatisch als projecten in Harvest, inclusief de juiste tarieven en budgetlimieten. Facturen die in Harvest worden gegenereerd op basis van goedgekeurde uren, worden automatisch als debiteureninvoer doorgezet naar Epicor, zodat de boekhouding altijd in balans is. SyncIT beheert de gehele datastroom via een visuele workflow-editor zonder dat codering nodig is. Zo werken finance, projectmanagement en uitvoerende teams altijd vanuit dezelfde, actuele cijfers.
Voordelen van de Epicor + Harvest koppeling
- Realtime projectkostenoverzicht: Goedgekeurde uren uit Harvest worden direct verwerkt in de projectadministratie van Epicor, zodat projectmanagers altijd actuele kostencijfers zien zonder te wachten op handmatige exports.
- Foutloze facturatiesynchronisatie: Harvest-facturen op basis van geregistreerde uren worden automatisch als debiteureninvoer doorgezet naar Epicor, waardoor boekhoudkundige afwijkingen en dubbele invoer tot het verleden behoren.
- Automatisch projectbeheer: Nieuwe projecten en budgetten aangemaakt in Epicor worden direct gespiegeld naar Harvest. Medewerkers starten altijd met de juiste projectstructuur en tarieven, zonder handmatige setup.
- Tijdbesparing op maandafsluiting: Doordat beide systemen continu gesynchroniseerd zijn, is de maandelijkse reconciliatie tussen urenstaten en financiële boekingen gereduceerd van uren naar minuten.
- Inzicht in projectwinstgevendheid: Doordat arbeidskosten vanuit Harvest en opbrengsten vanuit Epicor in realtime samenkomen, kunnen directie en projectleiders direct zien welke projecten winstgevend zijn en waar bijsturing nodig is.
Datastromen
- Uren Harvest naar Epicor projectadministratie: Goedgekeurde tijdregistraties uit Harvest worden automatisch gekoppeld aan de bijbehorende projecten, taken en kostenplaatsen in Epicor Kinetic, inclusief medewerkersinformatie en urencategorie.
- Projecten en budgetten Epicor naar Harvest: Nieuw aangemaakte of gewijzigde projecten in Epicor worden direct gesynchroniseerd naar Harvest, zodat budgetlimieten, tarieven en projectstructuur altijd overeenkomen in beide systemen.
- Facturen Harvest naar Epicor debiteuren: Facturen gegenereerd in Harvest op basis van goedgekeurde uren worden automatisch omgezet naar debiteureninvoeren in Epicor, compleet met factuurregels, btw-bedragen en betalingsreferenties.
- Medewerkers en tarieven Epicor naar Harvest: Wijzigingen in medewerkersinformatie, uurtarieven of kostengroepen in Epicor worden automatisch doorgevoerd in Harvest, zodat uurtarieven altijd correct worden berekend bij facturatie.
Resultaten
- 100% automatisch: Projecturen van planning naar ERP zonder handwerk
- Real-time inzicht: Projectkosten en budgetbewaking altijd actueel
- Snellere facturatie: Factureerbare uren direct beschikbaar
Technische details
- Urensynchronisatie
- Factureerbare uren
- Projectbudget-sync
- Medewerker-mapping
- Tarieven en kostprijzen
- Goedkeuringsworkflow
Zo werkt de Epicor + Harvest koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken welke Epicor-modules (projectadministratie, financiele administratie, debiteuren) je wilt koppelen aan Harvest en hoe urenregistraties, tarieven en factuurdata tussen beide systemen moeten stromen.
- Datamapping: We brengen in kaart hoe projecten en kostenplaatsen uit Epicor worden vertaald naar Harvest-projecten, en hoe goedgekeurde uren, tarieven en facturen uit Harvest worden teruggemapped naar de juiste grootboekposten en projectkosten in Epicor.
- Bouw in testomgeving: De integratie wordt gebouwd en getest met een subset van Epicor-projecten en Harvest-tijdregistraties. We simuleren scenario's zoals het aanmaken van een nieuw project, het goedkeuren van uren en het genereren van een factuur om de volledige datastroom te valideren.
- Acceptatietest: Je maakt een project aan in Epicor en controleert of het automatisch verschijnt in Harvest met de juiste tarieven. Vervolgens registreer je uren in Harvest, keur je deze goed en verifieer je dat ze correct worden geboekt op de bijbehorende kostenplaats in Epicor.
- Livegang: De automatische datastroom tussen Epicor en Harvest wordt geactiveerd op je productieomgeving. Projectsynchronisatie, urenverwerking en factuurdoorstroom draaien vanaf dit moment volledig automatisch.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de datastroom tussen Epicor en Harvest 24/7. Bij API-wijzigingen van Epicor of Harvest passen wij de integratie aan binnen het abonnement. Je ontvangt meldingen bij synchronisatiefouten of afwijkingen in uren- of factuurdata.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Harvest CSV-export |
|---|
| Automatische urensynchronisatie naar ERP | Ja | Nee | deels | Nee |
| Projectaanmaak vanuit ERP naar tijdregistratie | Ja | Nee | deels | Nee |
| Factuurdoorstroom naar debiteurenadministratie | Ja | Nee | Nee | deels |
| Realtime budgetbewaking per project | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Tariefmapping per medewerker en projecttype | Ja | Nee | Nee | deels |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x Harvest koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal projecttypen en tariefstructuren, het volume aan medewerkers dat uren registreert en de complexiteit van de grootboek-mapping.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of Harvest hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Welke versies van Epicor worden ondersteund door de SyncIT integratie?
- SyncIT ondersteunt Epicor Kinetic (cloud) en Epicor ERP 10 via de standaard REST API. Heeft u een oudere on-premises versie, neem dan contact op voor een maatwerk configuratie.
- Hoe worden goedkeuringsworkflows in Harvest verwerkt in Epicor?
- SyncIT synchroniseert standaard alleen goedgekeurde uren naar Epicor. U kunt instellen of uren direct bij registratie of pas na expliciete goedkeuring door een manager worden doorgezet.
- Wat gebeurt er als een project in Harvest wordt afgesloten?
- Wanneer een project in Harvest de status afgesloten krijgt, stuurt SyncIT een signaal naar Epicor zodat het bijbehorende project daar eveneens kan worden afgesloten of gearchiveerd, afhankelijk van je instellingen.
- Is de integratie geschikt voor bedrijven met meerdere Epicor-entiteiten?
- Ja, SyncIT ondersteunt multi-company setups in Epicor. Je kunt per Harvest-account bepalen aan welke Epicor-entiteit en welk grootboek de data wordt gesynchroniseerd.
- Hoe snel worden wijzigingen gesynchroniseerd tussen Harvest en Epicor?
- De standaard synchronisatiefrequentie is elke 15 minuten. Voor bedrijven die realtime inzicht vereisen kan SyncIT worden ingesteld op webhooks voor directe verwerking zodra een wijziging plaatsvindt.
- Hoe worden niet-factureerbare uren afgehandeld in de integratie?
- SyncIT maakt onderscheid tussen factureerbare en niet-factureerbare uren uit Harvest. Niet-factureerbare uren worden apart geboekt op de juiste interne kostenplaats in Epicor, zodat je projectkosten nauwkeurig kunt toerekenen zonder dat deze in de factuurstroom terechtkomen.
- Kan ik bestaande Harvest-projecten koppelen aan bestaande Epicor-projecten?
- Ja. Bij de initiële setup kan SyncIT bestaande projecten in Harvest matchen aan de bijbehorende projecten in Epicor op basis van projectnummer, klantnaam of een ander uniek kenmerk. Hierdoor hoef je niet opnieuw te beginnen en worden historische uren correct gelinkt.
- Wat kost een Epicor Harvest koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over Harvest
Tijdregistratie en facturatie platform. Urenregistratie, rapportages en projectbudgetten.
Epicor en Harvest integreren?
Ontdek hoe SyncIT Harvest en Epicor integreert voor automatische urensynchronisatie en projectfacturatie.