Wat kost een systeemintegratie?

De kosten hangen af van de complexiteit. Een eenvoudige integratie tussen twee systemen start vanaf een paar honderd euro. Complexere multi-systeem integraties worden op maat geoffreerd na een gratis adviesgesprek.

Hoe lang duurt het bouwen van een integratie?

Een standaard integratie is binnen 1-2 weken operationeel. Complexere projecten kunnen 4-8 weken duren, afhankelijk van het aantal systemen en de gewenste functionaliteit.

Welke systemen kan SyncIT integreren?

SyncIT integreert alle gangbare bedrijfssystemen: ERP (AFAS, Exact Online, SAP), e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento), CRM (Salesforce, HubSpot), logistiek (Picqer, Sendcloud) en meer. Als een systeem een API heeft, kunnen wij er mee integreren.

Bieden jullie onderhoud en support?

Ja, wij bieden doorlopend onderhoud en monitoring van integraties. Bij storingen worden deze snel opgelost. Je krijgt een vast aanspreekpunt voor al je vragen.

Werken jullie ook met systemen die niet in de lijst staan?

Ja, als een systeem een API heeft kunnen wij er mee integreren. Neem contact op voor de mogelijkheden. We hebben ervaring met tientallen verschillende systemen en API-standaarden.

Hoe worden verschillende uurtarieven in Toggl Track vertaald naar looncomponenten in Employes?

Tijdens de instelling van de integratie worden de Toggl Track-projecten of -tags gemapt aan de bijbehorende looncomponenten in Employes. Zo kunnen reguliere uren, overuren, reisuren en projectgebonden vergoedingen elk hun eigen tarief en boeking krijgen in de salarisadministratie.

Wat gebeurt er als een medewerker uren vergeet te registreren in Toggl Track?

De integratie synchroniseert alleen de uren die daadwerkelijk zijn geregistreerd en goedgekeurd in Toggl Track. Bij ontbrekende uren kan de leidinggevende de tijdregistratie nog handmatig aanvullen in Toggl Track vóór de synchronisatiedeadline, waarna Employes de bijgewerkte uren verwerkt.

Kunnen freelancers of oproepkrachten ook worden meegenomen in de integratie?

Ja. Freelancers en oproepkrachten die worden bijgehouden in Toggl Track kunnen worden gekoppeld aan hun corresponderende dossiers in Employes. Afhankelijk van hun contractvorm worden hun uren verwerkt als regulier loon, uurloon of als factuurgrondslag.

Is de integratie geschikt voor bureaus die op projectbasis factureren aan klanten?

Absoluut. Agencies en adviesbureaus profiteren dubbel van de integratie: enerzijds verloopt de salarisadministratie automatisch op basis van geregistreerde uren, anderzijds biedt de projectkoppeling direct inzicht in de loonkosten per klantproject, wat facturering en winstgevendheidsanalyse vereenvoudigt.

Hoe wordt omgegaan met verlofuren die in Toggl Track worden geregistreerd?

Verloftypen kunnen worden geconfigureerd als aparte Toggl Track-projecten of -tags. De integratie herkent deze als verlofcomponenten en stuurt ze door naar Employes, waar ze worden verwerkt als verlofuren in de salarisstrook — inclusief de juiste toerekening aan het verloftegoed van de medewerker.

Employes + Toggl Track koppeling

Door Employes te integreren met Toggl Track worden geregistreerde uren automatisch verwerkt in de salarisadministratie. Medewerkers registreren hun tijd in Toggl Track, waarna deze uren direct beschikbaar zijn in Employes voor loonverwerking, verlofafrekening en projectkostentoewijzing. Dit elimineert dubbele tijdsinvoer en zorgt voor een foutloze en efficiënte loonadministratie.

Het probleem

Bedrijven die Toggl Track gebruiken voor tijdregistratie en Employes voor salarisadministratie, stuiten op een vervelend maar vermijdbaar probleem: de brug tussen beide systemen bestaat niet. Medewerkers registreren hun uren nauwkeurig in Toggl Track, maar die data bereikt Employes nooit automatisch. HR-medewerkers moeten maandelijks tijdrapporten exporteren uit Toggl Track, omzetten naar het juiste format en handmatig invoeren in Employes. Dit kost per medewerker al snel twintig tot dertig minuten per maand — bij een bedrijf van twintig mensen loopt dit op tot een halve werkdag puur administratief overhaalwerk. Fouten zijn onvermijdelijk: een vergeten exportregel, een verkeerd ingevuld uurtype of een misgeklikte overurenregistratie zorgt voor incorrecte salarisstroken. Medewerkers worden te weinig of te veel uitbetaald, correcties moeten worden gemaakt en het vertrouwen in de loonadministratie neemt af. Projectmanagers hebben geen direct inzicht in hoe gefactureerde uren zich verhouden tot loonkosten. Kortom: twee goede tools die los werken creëren meer werk in plaats van minder.

De oplossing

Met de integratie tussen Employes en Toggl Track wordt de maandelijkse handmatige urenoverdracht volledig geautomatiseerd. Geregistreerde uren in Toggl Track worden automatisch gesynchroniseerd naar Employes, ingedeeld per medewerker, project en urentype zoals reguliere uren, overuren of reistijd. Employes verwerkt deze uren direct in de salarisberekening zonder dat een HR-medewerker tussenbeide hoeft te komen. Variabele uurvergoedingen, overurentoelagen en projectgebonden meerkosten worden correct berekend op basis van de werkelijk geregistreerde uren. Medewerkers zien in hun loonstrook exact terug wat zij hebben geregistreerd in Toggl Track, wat transparantie vergroot en discussies voorkomt. Projectmanagers krijgen inzicht in de relatie tussen geregistreerde uren en loonkosten per project, wat budgetbewaking en facturering aanzienlijk eenvoudiger maakt. De maandelijkse salarisrun in Employes gaat sneller, nauwkeuriger en zonder stress.

Voordelen van de Employes + Toggl Track koppeling

Geen dubbele tijdsinvoer meer: Medewerkers registreren hun uren eenmalig in Toggl Track. De integratie zorgt ervoor dat deze uren automatisch beschikbaar zijn in Employes voor loonverwerking. Er is geen export, geen handmatige invoer en geen dubbele controle meer nodig, wat uren per maand bespaart voor het HR-team.
Correcte verwerking van overuren en toeslagen: Toggl Track registreert exacte werktijden per dag en project. De integratie vertaalt deze uren naar de juiste looncomponenten in Employes, inclusief overurenfactoren, avond- en weekendtoeslagen en projectgebonden vergoedingen, zodat elk salaris exact klopt.
Transparantie voor medewerkers: Medewerkers zien op hun loonstrook in Employes precies hoe de uitbetaling is berekend op basis van hun geregistreerde uren in Toggl Track. Deze transparantie versterkt het vertrouwen in de loonadministratie en vermindert vragen en bezwaren rondom salarissen.
Inzicht in loonkosten per project: Doordat Toggl Track uren zijn getagd per project of klant, kunnen de bijbehorende loonkosten uit Employes worden doorbelast aan de juiste projecten. Projectmanagers krijgen zo inzicht in de werkelijke personeelskosten per opdracht, wat winstgevendheidsanalyses en facturering verbetert.
Snellere en stressvrije salarisrun: Doordat alle uurdata automatisch beschikbaar zijn in Employes voor de salarisrun, hoeft HR niet te wachten op urenstaten of nachtelijk overwerken voor de maandafsluiting. De salarisrun kan eerder en met meer vertrouwen worden uitgevoerd, wat de werkdruk verlaagt en fouten minimaliseert.

Datastromen

Geregistreerde uren van Toggl Track naar Employes: Alle goedgekeurde tijdregistraties per medewerker uit Toggl Track worden automatisch gesynchroniseerd naar Employes. De uren worden ingedeeld per loonperiode en per urentype zoals reguliere uren, overuren of verlof, zodat Employes de salarisberekening direct kan uitvoeren.
Projectlabels van Toggl Track naar Employes: Projectcodes en klanttags uit Toggl Track worden meegestuurd naar Employes, zodat loonkosten per medewerker kunnen worden toegerekend aan het juiste project of de juiste kostenplaats voor interne rapportage en klantfacturering.
Medewerkerprofielen bidirectioneel: Nieuwe medewerkers die worden aangemaakt in Employes worden automatisch gesynchroniseerd naar Toggl Track als actieve teamleden. Uitdiensttreding in Employes deactiveert het Toggl Track-account, zodat er geen verwarrende actieve gebruikers overblijven na vertrek.
Goedkeuringsstatussen van leidinggevenden: Urenstaten die zijn goedgekeurd door een leidinggevende in Toggl Track worden als definitief gemarkeerd voordat ze worden doorgestuurd naar Employes. Zo verwerkt Employes alleen gevalideerde uren en worden afrondingsfouten of ongeautoriseerde uren automatisch geweerd.
Loonstrookinformatie als feedbacklus: Verwerkte looncomponenten en eventuele correcties vanuit Employes kunnen als referentie worden teruggekoppeld aan Toggl Track-rapporten, zodat projectmanagers en medewerkers precies weten welke uren zijn uitbetaald en op basis van welke tarieven.

Resultaten

95%: Minder handmatige invoer bij salarisverwerking
4 uur: Tijdsbesparing per loonrun voor HR
0: Salarisfouten door verkeerde uren

Technische details

Uren-synchronisatie
Overwerk-berekening
Verlof-terugkoppeling
Projectcode-mapping
Toeslag-berekening
Goedkeuringsflow

Veelgestelde vragen

Hoe worden verschillende uurtarieven in Toggl Track vertaald naar looncomponenten in Employes?: Tijdens de instelling van de integratie worden de Toggl Track-projecten of -tags gemapt aan de bijbehorende looncomponenten in Employes. Zo kunnen reguliere uren, overuren, reisuren en projectgebonden vergoedingen elk hun eigen tarief en boeking krijgen in de salarisadministratie.
Wat gebeurt er als een medewerker uren vergeet te registreren in Toggl Track?: De integratie synchroniseert alleen de uren die daadwerkelijk zijn geregistreerd en goedgekeurd in Toggl Track. Bij ontbrekende uren kan de leidinggevende de tijdregistratie nog handmatig aanvullen in Toggl Track vóór de synchronisatiedeadline, waarna Employes de bijgewerkte uren verwerkt.
Kunnen freelancers of oproepkrachten ook worden meegenomen in de integratie?: Ja. Freelancers en oproepkrachten die worden bijgehouden in Toggl Track kunnen worden gekoppeld aan hun corresponderende dossiers in Employes. Afhankelijk van hun contractvorm worden hun uren verwerkt als regulier loon, uurloon of als factuurgrondslag.
Is de integratie geschikt voor bureaus die op projectbasis factureren aan klanten?: Absoluut. Agencies en adviesbureaus profiteren dubbel van de integratie: enerzijds verloopt de salarisadministratie automatisch op basis van geregistreerde uren, anderzijds biedt de projectkoppeling direct inzicht in de loonkosten per klantproject, wat facturering en winstgevendheidsanalyse vereenvoudigt.
Hoe wordt omgegaan met verlofuren die in Toggl Track worden geregistreerd?: Verloftypen kunnen worden geconfigureerd als aparte Toggl Track-projecten of -tags. De integratie herkent deze als verlofcomponenten en stuurt ze door naar Employes, waar ze worden verwerkt als verlofuren in de salarisstrook — inclusief de juiste toerekening aan het verloftegoed van de medewerker.

Over Employes

Nederlandse payroll- en HR-software. Salarisadministratie, verlof en urenregistratie.

Over Toggl Track

Tijdregistratie tool met krachtige rapportages. Timer, timesheets en 100+ integraties.

Toggl Track en Employes automatisch laten samenwerken?

Ontdek hoe SyncIT de urenregistratie uit Toggl Track naadloos doorboekt naar Employes voor foutloze salarisverwerking.