Epicor + Freshdesk koppeling
De integratie tussen Epicor (Kinetic) en Freshdesk verbindt het toonaangevende productie- en distributie-ERP-systeem met een van de meest gebruikte helpdeskplatformen. Klantorders, productiestatus en leveringsinformatie uit Epicor Kinetic zijn direct beschikbaar voor supportmedewerkers in Freshdesk, waardoor maakindustrie- en distributiebedrijven hun klantenservice radicaal kunnen verbeteren zonder operationele systemen los van elkaar te laten draaien.
SyncIT koppelt Epicor Kinetic aan Freshdesk zodat supportmedewerkers direct inzicht hebben in orderstatus, productieplanning en leveringsdata zonder het ERP-systeem te openen. Kwaliteitsklachten uit Freshdesk worden automatisch omgezet naar non-conformance meldingen in Epicor, waardoor productie- en serviceteams vanuit dezelfde actuele data werken en klanten sneller en beter worden geholpen.
Het probleem
Bedrijven in de productie- en distributiessector die Epicor Kinetic gebruiken als bedrijfsbreed ERP-systeem, staan voor een specifieke uitdaging: klantenservice en ERP-operaties zijn volledig gescheiden werelden. Epicor Kinetic beheert de gehele productieketen, van MRP-planning en job orders tot voorraadbeheer, shipping en klantenorders. Freshdesk beheert alle inkomende klantcommunicatie en serviceverzoeken. Maar wanneer een klant belt met een vraag over een specifieke productieorder, een leveringsvertraging door grondstoffentekort of een kwaliteitsklacht over een geleverd product, beschikt de Freshdesk-medewerker over nul informatie vanuit Epicor. De medewerker moet een collega op de werkvloer of in de planning raadplegen, een intern ticket aanmaken of de klant terugbellen. In een productieomgeving, waar levertijden en kwaliteitsafwijkingen direct impact hebben op klantrelaties en ordervolumes, is dit meer dan een ongemak. Het is een structureel servicetekort. Bovendien missen kwaliteits- en productieteams in Epicor het overzicht van welke klachten of kwaliteitsproblemen terugkerende patronen vormen, simpelweg omdat die informatie opgesloten zit in Freshdesk-tickets.
De oplossing
SyncIT integreert Epicor Kinetic en Freshdesk in een bidirectionele dataverbinding die specifiek is afgestemd op de behoeften van productie- en distributiebedrijven. Klantorders, productiestatussen, verzendinformatie en klantmasterdata uit Epicor Kinetic worden automatisch beschikbaar gemaakt in Freshdesk bij het openen van een ticket. Supportmedewerkers zien in een oogopslag de orderstatus, geschatte leverdatum, eventuele vertragingen en de bijbehorende job order-details zonder Epicor te hoeven openen. Wanneer een klant een kwaliteitsklacht indient, kan de Freshdesk-medewerker direct een non-conformance melding of retourorder triggeren in Epicor Kinetic, waarmee de kwaliteitsafdeling direct op de hoogte wordt gesteld. Nieuwe klanten die via Freshdesk binnenkomen worden automatisch als customer aangemaakt in Epicor, klaar voor orderverwerking. Terugkerende kwaliteitsproblemen worden herkend doordat Freshdesk-ticketpatronen worden geanalyseerd in combinatie met Epicor-productiedata, wat preventieve kwaliteitsacties mogelijk maakt.
Voordelen van de Epicor + Freshdesk koppeling
- Directe orderstatus voor klantenservice in maakindustrie: Freshdesk-agents zien bij elk ticket de actuele productiestatus, job order-voortgang en verwachte leverdatum rechtstreeks vanuit Epicor Kinetic. Klanten in de maakindustrie krijgen direct en accuraat antwoord op vragen over hun order, zonder dat de medewerker de productieafdeling hoeft te raadplegen.
- Geautomatiseerde kwaliteitsklachten en non-conformance meldingen: Kwaliteitsklachten die worden ingediend via Freshdesk triggeren automatisch een non-conformance (NCR) melding in Epicor Kinetic. De kwaliteitsafdeling ontvangt direct een melding met alle relevante klantinformatie en klachtdetails, waardoor het kwaliteitsproces onmiddellijk kan starten zonder handmatige overdracht.
- Minder escalaties door betere eerstelijnsafhandeling: Doordat supportmedewerkers beschikken over volledige Epicor-ordercontext, kunnen ze de meeste klantvragen direct afhandelen. Het percentage tickets dat geëscaleerd moet worden naar productie- of planningsteams daalt significant, wat de workload bij specialisten vermindert en klanten sneller geholpen worden.
- Automatische klantregistratie in Epicor Kinetic: Nieuwe klanten die contact opnemen via Freshdesk worden automatisch als customer aangemaakt in Epicor Kinetic, inclusief contactgegevens, facturatieadres en communicatiepreferenties. De salesafdeling kan direct een offerte of order aanmaken voor de nieuwe klant, zonder eerst handmatig een klantprofiel te moeten opzetten.
- Inzicht in kwaliteitspatronen door gecombineerde data: Door Freshdesk-ticketpatronen te koppelen aan productiedata uit Epicor Kinetic worden terugkerende kwaliteitsproblemen zichtbaar. Management kan rapporteren op welke productsoorten, machines of productieperiodes de meeste klachten genereren, wat gerichte kwaliteitsverbeteringen mogelijk maakt.
Datastromen
- Klantorders en productiestatus van Epicor naar Freshdesk: Verkooporders, job orders, productievoortgang en verzendinformatie uit Epicor Kinetic worden gesynchroniseerd naar Freshdesk. Bij elk ticket ziet de supportmedewerker automatisch welke orders actief zijn voor de klant, wat de actuele status is en wat de verwachte leverdatum is op basis van de productieplanning.
- Kwaliteitsklachten en tickets van Freshdesk naar Epicor: Freshdesk-tickets met de categorie kwaliteitsklacht, retour of garantieclaim triggeren automatisch de aanmaak van een non-conformance melding, retourorder of warranty claim in Epicor Kinetic. Alle relevante ticketdata wordt meegenomen als documentatie bij het Epicor-record.
- Klantmasterdata bidirectioneel gesynchroniseerd: Klantprofielen worden bidirectioneel gesynchroniseerd tussen Epicor Kinetic en Freshdesk. Wijzigingen in contactgegevens, afleveradressen of communicatiepreferenties worden automatisch doorgevoerd in beide systemen, waarmee een enkelvoudige bron van waarheid voor klantdata wordt gecreëerd.
- Leverings- en verzenddata naar Freshdesk-tickets: Verzendbevestigingen, track-and-trace informatie en verwachte bezorgdata vanuit Epicor Kinetic worden automatisch toegevoegd aan het bijbehorende Freshdesk-ticket. Klanten kunnen proactief worden geïnformeerd over leveringsupdates, wat het volume aan inkomende statusinformatieverzoeken sterk reduceert.
Resultaten
- Directe klantcontext: Orderhistorie en facturen uit Epicor bij elk ticket
- Snellere afhandeling: Geen systeemwisseling meer voor supportmedewerkers
- Slimmere prioritering: SLA-regels op basis van klantwaarde en orderurgentie
Technische details
- Klantsynchronisatie
- Orderhistorie in tickets
- Factuurcontext
- SLA op klantwaarde
- Productinformatie
- Bidirectionele updates
Zo werkt de Epicor + Freshdesk koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We brengen in kaart welke Epicor Kinetic-modules je gebruikt (Order Management, Job Management, Quality, Shipping) en hoe je Freshdesk hebt ingericht. We bespreken welke orderdata en productiestatussen je supportteam nodig heeft en welke acties vanuit Freshdesk in Epicor moeten worden uitgevoerd.
- Datamapping: We mappen klantmasterdata, verkooporders, job orders, verzendstatussen en non-conformance records uit Epicor Kinetic naar de bijbehorende velden en custom objects in Freshdesk. Omgekeerd definiëren we hoe Freshdesk-tickets en kwaliteitsklachten worden teruggeschreven als non-conformance meldingen in Epicor.
- Bouw in testomgeving: We bouwen de integratie in een Epicor Kinetic-testomgeving en een Freshdesk-sandbox. We simuleren scenario's zoals een klant die belt over een vertraagde productieorder, een kwaliteitsklacht die een non-conformance triggert en een nieuw klantcontact dat automatisch wordt aangemaakt in Epicor.
- Acceptatietest: Jij opent een Freshdesk-ticket voor een bestaande klant en controleert of de orderstatus en leverdatum uit Epicor Kinetic direct zichtbaar zijn. Vervolgens registreer je een kwaliteitsklacht en verifieer je dat de non-conformance melding correct in Epicor verschijnt met de juiste product- en orderreferenties.
- Livegang: Na goedkeuring schakelen we de integratie in op productie. Supportmedewerkers zien vanaf dat moment bij elk ticket automatisch de relevante Epicor Kinetic-data en kunnen acties triggeren zonder van systeem te wisselen.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de bidirectionele datastroom tussen Epicor Kinetic en Freshdesk 24/7. Bij API-wijzigingen van Epicor of Freshdesk passen wij de integratie proactief aan binnen het lopende abonnement, zodat je supportproces ononderbroken functioneert.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Freshdesk Marketplace Apps |
|---|
| Orderstatus en productiedata zichtbaar in supporttickets | Ja | Nee | deels | deels |
| Bidirectionele synchronisatie ERP en helpdesk | Ja | Nee | deels | Nee |
| Non-conformance meldingen vanuit tickets triggeren | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Automatische klantaanmaak in ERP vanuit helpdesk | Ja | Nee | deels | Nee |
| Kwaliteitspatronen herkennen uit ticketdata | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | deels |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x Freshdesk koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal Epicor Kinetic-modules dat wordt ontsloten, de complexiteit van de orderstructuren en het volume aan dagelijkse supporttickets.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of Freshdesk hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Werkt de integratie met Epicor Kinetic Cloud en ook met on-premises versies?
- Ja, SyncIT ondersteunt zowel Epicor Kinetic in de cloudversie als on-premises installaties van Epicor ERP (inclusief oudere versies die nog niet als Kinetic zijn gelabeld). Voor cloudomgevingen verloopt de integratie via de Epicor REST API. Voor on-premises omgevingen is een API-gateway of connector vereist. Neem contact op voor een compatibiliteitscheck van uw specifieke Epicor-versie en release.
- Welke Epicor Kinetic modules worden ondersteund door de integratie?
- De integratie ondersteunt primair de Customer Management, Order Management, Job Management, Shipping en Quality modules. Dit omvat klantmasterdata, verkooporders, job orders, verzendingen en non-conformance records. Uitbreiding naar modules zoals Purchase Management of Inventory is beschikbaar afhankelijk van uw specifieke integratiebehoefte.
- Kunnen we ook productiemeldingen automatisch versturen naar klanten via Freshdesk?
- Ja, een populaire toepassing is het automatisch aanmaken van een Freshdesk-ticket of het versturen van een notificatie aan een klant wanneer de productiestatus van zijn order wijzigt in Epicor Kinetic. Denk aan meldingen bij productiestart, gereedmelding of verzending. Dit verlaagt het inkomende contactvolume over orderstatus aanzienlijk.
- Hoe gaat de integratie om met complexe order-structuren zoals samengestelde orders en sub-jobs?
- De SyncIT integratie ondersteunt hierarchische orderstructuren uit Epicor Kinetic, inclusief assembly-orders met sub-jobs. In Freshdesk wordt de status van de hoofdorder getoond, met optioneel doorklikmogelijkheid naar het detailniveau. Voor complexe configuraties biedt SyncIT een implementatieconsultatie om de weergave af te stemmen op uw specifieke Epicor-orderstructuur.
- Is er een risico op prestatieverlies in Epicor Kinetic door de integratie?
- De integratie is ontworpen met minimale impact op Epicor Kinetic-performance. Data-uitwisseling verloopt via event-driven triggers en dedicated API-gebruikers, niet via rechtstreekse databasetoegang. Bulkoperaties worden gepland buiten productie-piekuren. SyncIT configureert throttling en rate limiting om te voldoen aan de capaciteitslimieten van uw Epicor Kinetic-omgeving.
- Hoe snel is de data beschikbaar in Freshdesk nadat er iets wijzigt in Epicor?
- Wijzigingen in orderstatus, productiedata en verzendgegevens in Epicor Kinetic zijn doorgaans binnen enkele seconden zichtbaar in Freshdesk. SyncIT gebruikt event-driven synchronisatie zodat supportmedewerkers altijd met actuele informatie werken wanneer een klant contact opneemt.
- Wat kost een Epicor Freshdesk koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over Freshdesk
Gebruiksvriendelijke helpdesk software voor het MKB. Ticketing, automations en self-service.
Epicor en Freshdesk integreren?
Ontdek hoe SyncIT Epicor en Freshdesk integreert voor contextrijke support met volledige klantdata.