AFAS + SAP S/4HANA koppeling
Automatiseer de datastroom tussen AFAS en SAP S/4HANA. Synchroniseer debiteuren en crediteuren en verkooporders en inkooporders in real-time.
SyncIT koppelt AFAS en SAP S/4HANA zodat grootboekposten, loonmutaties en intercompany-journaalposten automatisch en foutloos tussen beide systemen stromen. Je maandsluiting verloopt sneller, je consolidatie klopt meteen en je team stopt met handmatig reconciliëren.
Het probleem
Veel concerns draaien SAP S/4HANA als global ERP voor financiële consolidatie en AFAS voor de Nederlandse entiteit — HR, salarisadministratie en lokale inkoop. Elke maand betekent dat handmatig grootboekposten exporteren uit AFAS, omzetten naar de juiste SAP company-code en BAPI-structuur, en controleren of elk intercompany-journaalpost klopt. Eén verkeerde mapping en de consolidatie sluit niet. Loonmutaties worden los bijgehouden in spreadsheets totdat iemand ze handmatig in SAP verwerkt. Generieke middleware snapt het verschil tussen een AFAS-administratie en een SAP company-code niet, en begrijpt ook niets van BAPI- of OData-aanroepen. Resultaat: maandsluitingen duren te lang, afwijkingen worden pas laat ontdekt en het team steekt uren in reconciliatie die eigenlijk automatisch kan.
De oplossing
SyncIT bouwt een directe koppeling die AFAS-journaalposten, kostenplaatsen en loonmutaties automatisch vertaalt naar de juiste SAP S/4HANA company-code via BAPI of OData. Intercompany-boekingen worden herkend en aan beide kanten correct geboekt. HR-mutaties uit AFAS Profit stromen bij elke salarisrun direct door naar SAP zonder handmatige tussenkomst. De koppeling loopt batch op je maandsluitingsschema of real-time bij kritieke mutaties. Foutgevallen worden geflagd met een duidelijke melding zodat je finance-team direct actie kan nemen — geen stille mismatches meer.
Voordelen van de AFAS + SAP S/4HANA koppeling
- Geen handmatige invoer meer: Data stroomt automatisch tussen AFAS en SAP S/4HANA
- Altijd actuele data: Wijzigingen worden direct gesynchroniseerd in beide systemen
- Minder fouten: Automatische synchronisatie elimineert menselijke invoerfouten
- Tijdsbesparing: Medewerkers besteden geen tijd meer aan dubbele invoer
- AFAS-data beschikbaar: Inkoopbeheer en crediteurenadministratie direct beschikbaar in SAP S/4HANA
- SAP S/4HANA-data beschikbaar: Financiën en controlling (FI/CO) op in-memory database direct beschikbaar in AFAS
Datastromen
- AFAS data synchronisatie: debiteuren, crediteuren, facturen vanuit AFAS automatisch beschikbaar in SAP S/4HANA
- SAP S/4HANA data synchronisatie: verkooporders, inkooporders, productiemeldingen vanuit SAP S/4HANA automatisch beschikbaar in AFAS
- Bidirectionele synchronisatie: debiteuren, verkooporders worden in beide richtingen gesynchroniseerd
- Aanvullende datastromen: Optionele synchronisatie van medewerkers, projecturen, grootboekposten
Resultaten
- 90% minder handmatig werk: Tijdsbesparing
- 90% minder invoerfouten: Foutreductie
- Synchronisatie binnen seconden: Snelheid
Technische details
Zo werkt de AFAS + SAP S/4HANA koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We brengen samen jouw AFAS-administraties, SAP company-codes en de gewenste dataflows in kaart. Denk aan grootboek, kostenplaatsen, loonmutaties en intercompany-transacties.
- Datamapping: We documenteren de vertaaltabel: AFAS-rekeningen naar SAP G/L-accounts, AFAS-kostenplaatsen naar SAP cost-centers en de intercompany-paren. Dit vormt het fundament van de koppeling.
- Bouw in testomgeving: De koppeling wordt gebouwd op jouw AFAS-testomgeving en SAP-sandbox. We testen BAPI- of OData-aanroepen, foutafhandeling en rollback-scenario's bij afkeurende journaalposten.
- Acceptatietest: Jouw finance-team valideert de resultaten met een volledige maandsluiting in de testomgeving. Afwijkingen worden direct gecorrigeerd voor livegang.
- Livegang: De koppeling wordt live gezet op het productiesysteem. De eerste synchronisatie verloopt begeleid zodat we eventuele randgevallen direct opvangen.
- Monitoring en onderhoud: Onze monitoring kijkt 24/7 of de synchronisatie draait. API-wijzigingen van AFAS of SAP S/4HANA worden binnen het maandelijks abonnement opgepakt.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | SAP Cloud Integration Suite |
|---|
| FI/CO grootboek-sync | Ja | Nee | Nee | Ja |
| Multi-company code mapping | Ja | deels | Nee | Ja |
| Intercompany journaalposten | Ja | Nee | Nee | deels |
| BAPI/OData expertise | Ja | Nee | Nee | Ja |
| Multi-administratie support | Ja | deels | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | deels |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | Ja | Nee |
| Geen eenmalige kosten | Nee | Ja | Ja | Nee |
Wat kost deze koppeling?
Elke AFAS x SAP S/4HANA koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
• Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten variëren met het aantal te koppelen administraties, de complexiteit van de company-code mapping en het gebruik van BAPI versus OData.
• Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer AFAS of SAP S/4HANA hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Werkt de koppeling met zowel AFAS Profit als AFAS Online?
- Ja. We bouwen de koppeling op de AFAS REST API die beschikbaar is voor zowel Profit (on-premise of hosted) als AFAS Online. De authenticatiemethode verschilt iets per omgeving, maar de functionaliteit is gelijk.
- Ondersteunt de koppeling meerdere AFAS-administraties tegelijk?
- Ja, multi-administratie is standaard meegenomen in het ontwerp. Elke AFAS-administratie wordt apart geconfigureerd en gekoppeld aan de juiste SAP company-code.
- Gebruikt de koppeling BAPI of OData om in SAP te schrijven?
- Dat hangt af van jouw SAP S/4HANA-versie en de beschikbare interfaces. We adviseren tijdens het adviesgesprek welke methode het meest stabiel is voor jouw landschap.
- Wat gebeurt er als een journaalpost door SAP wordt afgewezen?
- De koppeling vangt de foutmelding op, logt deze met context en stuurt een alert naar het aangewezen e-mailadres of Slack-kanaal. De post wordt niet stil overgeslagen.
- Hoe worden intercompany-transacties behandeld?
- We mappen de intercompany-rekeningen van AFAS naar de corresponderende SAP-tegenrekeningen. Beide kanten van de boeking worden gelijktijdig geschreven zodat de consolidatie sluit.
- Kan de koppeling ook HR-loonmutaties doorzetten naar SAP HCM of SuccessFactors?
- Dit is uitbreidbaar. AFAS-loonmutaties kunnen via aparte flows worden doorgestuurd naar SAP HCM of SuccessFactors. Dit wordt als apart koppelingstraject ingericht en geprijsd.
- Wat kost een AFAS SAP S/4HANA koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen variëren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over AFAS
ERP-systeem voor MKB-bedrijven. SyncIT is een onafhankelijke partij en is niet gelieerd aan of gecertificeerd door de maker van dit systeem. Alle genoemde merknamen zijn eigendom van hun respectieve houders.
Over SAP S/4HANA
Enterprise ERP-platform van SAP voor grote organisaties. Real-time data processing en geavanceerde analytics.
Start met de AFAS en SAP S/4HANA integratie
Laat SyncIT de brug slaan tussen AFAS en SAP S/4HANA. Neem contact op voor een vrijblijvende demo.