Epicor + Asana koppeling
Verbind Epicor Kinetic, het toonaangevende ERP-systeem voor de maakindustrie, met Asana via SyncIT en synchroniseer productieorders, projectdata en supply chain-informatie automatisch naar je projectmanagementtool. Zo werken je productie- en projectteams altijd vanuit actuele ERP-data.
SyncIT koppelt Epicor Kinetic en Asana zodat werkorders, productieplannen en statusupdates automatisch als taken en mijlpalen in je projectmanagementtool verschijnen. Je productie- en projectteams werken altijd met actuele informatie zonder handmatig te schakelen tussen ERP en taakbeheer, wat leidt tot betere prioritering en snellere oplevering.
Het probleem
Productiebedrijven die Epicor Kinetic als ERP-systeem gebruiken, beheren daarin hun volledige productieplannen, werkorders, materialenbeheer en kwaliteitsprocessen. Tegelijkertijd coördineren project- en operationele teams hun dagelijkse werkzaamheden en taken in Asana. Doordat Epicor en Asana volledig los van elkaar functioneren, ontstaan er structurele communicatieproblemen tussen de productievloer en de projectorganisatie. Productieorders die in Epicor worden aangemaakt, moeten handmatig worden vertaald naar Asana-taken voor de verantwoordelijke teams. Projectmanagers die in Asana de voortgang bijhouden, missen zicht op de werkelijke productiestatus, materialenbeschikbaarheid en kwaliteitsgoedkeuringen in Epicor. Wijzigingen in productieplannen of levertijden in Epicor bereiken het projectteam in Asana te laat of helemaal niet. Dit leidt tot onjuiste prioritering, gemiste deadlines en frustratie bij zowel productie- als projectmedewerkers. De rijke operationele data in Epicor blijft zo opgesloten terwijl Asana-gebruikers werken op basis van verouderde of incomplete informatie.
De oplossing
De SyncIT integratie tussen Epicor en Asana zorgt voor een automatische en betrouwbare brug tussen je productie-ERP en je projectmanagementtool. Nieuwe werkorders en productieplannen uit Epicor Kinetic worden automatisch omgezet in gestructureerde Asana-taken met de juiste prioriteit, deadline en toewijzing. Statuswijzigingen in Epicor, zoals goedgekeurde materialenvrijgave, voortgang in productieprocessen of kwaliteitsgoedkeuringen, worden direct gesynchroniseerd naar het relevante Asana-project. Projectmanagers in Asana hebben zo altijd een accuraat beeld van de productiestatus zonder te hoeven schakelen naar Epicor. Omgekeerd kunnen voltooide taken en mijlpalen vanuit Asana worden teruggeschreven naar Epicor voor actuele projectrapportages. De integratie sluit naadloos aan op de Epicor Kinetic API en werkt volledig op de achtergrond, zodat teams kunnen focussen op wat echt belangrijk is: produceren en leveren.
Voordelen van de Epicor + Asana koppeling
- Automatische taakgeneratie vanuit Epicor productieorders: Wanneer in Epicor Kinetic een nieuwe werkorder of productieorder wordt aangemaakt, worden automatisch de bijbehorende Asana-taken aangemaakt met deadlines, prioriteiten en verantwoordelijkheden. Het projectteam kan direct handelen zonder handmatige overdracht van informatie.
- Realtime productiestatus zichtbaar in Asana: Statuswijzigingen in Epicor, zoals materialenvrijgave, voortgang per productiestap en kwaliteitsgoedkeuringen, worden direct gesynchroniseerd naar Asana. Projectmanagers hoeven niet te schakelen naar Epicor voor een actueel beeld van de productiegang.
- Betere aansluiting tussen productie en projectmanagement: De integratie sluit de informatiekloof tussen de productievloer in Epicor en de projectorganisatie in Asana. Beide teams spreken voortaan dezelfde taal en werken op basis van dezelfde data, wat leidt tot betere prioritering en minder misverstanden.
- Minder handmatige dubbele invoer en fouten: Doordat SyncIT informatie automatisch synchroniseert tussen Epicor en Asana, hoeven medewerkers dezelfde gegevens niet meer in twee systemen in te voeren. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op inconsistenties tussen ERP en projectplanning.
- Tijdige signalering van productiewijzigingen in Asana: Wanneer Epicor een wijziging registreert in een productieplan, levertijd of materiaalstatus, wordt dit direct zichtbaar in de gekoppelde Asana-taken. Projectteams kunnen direct anticiperen op nieuwe omstandigheden zonder vertraging door handmatige communicatie.
Datastromen
- Epicor werkorders naar Asana projecttaken: Nieuwe werkorders en productieplannen die in Epicor Kinetic worden aangemaakt, worden automatisch omgezet in gestructureerde Asana-taken met relevante productiedetails, deadlines en verantwoordelijke medewerkers of teams.
- Epicor productiestatus naar Asana taakvortgang: Statusupdates per productiestap in Epicor, zoals gereed gemeld, in behandeling of geblokkeerd, worden automatisch doorgevoerd in de bijbehorende Asana-taken, zodat het projectoverzicht altijd de werkelijke productiegang weerspiegelt.
- Materialenbeschikbaarheid en leverdata naar Asana: Informatie over materialenvrijgave, leveranciersstatus en inkooporderstatus vanuit Epicor wordt gesynchroniseerd naar relevante Asana-projecten, zodat projectteams tijdig kunnen reageren op mogelijke vertragingen in de toeleveringsketen.
- Asana mijlpalen naar Epicor projectadministratie: Voltooide mijlpalen en statuswijzigingen in Asana worden teruggeschreven naar het bijbehorende project of de werkorder in Epicor, zodat de projectadministratie in het ERP altijd up-to-date is met de werkelijke operationele voortgang.
Resultaten
- 100% automatisch: Projecturen van planning naar ERP zonder handwerk
- Real-time inzicht: Projectkosten en budgetbewaking altijd actueel
- Snellere facturatie: Factureerbare uren direct beschikbaar
Technische details
- Urensynchronisatie
- Factureerbare uren
- Projectbudget-sync
- Medewerker-mapping
- Tarieven en kostprijzen
- Goedkeuringsworkflow
Zo werkt de Epicor + Asana koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We inventariseren welke Epicor Kinetic-modules je gebruikt, hoe je projecten en taken organiseert in Asana en welke datastromen (werkorders, statussen, mijlpalen) je wilt automatiseren.
- Datamapping: We mappen Epicor-entiteiten zoals werkorders, productiestatussen, materialenvrijgaves en kwaliteitsgoedkeuringen naar Asana-taken, secties, custom fields en projectmijlpalen.
- Bouw in testomgeving: We bouwen de integratie in een Epicor-testomgeving gekoppeld aan een Asana-testworkspace. Testscenario's omvatten het aanmaken van werkorders die als taken verschijnen, statuswijzigingen die worden gesynchroniseerd en het terugschrijven van voltooide taken naar Epicor.
- Acceptatietest: Jij maakt een werkorder aan in Epicor Kinetic en controleert of deze correct als taak in Asana verschijnt met de juiste prioriteit, deadline en toewijzing. Vervolgens markeer je een taak als voltooid in Asana en controleer je de statusupdate in Epicor.
- Livegang: Na goedkeuring schakelen we de integratie live. Werkorders en productiestatussen stromen automatisch van Epicor naar Asana en voltooide taken worden teruggeschreven naar je ERP-projectadministratie.
- Monitoring en onderhoud: We monitoren de synchronisatie 24/7 en grijpen in bij fouten of vertragingen. API-wijzigingen van Epicor Kinetic of Asana worden binnen het abonnement verwerkt, zodat de datastroom tussen productie en projectmanagement altijd operationeel blijft.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Asana Rules en custom integrations |
|---|
| Automatische werkorder-naar-taak synchronisatie | Ja | Nee | deels | Nee |
| Bidirectionele statussynchronisatie ERP en projecttool | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Ondersteuning voor Epicor productiemodules | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Mapping van kwaliteitsgoedkeuringen naar Asana-mijlpalen | Ja | Nee | Nee | deels |
| Realtime notificaties bij planwijzigingen in Epicor | Ja | Nee | deels | Nee |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | deels |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | deels |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | deels |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x Asana koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten variëren met het aantal Epicor-modules dat wordt gekoppeld, de complexiteit van je productieorder-structuur en het aantal Asana-projecten en teams dat betrokken is.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of Asana hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Werkt de SyncIT integratie met alle versies van Epicor Kinetic?
- SyncIT is compatibel met moderne versies van Epicor Kinetic die de REST API ondersteunen. Zowel cloud- als on-premises implementaties van Epicor kunnen worden verbonden met Asana. Tijdens de integratie-intake wordt de compatibiliteit met jouw specifieke Epicor-versie bevestigd.
- Welke Epicor-modules worden ondersteund door de integratie?
- SyncIT ondersteunt integratie met de core productiemodules van Epicor Kinetic, waaronder werkorderbeheer, productieplanning, materialenbeheer en projectadministratie. Op maat configuraties voor specifieke Epicor-modules zijn mogelijk op basis van jouw operationele behoeften.
- Kan ik de synchronisatie beperken tot specifieke productieafdelingen of projecttypen?
- Ja, via SyncIT filter je precies welke Epicor-entiteiten worden gesynchroniseerd naar Asana. Je kunt de integratie beperken tot specifieke productieafdelingen, ordertypen of projectcategorieën, zodat alleen relevante informatie wordt doorgezet.
- Hoe gaat de integratie om met wijzigingen in productieplannen in Epicor?
- Wijzigingen in productieorders, levertijden of prioriteiten in Epicor worden automatisch gesynchroniseerd naar de bijbehorende Asana-taken. Verantwoordelijke medewerkers ontvangen een notificatie in Asana zodat zij direct kunnen handelen op basis van de gewijzigde informatie.
- Hoe lang duurt de implementatie van de Epicor-Asana integratie via SyncIT?
- De implementatietijd bedraagt gemiddeld enkele werkdagen, afhankelijk van de complexiteit van jouw Epicor-configuratie en de gewenste datastromen. Het SyncIT-team begeleidt het volledige implementatieproces van intake en configuratie tot testen en go-live.
- Kunnen voltooide Asana-taken ook worden teruggeschreven naar Epicor?
- Ja, de integratie ondersteunt bidirectionele synchronisatie. Wanneer een taak in Asana wordt gemarkeerd als voltooid, kan deze status automatisch worden teruggeschreven naar de bijbehorende werkorder of het project in Epicor Kinetic. Dit geeft je productiemanagers actueel inzicht in de voortgang zonder handmatige statusupdates.
- Wat kost een Epicor Asana koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen variëren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over Asana
Leading projectmanagement platform. Taken, projecten, doelen en portfolio management.
Epicor en Asana integreren?
Ontdek hoe SyncIT Asana en Epicor integreert voor automatische urensynchronisatie en projectfacturatie.