Epicor + Employes koppeling
Met de Epicor en Employes integratie verbind je jouw ERP-systeem direct met jouw HR- en salarisadministratie. Medewerkergegevens, urenstaten en kostenplaatsen worden automatisch gesynchroniseerd, zodat je HR-afdeling en financiele team altijd met dezelfde actuele informatie werken. Dit elimineert dubbele invoer, versnelt de salarisverwerking en verkleint de kans op fouten.
Het probleem
Productiebedrijven en MKB-ondernemers die Epicor ERP gebruiken voor hun bedrijfsvoering en Employes voor hun salarisadministratie, lopen regelmatig vast op hetzelfde probleem: de twee systemen weten niets van elkaar. HR-medewerkers moeten medewerkergegevens handmatig invoeren in zowel Epicor als Employes, wat niet alleen tijdrovend is maar ook een structurele bron van fouten. Wijzigingen in dienstverbanden, functies of salarissen die in het ERP worden bijgewerkt, vinden niet automatisch hun weg naar Employes. Dit leidt tot incorrecte loonstroken, onjuiste kostenplaatsboekingen en moeizame maandafsluitingen. Urenstaten en werkuren die in Epicor worden bijgehouden, moeten handmatig worden overgenomen naar Employes voor de salarisberekening. Dit kost uren werk per maand en vergroot de kans op discrepanties. Naarmate het personeelsbestand groeit, neemt deze administratieve last evenredig toe. Het gebrek aan integratie maakt het ook lastig om betrouwbare rapportages te maken over personeelskosten per afdeling of project.
De oplossing
De Epicor en Employes integratie via SyncIt zorgt voor een automatische, bidirectionele synchronisatie van alle relevante HR- en payrolldata. Medewerkerprofielen die worden aangemaakt of bijgewerkt in Epicor — inclusief functiebeschrijving, afdeling, kostenplaats en salarisinformatie — worden automatisch gesynchroniseerd naar Employes. Zo hoeven HR-medewerkers wijzigingen nog maar op een plek door te voeren. Urenstaten en gewerkte uren die worden geregistreerd in Epicor worden automatisch doorgestuurd naar Employes, zodat de salarisberekening altijd gebaseerd is op de meest actuele werkurendata. Dit verkort de maandelijkse salarisverwerking aanzienlijk en vermindert de kans op fouten in loonstroken. Omgekeerd worden verlof- en absentiegegevens die worden bijgehouden in Employes teruggeschreven naar Epicor, zodat project- en productieplanning altijd rekening houdt met beschikbaarheid van personeel. Het resultaat is een soepelere HR-cyclus, nauwkeurigere personeelskostenrapportages en een verlaging van de administratieve druk op zowel de HR- als de financiele afdeling.
Voordelen van de Epicor + Employes koppeling
- Medewerkergegevens worden automatisch gesynchroniseerd tussen Epicor en Employes
- Urenstaten uit Epicor worden direct verwerkt in de salarisberekening van Employes
- Verlof- en absentiedata stroomt automatisch terug naar Epicor voor betere planning
- Geen dubbele handmatige invoer meer, minder fouten in loonstroken
- Snellere maandafsluiting en betrouwbaardere rapportages over personeelskosten
Datastromen
- Medewerkerprofielen synchroniseren: Nieuwe en gewijzigde medewerkergegevens — inclusief naam, functie, afdeling, kostenplaats en salarisinformatie — worden automatisch gesynchroniseerd van Epicor naar Employes, zodat HR slechts op een plek wijzigingen hoeft door te voeren.
- Urenstaten naar salarisadministratie: Geregistreerde werkuren en projecturen uit Epicor worden automatisch doorgestuurd naar Employes voor verwerking in de maandelijkse salarisberekening, inclusief toeslagen en overuren.
- Verlof en absentie terug naar ERP: Verlofaanvragen en absentieregistraties die worden bijgehouden in Employes worden gesynchroniseerd naar Epicor, zodat de productieplanning en projectplanning altijd up-to-date is met de werkelijke beschikbaarheid van medewerkers.
- Kostenplaatsen en afdelingsstructuur: De kostenplaats- en afdelingsstructuur uit Epicor wordt gespiegeld in Employes, zodat personeelskosten automatisch correct worden geboekt op de juiste kostenplaats voor accurate financiele rapportages.
Resultaten
- 95%: Minder handmatige invoer van medewerkergegevens
- Realtime: Actuele salariskosten in financiele rapportages
- 100%: Consistente verlofregistratie tussen beide systemen
Technische details
- Medewerker-synchronisatie
- Salariskosten-sync
- Verlofregistratie
- Kostenplaats-toewijzing
- Mutatieverwerking
- Audit-logging
Veelgestelde vragen
- Welke medewerkergegevens worden gesynchroniseerd tussen Epicor en Employes?
- De integratie synchroniseert standaard medewerkergegevens zoals naam, functie, afdeling, kostenplaats en salarisschaal. Aanvullende velden kunnen worden geconfigureerd op basis van jouw specifieke behoeften.
- Hoe werkt de synchronisatie van urenstaten vanuit Epicor naar Employes?
- Gewerkte uren die zijn geregistreerd in Epicor — inclusief reguliere uren, overuren en projecturen — worden automatisch overgedragen naar Employes op het moment van salarisverwerking. Je kunt instellen met welke frequentie en op basis van welke triggers de synchronisatie plaatsvindt.
- Wat gebeurt er als een medewerker uit dienst gaat?
- Wanneer een medewerker als inactief wordt gemarkeerd in Epicor, kan de integratie worden ingesteld om dit automatisch te verwerken in Employes, zodat de uitdiensttreding correct en tijdig wordt doorgevoerd in de salarisadministratie.
- Is de Epicor en Employes integratie geschikt voor MKB-bedrijven?
- Ja, de integratie is zeer geschikt voor MKB-bedrijven. Zowel Epicor als Employes richten zich op de MKB-markt. De integratie via SyncIt is snel in te richten en levert direct tijdsbesparing op in de HR- en salarisadministratie.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over Employes
Nederlandse payroll- en HR-software. Salarisadministratie, verlof en urenregistratie.
Epicor en Employes automatisch synchroniseren?
Ontdek hoe SyncIT de integratie tussen Employes en Epicor volledig automatiseert. Geen handmatige invoer, altijd actuele HR-data.