Epicor + Employes koppeling
Met de Epicor en Employes integratie verbind je jouw ERP-systeem direct met jouw HR- en salarisadministratie. Medewerkergegevens, urenstaten en kostenplaatsen worden automatisch gesynchroniseerd, zodat je HR-afdeling en financiele team altijd met dezelfde actuele informatie werken. Dit elimineert dubbele invoer, versnelt de salarisverwerking en verkleint de kans op fouten.
SyncIT koppelt Epicor ERP aan Employes zodat medewerkergegevens, urenstaten en salarisdata automatisch worden gesynchroniseerd tussen je ERP en je HR-pakket. Wijzigingen voer je op een plek door, de salarisverwerking draait op actuele data en verlofregistraties zijn altijd up-to-date in beide systemen.
Het probleem
Productiebedrijven en MKB-ondernemers die Epicor ERP gebruiken voor hun bedrijfsvoering en Employes voor hun salarisadministratie, lopen regelmatig vast op hetzelfde probleem: de twee systemen weten niets van elkaar. HR-medewerkers moeten medewerkergegevens handmatig invoeren in zowel Epicor als Employes, wat niet alleen tijdrovend is maar ook een structurele bron van fouten. Wijzigingen in dienstverbanden, functies of salarissen die in het ERP worden bijgewerkt, vinden niet automatisch hun weg naar Employes. Dit leidt tot incorrecte loonstroken, onjuiste kostenplaatsboekingen en moeizame maandafsluitingen. Urenstaten en werkuren die in Epicor worden bijgehouden, moeten handmatig worden overgenomen naar Employes voor de salarisberekening. Dit kost uren werk per maand en vergroot de kans op discrepanties. Naarmate het personeelsbestand groeit, neemt deze administratieve last evenredig toe. Het gebrek aan integratie maakt het ook lastig om betrouwbare rapportages te maken over personeelskosten per afdeling of project.
De oplossing
De Epicor en Employes integratie via SyncIT zorgt voor een automatische, bidirectionele synchronisatie van alle relevante HR- en payrolldata. Medewerkerprofielen die worden aangemaakt of bijgewerkt in Epicor — inclusief functiebeschrijving, afdeling, kostenplaats en salarisinformatie — worden automatisch gesynchroniseerd naar Employes. Zo hoeven HR-medewerkers wijzigingen nog maar op een plek door te voeren. Urenstaten en gewerkte uren die worden geregistreerd in Epicor worden automatisch doorgestuurd naar Employes, zodat de salarisberekening altijd gebaseerd is op de meest actuele werkurendata. Dit verkort de maandelijkse salarisverwerking aanzienlijk en vermindert de kans op fouten in loonstroken. Omgekeerd worden verlof- en absentiegegevens die worden bijgehouden in Employes teruggeschreven naar Epicor, zodat project- en productieplanning altijd rekening houdt met beschikbaarheid van personeel. Het resultaat is een soepelere HR-cyclus, nauwkeurigere personeelskostenrapportages en een verlaging van de administratieve druk op zowel de HR- als de financiele afdeling.
Voordelen van de Epicor + Employes koppeling
- Medewerkergegevens worden automatisch gesynchroniseerd tussen Epicor en Employes
- Urenstaten uit Epicor worden direct verwerkt in de salarisberekening van Employes
- Verlof- en absentiedata stroomt automatisch terug naar Epicor voor betere planning
- Geen dubbele handmatige invoer meer, minder fouten in loonstroken
- Snellere maandafsluiting en betrouwbaardere rapportages over personeelskosten
Datastromen
- Medewerkerprofielen synchroniseren: Nieuwe en gewijzigde medewerkergegevens — inclusief naam, functie, afdeling, kostenplaats en salarisinformatie — worden automatisch gesynchroniseerd van Epicor naar Employes, zodat HR slechts op een plek wijzigingen hoeft door te voeren.
- Urenstaten naar salarisadministratie: Geregistreerde werkuren en projecturen uit Epicor worden automatisch doorgestuurd naar Employes voor verwerking in de maandelijkse salarisberekening, inclusief toeslagen en overuren.
- Verlof en absentie terug naar ERP: Verlofaanvragen en absentieregistraties die worden bijgehouden in Employes worden gesynchroniseerd naar Epicor, zodat de productieplanning en projectplanning altijd up-to-date is met de werkelijke beschikbaarheid van medewerkers.
- Kostenplaatsen en afdelingsstructuur: De kostenplaats- en afdelingsstructuur uit Epicor wordt gespiegeld in Employes, zodat personeelskosten automatisch correct worden geboekt op de juiste kostenplaats voor accurate financiele rapportages.
Resultaten
- 95%: Minder handmatige invoer van medewerkergegevens
- Realtime: Actuele salariskosten in financiele rapportages
- 100%: Consistente verlofregistratie tussen beide systemen
Technische details
- Medewerker-synchronisatie
- Salariskosten-sync
- Verlofregistratie
- Kostenplaats-toewijzing
- Mutatieverwerking
- Audit-logging
Zo werkt de Epicor + Employes koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken welke Epicor HR- en productiemodules je gebruikt, hoe je urenregistratie is ingericht en welke medewerkergegevens en salariscomponenten in Employes moeten worden gesynchroniseerd.
- Datamapping: We mappen medewerkersvelden uit Epicor — zoals personeelsnummer, functie, afdeling, kostenplaats en contracttype — naar de corresponderende velden in Employes. Urenstaten, verlofsoorten en salariscomponenten worden eveneens gekoppeld.
- Bouw in testomgeving: In een testomgeving simuleren we de volledige cyclus: een nieuwe medewerker aanmaken in Epicor, urenregistratie doorsturen naar Employes, verlofaanvraag in Employes terugschrijven naar Epicor en de salarisverwerking op basis van de gesynchroniseerde data.
- Acceptatietest: Jij of je HR-afdeling wijzigt een medewerkerprofiel in Epicor en controleert of de wijziging correct doorkomt in Employes. Vervolgens wordt een verlofaanvraag in Employes geregistreerd en geverifieerd of deze zichtbaar is in Epicor.
- Livegang: Na goedkeuring schakelen we de integratie live. Alle medewerkerwijzigingen, urenregistraties en verlofmutaties worden automatisch gesynchroniseerd tussen Epicor en Employes.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT bewaakt de integratie 24/7. Bij API-wijzigingen van Epicor of Employes, of bij veranderingen in CAO- of salarisregelgeving, passen wij de koppeling aan binnen het lopende abonnement.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Employes Standaard Import |
|---|
| Bidirectionele synchronisatie medewerkergegevens | Ja | Nee | deels | Nee |
| Automatische urenoverdrachtvanuit ERP naar salarisadministratie | Ja | Nee | Nee | deels |
| Verlof- en absentiesynchronisatie naar ERP | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Kostenplaats- en afdelingsmapping | Ja | Nee | Nee | deels |
| Ondersteuning meerdere contracttypen en salariscomponenten | Ja | Nee | Nee | deels |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x Employes koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal medewerkersvelden dat wordt gesynchroniseerd, de complexiteit van urenregistratie en kostenplaatsstructuur en de mate van bidirectionele dataflow.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of Employes hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Welke medewerkergegevens worden gesynchroniseerd tussen Epicor en Employes?
- De integratie synchroniseert standaard medewerkergegevens zoals naam, functie, afdeling, kostenplaats en salarisschaal. Aanvullende velden kunnen worden geconfigureerd op basis van jouw specifieke behoeften.
- Hoe werkt de synchronisatie van urenstaten vanuit Epicor naar Employes?
- Gewerkte uren die zijn geregistreerd in Epicor — inclusief reguliere uren, overuren en projecturen — worden automatisch overgedragen naar Employes op het moment van salarisverwerking. Je kunt instellen met welke frequentie en op basis van welke triggers de synchronisatie plaatsvindt.
- Wat gebeurt er als een medewerker uit dienst gaat?
- Wanneer een medewerker als inactief wordt gemarkeerd in Epicor, kan de integratie worden ingesteld om dit automatisch te verwerken in Employes, zodat de uitdiensttreding correct en tijdig wordt doorgevoerd in de salarisadministratie.
- Is de Epicor en Employes integratie geschikt voor MKB-bedrijven?
- Ja, de integratie is zeer geschikt voor MKB-bedrijven. Zowel Epicor als Employes richten zich op de MKB-markt. De integratie via SyncIT is snel in te richten en levert direct tijdsbesparing op in de HR- en salarisadministratie.
- Worden verlofaanvragen in Employes automatisch zichtbaar in Epicor?
- Ja. Verlofaanvragen en goedkeuringen in Employes worden automatisch teruggeschreven naar Epicor. Zo houdt de productieplanning of projectplanning in Epicor altijd rekening met de actuele beschikbaarheid van medewerkers.
- Hoe wordt omgegaan met wijzigingen in CAO of salarisregelgeving?
- Wanneer CAO-wijzigingen of nieuwe salarisregelgeving invloed hebben op de datamapping tussen Epicor en Employes, past SyncIT de integratie aan binnen het lopende abonnement. Je hoeft hier zelf geen actie op te ondernemen.
- Wat kost een Epicor Employes koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over Employes
Nederlandse payroll- en HR-software. Salarisadministratie, verlof en urenregistratie.
Epicor en Employes automatisch synchroniseren?
Ontdek hoe SyncIT de integratie tussen Employes en Epicor volledig automatiseert. Geen handmatige invoer, altijd actuele HR-data.