Microsoft Dynamics 365 Business Central + GLS koppeling

Verbind je ERP-systeem rechtstreeks met GLS en automatiseer het volledige verzendproces — van orderbevestiging tot track & trace — zonder handmatig overtypen of schakelen tussen systemen.

SyncIT koppelt Microsoft Dynamics 365 Business Central en GLS zodat verzendlabels automatisch worden aangemaakt, track & trace codes worden teruggeschreven naar je ERP en leveringsstatussen real-time beschikbaar zijn voor je hele organisatie. Geen handmatig overtypen meer, minder fouten en snellere verzending vanaf het moment dat een order gereed is.

Het probleem

Bedrijven die Microsoft Dynamics 365 Business Central gebruiken als ERP-systeem en GLS als pakketvervoerder, werken vaak met twee volledig gescheiden systemen. Zodra een order in Business Central is goedgekeurd, moeten medewerkers handmatig inloggen in de GLS-portal, zendinggegevens invoeren, verzendlabels printen en de track & trace informatie daarna terugkopieren naar het ERP-systeem. Dit proces kost dagelijks uren aan administratief werk, vergroot de kans op fouten zoals verkeerde adressen of missende referenties en leidt tot vertraging in de verzending. Klanten vragen om hun pakketstatus, maar die informatie is niet realtime beschikbaar in Business Central. Het resultaat: hogere werkdruk, meer fouten en een onprofessionele klantervaring. Naarmate het ordervolume groeit, wordt dit handmatige proces een steeds groter knelpunt voor de operationele efficiëntie van het bedrijf.

De oplossing

Met de SyncIT integratie tussen Microsoft Dynamics 365 Business Central en GLS worden verzendprocessen volledig geautomatiseerd. Zodra een verkooporder in Business Central de status 'gereed voor verzending' bereikt, wordt er automatisch een zending aangemaakt bij GLS. Het verzendlabel wordt direct gegenereerd en klaargelegd voor de magazijnmedewerker, zonder enige handmatige invoer. Track & trace codes worden automatisch teruggeschreven naar de order in Business Central en zijn direct beschikbaar voor klantenservice en klantcommunicatie. Adresgegevens, gewichten en pakketafmetingen worden rechtstreeks vanuit Business Central doorgestuurd, wat invoerfouten elimineert. De integratie werkt bidirectioneel: leveringsstatussen van GLS worden realtime bijgewerkt in Business Central, zodat iedereen in de organisatie weet wat de status is van elke zending. Dit bespaart aanzienlijk tijd, verhoogt de nauwkeurigheid en verbetert de klantervaring.

Voordelen van de Microsoft Dynamics 365 Business Central + GLS koppeling

• Automatisch verzendlabels aanmaken: Zodra een order in Business Central gereed staat voor verzending, wordt er direct een zending aangemeld bij GLS en een verzendlabel aangemaakt. Geen handmatig werk, geen fouten.
• Realtime track & trace in Business Central: Track & trace codes van GLS worden automatisch teruggeschreven naar de bijbehorende verkooporder in Business Central, zodat klanten en medewerkers altijd up-to-date zijn.
• Elimineer handmatige invoerfouten: Adresgegevens, contactpersonen en pakketeigenschappen worden rechtstreeks vanuit Business Central doorgestuurd naar GLS. Fouten door dubbele invoer behoren tot het verleden.
• Tijdsbesparing op de werkvloer: Magazijn- en logistieke medewerkers hoeven niet meer te schakelen tussen Business Central en de GLS-portal. Alles verloopt automatisch, waardoor zij zich kunnen focussen op waardevoller werk.
• Schaalbaar met groeiend ordervolume: De integratie verwerkt honderden orders per dag even eenvoudig als tien. Naarmate je bedrijf groeit, groeit de automatisering mee zonder extra administratieve lasten.

Datastromen

• Orders van Business Central naar GLS: Verkooporders die gereed zijn voor verzending worden automatisch als zending aangemeld bij GLS, inclusief ontvangersadres, gewicht en pakkettype.
• Verzendlabels en pakketreferenties: GLS genereert een verzendlabel en stuurt het unieke pakketnummer terug naar Business Central, waar het aan de betreffende order wordt gekoppeld.
• Track & trace codes naar Business Central: GLS track & trace codes worden automatisch opgeslagen bij de verkooporder in Business Central en kunnen worden gebruikt voor klantcommunicatie en statusopvolging.
• Leveringsstatussen realtime gesynchroniseerd: De bezorgstatus van pakketten — onderweg, afgeleverd, mislukte bezorging — wordt automatisch bijgewerkt in Business Central zodat klantenservice altijd de juiste informatie heeft.
• Retourinformatie en zendingcorrecties: Retourzendingen en correcties worden verwerkt via de integratie, zodat retouren in Business Central worden bijgehouden en administratief correct worden afgehandeld.

Resultaten

• Geen handwerk: Verzendetiketten direct vanuit Dynamics 365 Business Central
• Real-time tracking: GLS-status automatisch in Dynamics 365 Business Central
• Pakketdata correct: Gewicht en afmetingen foutloos doorgestuurd

Technische details

• Business Central orderdata-extractie
• GLS label-generatie
• Gewicht en afmetingen sync
• Tracking-terugkoppeling
• GLS-services
• Barcode terugschrijven

Zo werkt de Microsoft Dynamics 365 Business Central + GLS koppeling - stap voor stap

1. Adviesgesprek: We brengen samen in kaart welke verkooporders uit Business Central automatisch naar GLS moeten worden doorgestuurd, welke GLS-diensten je gebruikt (Business Parcel, Express, retour) en hoeveel verzendlocaties betrokken zijn.
2. Datamapping: Onze specialisten mappen de ordervelden uit Business Central naar de GLS Shipping API: afleveradres, gewicht, pakketafmetingen, referentienummers en servicespecifieke opties zoals avondlevering of flexdelivery.
3. Bouw in testomgeving: We bouwen de integratie in een testomgeving en simuleren het volledige verzendproces: een order klaarzetten in Business Central, automatische labelcreatie bij GLS, terugschrijven van track & trace en statusupdates bij aflevering.
4. Acceptatietest: Jij zet een testorder op 'gereed voor verzending' in Business Central en controleert of het GLS-label correct wordt gegenereerd. Je verifieert dat de track & trace code automatisch terugverschijnt op de order in Business Central.
5. Livegang: Na goedkeuring activeren we de automatische stroom op je productieomgeving. Vanaf dat moment worden alle verzendingen aangestuurd vanuit Business Central zonder handmatige invoer in de GLS-portal.
6. Monitoring en onderhoud: We monitoren de datastromen 24/7 en grijpen proactief in bij fouten of vertragingen. Wanneer Microsoft Dynamics 365 Business Central of GLS een API-wijziging doorvoert, passen wij de integratie aan binnen het lopende abonnement.

SyncIT vergeleken met alternatieven

Criterium	SyncIT	Handmatig / Excel	Zapier	GLS Web Portal (handmatig)
Automatische labelgeneratie vanuit ERP-orders	Ja	Nee	Nee	Nee
Track & trace terugkoppeling naar verkooporders	Ja	Nee	Nee	Nee
Real-time leveringsstatussen in het ERP	Ja	Nee	Nee	Nee
Ondersteuning voor meerdere GLS-diensten	Ja	Ja	Nee	Ja
Multi-magazijn en multi-locatie verzending	Ja	Nee	Nee	deels
Multi-administratie support	Ja	Nee	Nee	Nee
Monitoring en support	Ja	Nee	deels	deels
Directe setup zonder ontwikkeltraject	Nee	Ja	deels	Ja

Wat kost deze koppeling?

Elke Microsoft Dynamics 365 Business Central x GLS koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model: - Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het dagelijks ordervolume, het aantal verzendlocaties of magazijnen en de complexiteit van pakketsoorten en GLS-diensten die je gebruikt. - Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Microsoft Dynamics 365 Business Central of GLS hun API wijzigen. Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.

Veelgestelde vragen

Welke GLS-diensten worden ondersteund door de integratie?

De integratie ondersteunt standaard GLS-pakketdiensten, inclusief Business Parcel, Express-diensten en retourzendingen. Via de GLS Shipping API worden labels aangemaakt voor alle gangbare pakketformaten.

Wordt de track & trace automatisch naar de klant gestuurd?

De track & trace code wordt opgeslagen in Business Central. Vanuit daar kan deze worden opgenomen in automatische orderstatus e-mails of worden gedeeld via je klantenportal, afhankelijk van je inrichting.

Werkt de integratie ook met meerdere magazijnen of verzendlocaties?

Ja, de integratie is flexibel ingericht en ondersteunt meerdere verzendlocaties. Elke locatie kan zijn eigen GLS-account gebruiken, waarbij orders automatisch aan de juiste locatie worden toegewezen.

Hoe lang duurt het implementeren van de integratie?

Een standaard implementatie van de Business Central en GLS integratie via SyncIT is doorgaans binnen enkele werkdagen operationeel. Maatwerk voor specifieke workflows kan de doorlooptijd iets verlengen.

Wat gebeurt er als een zending wordt geannuleerd of gewijzigd?

Wanneer een order in Business Central wordt geannuleerd of gewijzigd voor de verzending, kan de bijbehorende GLS-zending automatisch worden ingetrokken of aangepast via de integratie.

Worden retourzendingen ook automatisch verwerkt?

Ja. Wanneer een retour wordt aangemaakt in Business Central, genereert de integratie automatisch een GLS-retourlabel. Zodra GLS het pakket ontvangt, wordt de retourstatus bijgewerkt in Business Central zodat je voorraad- en financiele administratie direct actueel is.

Wat kost een Microsoft Dynamics 365 Business Central GLS koppeling?

We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.

Over Microsoft Dynamics 365 Business Central

Cloud ERP-oplossing van Microsoft voor het MKB. Financieel beheer, supply chain, verkoop en projectmanagement in één platform.

Over GLS

Pakketdienst voor B2B en B2C verzendingen in Nederland en Europa.

Dynamics 365 Business Central aan GLS integreren?

Ontdek hoe SyncIT je Dynamics 365 Business Central-verzendproces met GLS automatiseert.