Epicor + ADP koppeling
De integratie tussen Epicor ERP en ADP HR automatiseert de uitwisseling van personeels- en loongegevens tussen uw productieomgeving en HR-afdeling. Zo elimineert u dubbele invoer, verkleint u de kans op fouten en houdt u personeelsdata altijd actueel in beide systemen.
SyncIT koppelt Epicor ERP en ADP zodat personeelsgegevens, loonschalen en urenregistraties automatisch en bidirectioneel worden gesynchroniseerd. HR hoeft medewerkersmutaties nog maar in een systeem te verwerken en salarisruns in ADP draaien altijd op actuele werkuren en kostenplaatsen uit Epicor, zonder handmatige tussenkomst of foutgevoelige dubbele invoer.
Het probleem
Productiebedrijven die Epicor ERP gebruiken voor hun bedrijfsprocessen en ADP voor HR en salarisverwerking, lopen vaak aan tegen een hardnekkig probleem: de twee systemen communiceren niet met elkaar. Medewerkers op de HR-afdeling voeren nieuwe personeelsgegevens handmatig in ADP in, waarna dezelfde informatie opnieuw in Epicor moet worden ingevoerd. Dit leidt tot tijdrovende dubbele invoer, inconsistente data en een verhoogd risico op fouten bij salarisberekeningen. Wanneer een medewerker van functie wisselt, vertrekt of wordt aangenomen, moeten HR-medewerkers beide systemen afzonderlijk bijhouden. Dat kost niet alleen extra tijd, maar vergroot ook de kans dat gegevens niet overeenkomen. Bij audits of salarisruns kan dit leiden tot kostbare correcties en vertragingen. Voor organisaties met honderden of duizenden medewerkers wordt dit handmatige proces al snel een structureel knelpunt dat schaalt met de groei van het bedrijf.
De oplossing
Met de SyncIT integratie tussen Epicor en ADP worden personeelsgegevens automatisch en bidirectioneel gesynchroniseerd tussen beide platformen. Wanneer een nieuwe medewerker in ADP wordt aangemaakt met alle relevante gegevens — zoals functie, afdeling, salaris en contracttype — worden deze gegevens direct doorgestuurd naar Epicor Kinetic. Andersom worden wijzigingen in organisatiestructuren of kostenplaatsen vanuit Epicor automatisch teruggeschreven naar ADP. De integratie verwerkt kerngegevens zoals personeelsnummers, loonschalen, uren registraties en afdelingsindelingen. Salarisruns in ADP worden gevoed met de meest actuele werkuren en kostenplaatsen uit Epicor, wat zorgt voor nauwkeurige en tijdige loonverwerking. Handmatige tussenkomst is niet meer nodig. HR-medewerkers en finance teams werken altijd vanuit dezelfde databron, wat de samenwerking verbetert en compliance aantoonbaar vergemakkelijkt.
Voordelen van de Epicor + ADP koppeling
- Elimineer dubbele gegevensinvoer: Personeelsgegevens worden eenmalig ingevoerd in ADP of Epicor en automatisch gesynchroniseerd naar het andere systeem. Dit bespaart HR-medewerkers dagelijks kostbare tijd en elimineert inconsistenties die ontstaan bij handmatige overdracht.
- Nauwkeurigere salarisverwerking: Epicor levert werkuren, kostenplaatsen en afdelingsgegevens rechtstreeks aan ADP voor de salarisrun. Dit minimaliseert fouten in de loonberekening en voorkomt de dure correcties en nabetalingen die bij handmatige overdracht vaak optreden.
- Realtime personeelszicht: Managers en HR-teams in Epicor hebben altijd toegang tot de meest actuele medewerkersinformatie uit ADP, inclusief functietitels, afdelingen en contractstatussen. Zo nemen ze betere beslissingen op basis van betrouwbare, actuele data.
- Snellere onboarding van nieuwe medewerkers: Zodra een nieuwe medewerker in ADP wordt aangemaakt, is deze automatisch beschikbaar in Epicor met alle benodigde toegangsrechten en kostenplaatsindeling. Onboarding gaat hierdoor aanzienlijk sneller en met minder administratieve last.
- Verbeterde compliance en auditgereedheidheid: Doordat beide systemen altijd identieke personeelsdata bevatten, is het eenvoudiger om te voldoen aan wet- en regelgeving rondom arbeidsregistratie en salarisverwerking. Audits verlopen soepeler omdat alle gegevens traceerbaar en consistent zijn.
Datastromen
- Medewerkersstamdata van ADP naar Epicor: Nieuwe medewerkers die in ADP Workforce Now worden aangemaakt — met naam, functie, afdeling en contractgegevens — worden automatisch als medewerker aangemaakt in Epicor Kinetic, zodat zij direct kunnen worden ingepland en gekoppeld aan projecten of werkorders.
- Werkuren en aanwezigheidsdata van Epicor naar ADP: Geregistreerde werkuren, overuren en verlofstatus uit Epicor worden periodiek doorgestuurd naar ADP om salarisruns te voeden. Dit zorgt voor een accurate en tijdige loonverwerking zonder handmatige exports of imports.
- Organisatiestructuur en kostenplaatsen: Wijzigingen in afdelingsindelingen en kostenplaatsen in Epicor worden gesynchroniseerd naar ADP, zodat loonkosten altijd worden geboekt op de juiste budgetposten en financiële rapportages kloppen.
- Functiewijzigingen en promoties: Wanneer een medewerker in ADP een nieuwe functie of loonschaal krijgt, wordt deze wijziging automatisch verwerkt in Epicor. Zo blijven toegangsrechten, tarieven en rapportagestructuren in beide systemen altijd actueel.
- Uitdiensttreding en archivering: Bij uitdiensttreding in ADP wordt de medewerker automatisch gedeactiveerd in Epicor, inclusief het intrekken van toegangsrechten en het afsluiten van lopende werkorders. Dit verkleint het risico op ongeautoriseerde toegang en administratieve rompslomp.
Resultaten
- 95%: Minder handmatige invoer van medewerkergegevens
- Realtime: Actuele salariskosten in financiele rapportages
- 100%: Consistente verlofregistratie tussen beide systemen
Technische details
- Medewerker-synchronisatie
- Salariskosten-sync
- Verlofregistratie
- Kostenplaats-toewijzing
- Mutatieverwerking
- Audit-logging
Zo werkt de Epicor + ADP koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We inventariseren welke Epicor-modules je gebruikt voor personeelsbeheer, welke ADP-omgeving je draait (Workforce Now of andere) en welke HR-gegevens bidirectioneel gesynchroniseerd moeten worden: personeelsnummers, afdelingen, loonschalen, werkuren en kostenplaatsen.
- Datamapping: We mappen de ADP-personeelsvelden naar de Epicor-werknemersentiteiten: functiecodes, afdelingsindelingen, looncomponenten en urenregistraties. Ook bepalen we per veld welk systeem als bron van waarheid geldt en hoe conflicten worden afgehandeld.
- Bouw in testomgeving: In een Epicor-testomgeving en ADP-sandbox simuleren we het volledige traject: een nieuwe medewerker aanmaken in ADP, gegevens automatisch laten synchroniseren naar Epicor, een functiemutatie doorvoeren en verifiëren dat werkuren correct naar ADP vloeien voor een testsalarisrun.
- Acceptatietest: Jij maakt een medewerker aan in ADP en controleert of de gegevens correct in Epicor verschijnen. Vervolgens wijzig je een kostenplaats in Epicor en verifieer je of de aanpassing terugvloeit naar ADP. We testen samen ook een salarisrun op basis van gesynchroniseerde uren.
- Livegang: Na goedkeuring activeren we de integratie op je productie-omgevingen. Alle medewerkersmutaties in ADP worden automatisch doorgevoerd in Epicor en werkuren en kostenplaatsen vloeien continu van Epicor naar ADP voor nauwkeurige salarisverwerking.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT bewaakt de Epicor-ADP verbinding 24/7. Synchronisatiefouten worden direct gemeld in het dashboard. Wanneer Epicor Kinetic of ADP een API-wijziging doorvoert, passen wij de integratie aan binnen het abonnement zodat je HR-processen ononderbroken doorlopen.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | ADP Marketplace connector |
|---|
| Bidirectionele synchronisatie van personeelsgegevens | Ja | Nee | deels | deels |
| Automatische urenregistratie naar salarisverwerking | Ja | Nee | Nee | deels |
| Kostenplaats- en afdelingssynchronisatie | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Conflictbeheer per gegevensveld configureerbaar | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Volledig audittrail voor AVG-compliance | Ja | Nee | Nee | deels |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | deels |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x ADP koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal te synchroniseren HR-velden, de complexiteit van je organisatiestructuur in Epicor en het aantal ADP-modules dat je inzet.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of ADP hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Welke versies van Epicor en ADP worden ondersteund door de integratie?
- De SyncIT integratie ondersteunt Epicor Kinetic (voorheen Epicor ERP 10 en hoger) in combinatie met ADP Workforce Now. Heeft u een andere versie van Epicor of gebruikt u ADP Run? Neem contact op met ons team voor een maatwerkconfiguratie.
- Hoe vaak worden gegevens gesynchroniseerd tussen Epicor en ADP?
- De synchronisatiefrequentie is instelbaar. Standaard worden gegevens meerdere keren per dag gesynchroniseerd. Voor tijdgevoelige processen zoals salarisruns kunt u ook een realtime of nachtelijke synchronisatie instellen.
- Is de integratie veilig en voldoet deze aan de AVG?
- Ja. Alle dataoverdracht vindt plaats via versleutelde verbindingen (TLS). SyncIT verwerkt persoonsgegevens conform de AVG en legt vast welke gegevens wanneer zijn uitgewisseld, zodat u altijd een volledig audittrail heeft.
- Wat gebeurt er als er een conflict is tussen gegevens in Epicor en ADP?
- U kunt per gegevensveld instellen welk systeem als 'bron van waarheid' geldt. Conflicten worden gelogd en kunnen worden bekeken in het SyncIT dashboard. U heeft volledige controle over hoe conflicten worden opgelost.
- Hoe lang duurt de implementatie van de Epicor-ADP integratie?
- Een standaardimplementatie is doorgaans binnen twee tot vier weken operationeel. Dit omvat de configuratie van gegevensmapping, testfase en productie-opstart. Complexere inrichtingen met aanvullende maatwerkvelden kunnen iets langer duren.
- Worden ook secundaire arbeidsvoorwaarden en verlofgegevens gesynchroniseerd?
- Ja, SyncIT kan naast kerngegevens zoals salaris en functie ook secundaire arbeidsvoorwaarden, verlofbalansen en ziekteverzuimgegevens synchroniseren tussen Epicor en ADP. Welke velden worden meengenomen is volledig configureerbaar per implementatie.
- Kan de integratie ook meerdere Epicor-bedrijven koppelen aan een ADP-omgeving?
- Ja, SyncIT ondersteunt multi-company Epicor-configuraties. Elk Epicor-bedrijfsonderdeel kan worden gekoppeld aan dezelfde of een aparte ADP-omgeving. Personeelsgegevens worden per bedrijfsonderdeel correct gerouteerd zodat salarisverwerking per entiteit gescheiden blijft.
- Wat kost een Epicor ADP koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over ADP
Wereldwijde payroll- en HR-dienstverlener. Salarisadministratie en personeelsbeheer.
Epicor en ADP automatisch synchroniseren?
Ontdek hoe SyncIT de integratie tussen ADP en Epicor volledig automatiseert. Geen handmatige invoer, altijd actuele HR-data.