AFAS + Exact Online koppeling
Synchroniseer financiele data tussen AFAS en Exact Online voor foutloze grootboeksynchronisatie en BTW-afstemming.
SyncIT koppelt AFAS en Exact Online zodat medewerker-, klant-, project- en financiele data automatisch tussen beide systemen synchroniseert. Van gewerkte uren in AFAS naar grootboek in Exact, of debiteurenstand uit Exact terug naar AFAS — zonder CSV-exports of dubbele invoer, en altijd op basis van jouw specifieke workflow.
Het probleem
MKB-bedrijven die AFAS als ERP gebruiken en Exact Online als boekhoudpakket, werken dagelijks in twee gescheiden financiele systemen. Facturen, inkooporders en grootboekposten uit AFAS moeten handmatig worden overgenomen in Exact Online. Dit kost uren per week en leidt tot fouten die pas bij de BTW-aangifte of jaarafsluiting aan het licht komen.
De accountant werkt in Exact Online en mist real-time inzicht in de financiele situatie vanuit AFAS. Grootboekstanden lopen uiteen, facturen worden dubbel geboekt of vergeten, en de BTW-aangifte klopt niet met de werkelijke transacties in het ERP.
Bij groeiende bedrijven wordt dit probleem groter. Meer transacties betekent meer handwerk, meer fouten en meer tijd aan reconciliatie tussen AFAS en Exact Online.
De oplossing
SyncIT integreert AFAS met Exact Online zodat financiele data automatisch wordt gesynchroniseerd. Verkoopfacturen, inkoopfacturen en grootboekposten uit de Profit financieel module stromen automatisch naar Exact Online via de Exact Online REST API.
BTW-bedragen worden correct overgenomen en afgestemd tussen beide systemen. De accountant heeft in Exact Online altijd actuele cijfers zonder handmatig werk. Reconciliatie tussen AFAS en Exact Online is overbodig omdat beide systemen continu in sync zijn.
Bij maand- en jaarafsluitingen zijn de cijfers in Exact Online compleet en correct, rechtstreeks vanuit AFAS.
Voordelen van de AFAS + Exact Online koppeling
- Geen handmatig overboeken: Financiele data stroomt automatisch van AFAS naar Exact Online.
- BTW altijd correct: BTW-bedragen afgestemd tussen AFAS en Exact Online voor foutloze aangifte.
- Accountant direct actueel: Exact Online bevat altijd de laatste cijfers uit AFAS.
- Snellere jaarafsluiting: Geen weken reconciliatie meer tussen ERP en boekhouding.
Datastromen
- : Verkoopfacturen en grootboekposten
- : Inkoopfacturen en creditnota's
- : Betalingsstatussen en reconciliatie
- : BTW-bedragen en -codes per transactie
Resultaten
- 100% gesynchroniseerd: Grootboek AFAS en Exact Online altijd in balans
- Uren bespaard: Geen handmatige boekingen of reconciliatie
- Foutloze BTW: Automatische afstemming van BTW-bedragen
Technische details
- AFAS GetConnector/UpdateConnector
- Exact Online Exact Online REST API
- Grootboeksynchronisatie
- Factuuruitwisseling
- BTW-afstemming
- Reconciliatie-verificatie
Zo werkt de AFAS + Exact Online koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We brengen je AFAS- en Exact Online-situatie in kaart: welke administraties, welke entiteiten (medewerkers, klanten, projecten, uren, facturen) je wilt koppelen en welke richting elke sync opgaat.
- Datamapping: Samen bepalen we hoe elk dataveld tussen AFAS en Exact Online vertaald wordt, inclusief afwijkende velden, custom velden en business rules per entiteit.
- Bouw in testomgeving: SyncIT bouwt de koppeling in een geisoleerde testomgeving zodat we de data-stromen kunnen valideren zonder je productieadministratie te raken.
- Acceptatietest: Je controleert proefmutaties in beide systemen: kloppen de records, de mappings en de uitzonderingen? Pas na jouw akkoord gaat de koppeling door naar productie.
- Livegang: De koppeling gaat live. Vanaf dat moment synchroniseren de afgesproken entiteiten automatisch tussen AFAS en Exact Online op de ingestelde frequentie.
- Monitoring en onderhoud: Onze monitoring kijkt 24/7 of de synchronisatie blijft lopen. API-wijzigingen van AFAS of Exact Online worden binnen het maandelijks abonnement opgepakt.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / CSV | Zapier / Make | Generieke iPaaS |
|---|
| Realtime of batch | Ja | Nee | deels | Ja |
| Bidirectionele sync | Ja | Nee | deels | Ja |
| Custom velden | Ja | deels | deels | deels |
| Meerdere administraties | Ja | Ja | deels | deels |
| Business rules | Ja | deels | Nee | deels |
| Monitoring en support | Ja | Nee | Nee | deels |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | Ja | Nee |
| Geen eenmalige kosten | Nee | Ja | deels | Nee |
Wat kost deze koppeling?
Elke AFAS x Exact Online koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
• Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal dataentiteiten, administraties en de complexiteit van je AFAS-configuratie.
• Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer AFAS of Exact Online hun API wijzigen.
Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw workflow.
Veelgestelde vragen
- Kan ik AFAS koppelen aan Exact Online zonder handmatige exports?
- Ja. SyncIT bouwt een directe API-koppeling tussen AFAS Online en Exact Online waarmee data automatisch tussen beide systemen stroomt. Geen CSV-exports, geen handmatige imports - elke mutatie wordt binnen de afgesproken frequentie gesynchroniseerd.
- Welke data kan ik synchroniseren tussen AFAS en Exact Online?
- Alle relevante entiteiten: debiteuren, crediteuren, medewerkers, projectinformatie, gewerkte uren, verkoopfacturen, inkoopfacturen en grootboekmutaties. Per entiteit bepalen we samen welke richting de sync opgaat en welke velden meekomen.
- Werkt de koppeling met meerdere AFAS-omgevingen of Exact Online administraties?
- Ja. Je kunt meerdere AFAS-omgevingen aan dezelfde of verschillende Exact Online administraties koppelen. Bij de datamapping bepalen we per administratie welke mapping geldt en welke business rules van toepassing zijn.
- Kan SyncIT ook custom velden uit AFAS meenemen?
- Ja. AFAS-custom velden (free fields) kunnen we mappen naar bestaande of custom velden in Exact Online. Dit wordt tijdens de datamapping-fase gespecificeerd en getest voordat de koppeling live gaat.
- Wat gebeurt er bij conflicten, bijvoorbeeld als een record in beide systemen wordt aangepast?
- Tijdens de datamapping leggen we per entiteit vast welk systeem leidend is. Bij conflicten wordt op basis van de afgesproken business rules gekozen welke versie wint, en de tegengestelde wijziging wordt gelogd voor controle.
- Hoe lang duurt het voordat de AFAS Exact Online koppeling live staat?
- De doorlooptijd hangt af van het aantal entiteiten, administraties en de complexiteit van je AFAS-configuratie. Een eenvoudige koppeling is binnen enkele weken live; uitgebreidere integraties met custom velden en business rules kunnen langer duren. Tijdens het adviesgesprek geven we een realistische planning.
- Wat kost een AFAS Exact Online koppeling bij SyncIT?
- We werken met eenmalige implementatiekosten voor ontwerp en bouw, plus een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support na livegang. Exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over AFAS
ERP-systeem voor MKB-bedrijven. SyncIT is een onafhankelijke partij en is niet gelieerd aan of gecertificeerd door de maker van dit systeem. Alle genoemde merknamen zijn eigendom van hun respectieve houders.
Over Exact Online
Cloud boekhoudpakket
AFAS en Exact Online synchroniseren?
Ontdek hoe SyncIT de financiele data tussen AFAS en Exact Online automatisch synchroniseert.