Epicor + ADP koppeling

De integratie tussen Epicor ERP en ADP HR automatiseert de uitwisseling van personeels- en loongegevens tussen uw productieomgeving en HR-afdeling. Zo elimineert u dubbele invoer, verkleint u de kans op fouten en houdt u personeelsdata altijd actueel in beide systemen.

Het probleem

Productiebedrijven die Epicor ERP gebruiken voor hun bedrijfsprocessen en ADP voor HR en salarisverwerking, lopen vaak aan tegen een hardnekkig probleem: de twee systemen communiceren niet met elkaar. Medewerkers op de HR-afdeling voeren nieuwe personeelsgegevens handmatig in ADP in, waarna dezelfde informatie opnieuw in Epicor moet worden ingevoerd. Dit leidt tot tijdrovende dubbele invoer, inconsistente data en een verhoogd risico op fouten bij salarisberekeningen. Wanneer een medewerker van functie wisselt, vertrekt of wordt aangenomen, moeten HR-medewerkers beide systemen afzonderlijk bijhouden. Dat kost niet alleen extra tijd, maar vergroot ook de kans dat gegevens niet overeenkomen. Bij audits of salarisruns kan dit leiden tot kostbare correcties en vertragingen. Voor organisaties met honderden of duizenden medewerkers wordt dit handmatige proces al snel een structureel knelpunt dat schaalt met de groei van het bedrijf.

De oplossing

Met de SyncIt integratie tussen Epicor en ADP worden personeelsgegevens automatisch en bidirectioneel gesynchroniseerd tussen beide platformen. Wanneer een nieuwe medewerker in ADP wordt aangemaakt met alle relevante gegevens — zoals functie, afdeling, salaris en contracttype — worden deze gegevens direct doorgestuurd naar Epicor Kinetic. Andersom worden wijzigingen in organisatiestructuren of kostenplaatsen vanuit Epicor automatisch teruggeschreven naar ADP. De integratie verwerkt kerngegevens zoals personeelsnummers, loonschalen, uren registraties en afdelingsindelingen. Salarisruns in ADP worden gevoed met de meest actuele werkuren en kostenplaatsen uit Epicor, wat zorgt voor nauwkeurige en tijdige loonverwerking. Handmatige tussenkomst is niet meer nodig. HR-medewerkers en finance teams werken altijd vanuit dezelfde databron, wat de samenwerking verbetert en compliance aantoonbaar vergemakkelijkt.

Voordelen van de Epicor + ADP koppeling

• Elimineer dubbele gegevensinvoer: Personeelsgegevens worden eenmalig ingevoerd in ADP of Epicor en automatisch gesynchroniseerd naar het andere systeem. Dit bespaart HR-medewerkers dagelijks kostbare tijd en elimineert inconsistenties die ontstaan bij handmatige overdracht.
• Nauwkeurigere salarisverwerking: Epicor levert werkuren, kostenplaatsen en afdelingsgegevens rechtstreeks aan ADP voor de salarisrun. Dit minimaliseert fouten in de loonberekening en voorkomt de dure correcties en nabetalingen die bij handmatige overdracht vaak optreden.
• Realtime personeelszicht: Managers en HR-teams in Epicor hebben altijd toegang tot de meest actuele medewerkersinformatie uit ADP, inclusief functietitels, afdelingen en contractstatussen. Zo nemen ze betere beslissingen op basis van betrouwbare, actuele data.
• Snellere onboarding van nieuwe medewerkers: Zodra een nieuwe medewerker in ADP wordt aangemaakt, is deze automatisch beschikbaar in Epicor met alle benodigde toegangsrechten en kostenplaatsindeling. Onboarding gaat hierdoor aanzienlijk sneller en met minder administratieve last.
• Verbeterde compliance en auditgereedheidheid: Doordat beide systemen altijd identieke personeelsdata bevatten, is het eenvoudiger om te voldoen aan wet- en regelgeving rondom arbeidsregistratie en salarisverwerking. Audits verlopen soepeler omdat alle gegevens traceerbaar en consistent zijn.

Datastromen

• Medewerkersstamdata van ADP naar Epicor: Nieuwe medewerkers die in ADP Workforce Now worden aangemaakt — met naam, functie, afdeling en contractgegevens — worden automatisch als medewerker aangemaakt in Epicor Kinetic, zodat zij direct kunnen worden ingepland en gekoppeld aan projecten of werkorders.
• Werkuren en aanwezigheidsdata van Epicor naar ADP: Geregistreerde werkuren, overuren en verlofstatus uit Epicor worden periodiek doorgestuurd naar ADP om salarisruns te voeden. Dit zorgt voor een accurate en tijdige loonverwerking zonder handmatige exports of imports.
• Organisatiestructuur en kostenplaatsen: Wijzigingen in afdelingsindelingen en kostenplaatsen in Epicor worden gesynchroniseerd naar ADP, zodat loonkosten altijd worden geboekt op de juiste budgetposten en financiële rapportages kloppen.
• Functiewijzigingen en promoties: Wanneer een medewerker in ADP een nieuwe functie of loonschaal krijgt, wordt deze wijziging automatisch verwerkt in Epicor. Zo blijven toegangsrechten, tarieven en rapportagestructuren in beide systemen altijd actueel.
• Uitdiensttreding en archivering: Bij uitdiensttreding in ADP wordt de medewerker automatisch gedeactiveerd in Epicor, inclusief het intrekken van toegangsrechten en het afsluiten van lopende werkorders. Dit verkleint het risico op ongeautoriseerde toegang en administratieve rompslomp.

Resultaten

• 95%: Minder handmatige invoer van medewerkergegevens
• Realtime: Actuele salariskosten in financiele rapportages
• 100%: Consistente verlofregistratie tussen beide systemen

Technische details

• Medewerker-synchronisatie
• Salariskosten-sync
• Verlofregistratie
• Kostenplaats-toewijzing
• Mutatieverwerking
• Audit-logging

Veelgestelde vragen

Welke versies van Epicor en ADP worden ondersteund door de integratie?

De SyncIt integratie ondersteunt Epicor Kinetic (voorheen Epicor ERP 10 en hoger) in combinatie met ADP Workforce Now. Heeft u een andere versie van Epicor of gebruikt u ADP Run? Neem contact op met ons team voor een maatwerkconfiguratie.

Hoe vaak worden gegevens gesynchroniseerd tussen Epicor en ADP?

De synchronisatiefrequentie is instelbaar. Standaard worden gegevens meerdere keren per dag gesynchroniseerd. Voor tijdgevoelige processen zoals salarisruns kunt u ook een realtime of nachtelijke synchronisatie instellen.

Is de integratie veilig en voldoet deze aan de AVG?

Ja. Alle dataoverdracht vindt plaats via versleutelde verbindingen (TLS). SyncIt verwerkt persoonsgegevens conform de AVG en legt vast welke gegevens wanneer zijn uitgewisseld, zodat u altijd een volledig audittrail heeft.

Wat gebeurt er als er een conflict is tussen gegevens in Epicor en ADP?

U kunt per gegevensveld instellen welk systeem als 'bron van waarheid' geldt. Conflicten worden gelogd en kunnen worden bekeken in het SyncIt dashboard. U heeft volledige controle over hoe conflicten worden opgelost.

Hoe lang duurt de implementatie van de Epicor-ADP integratie?

Een standaardimplementatie is doorgaans binnen twee tot vier weken operationeel. Dit omvat de configuratie van gegevensmapping, testfase en productie-opstart. Complexere inrichtingen met aanvullende maatwerkvelden kunnen iets langer duren.

Over Epicor

ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.

Over ADP

Wereldwijde payroll- en HR-dienstverlener. Salarisadministratie en personeelsbeheer.

Epicor en ADP automatisch synchroniseren?

Ontdek hoe SyncIT de integratie tussen ADP en Epicor volledig automatiseert. Geen handmatige invoer, altijd actuele HR-data.