AFAS + ADP koppeling
Synchroniseer medewerkergegevens, salariskosten en verlofadministratie tussen ADP en AFAS voor een naadloze HR-financieelintegratie.
SyncIT verbindt ADP en AFAS Profit zodat medewerkergegevens, salarisjournaalposten en verlof automatisch synchroon zijn. Je HR-afdeling werkt in ADP, AFAS heeft altijd actuele personeelskosten — zonder dubbele administratie.
Het probleem
Je HR-afdeling werkt in ADP voor payroll en medewerkerregistratie, je financiële backbone draait op AFAS Profit. Iedere salarismutatie, nieuwe medewerker of verlofaanvraag moet handmatig in beide systemen worden verwerkt. Dat betekent dat je team elke week opnieuw mutaties zit over te typen: contractwijzigingen, loonsverhoging, nieuwe kostenplaats-toewijzingen — twee keer invoeren, twee keer controleren. Bij groeiende teams neemt de kans op fouten toe. Budgetten in AFAS bevatten verouderde personeelskosten omdat salarisjournaalposten niet real-time vanuit ADP binnenkomen. De directie neemt beslissingen op basis van personeelskosten die al een week oud zijn. Verlofsaldi lopen uiteen: je HR-medewerker ziet in ADP andere saldi dan de teammanager die in AFAS kijkt. En bij loonaangifte bij de Belastingdienst is compliance-risico reëel als persoonsgegevens in beide systemen van elkaar afwijken. Medewerkers die uitdienst gaan, worden soms vergeten in één van de twee systemen — met datakwaliteits- en beveiligingsrisico's als gevolg.
De oplossing
SyncIT integreert ADP met AFAS Profit zodat medewerkergegevens, salariskosten en verlofregistraties automatisch synchroon lopen. Nieuwe medewerkers in ADP worden direct aangemaakt in AFAS, inclusief medewerkernummer, afdeling, kostenplaats en contracttype. Salarismutaties vanuit ADP worden als salarisjournaalposten automatisch geboekt op de juiste grootboekrekeningen en kostenplaatsen in AFAS Profit financieel, zodat personeelsbudgetten altijd actueel zijn. Verlofaanvragen en verlofsaldi worden bidirectioneel gesynchroniseerd: een aanvraag in ADP is direct zichtbaar in AFAS en omgekeerd. Medewerkers die uitdienst gaan worden automatisch gedeactiveerd in beide systemen. De integratie gebruikt de ADP Workforce API en de AFAS HR-module, met een volledig audit trail per mutatie voor compliance-doeleinden.
Voordelen van de AFAS + ADP koppeling
- Geen dubbele invoer: Medewerkergegevens worden eenmalig in ADP ingevoerd en automatisch naar AFAS gesynchroniseerd.
- Actuele personeelskosten: Salariskosten zijn altijd up-to-date in AFAS voor nauwkeurige budgettering.
- Correcte verlofadministratie: Verlofregistraties kloppen in zowel ADP als AFAS zonder handmatige afstemming.
- Compliance en audit: Volledige traceerbaarheid van alle HR-mutaties voor interne en externe audits.
Datastromen
- : Medewerkergegevens, contracten en afdelingsinfo
- : Salariskosten, premies en toeslagen
- : Verlofaanvragen en goedkeuringen
- : Kostenplaatsen, budgetten en goedkeuringsstatussen
Resultaten
- 95%: Minder handmatige invoer van medewerkergegevens
- Realtime: Actuele salariskosten in financiele rapportages
- 100%: Consistente verlofregistratie tussen beide systemen
Technische details
- Medewerker-synchronisatie
- Salariskosten-sync
- Verlofregistratie
- Kostenplaats-toewijzing
- Mutatieverwerking
- Audit-logging
Zo werkt de AFAS + ADP koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We brengen in kaart welke ADP-bedrijfsstructuur je hebt, hoeveel AFAS-administraties er zijn, welke loonsoorten journaalposten genereren en hoe de kostenplaatsindeling werkt.
- Datamapping: We mappen ADP-employee-ID op AFAS-medewerkernummer, koppelen contracttypes en functiegroepen, en definiëren voor elke loonsoort de bijbehorende grootboekrekening en kostenplaats in AFAS Profit.
- Bouw in testomgeving: De koppeling wordt gebouwd op een ADP-testomgeving en AFAS-testadministratie. We simuleren een nieuwe medewerker, een salariswijziging, een verlofaanvraag en een uitdienst-scenario.
- Acceptatietest: Jij maakt een testmedewerker aan in ADP en controleert of die binnen de afgesproken tijd correct verschijnt in AFAS met de juiste afdeling, kostenplaats en contractgegevens.
- Livegang: Na akkoord gaat de koppeling live. Medewerkersmutaties, salarisjournaalposten en verlofwijzigingen stromen automatisch tussen ADP en AFAS zonder handmatige tussenkomst.
- Monitoring en onderhoud: Onze monitoring kijkt 24/7 of de synchronisatie draait. API-wijzigingen van AFAS of ADP worden binnen het maandelijks abonnement opgepakt.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | ADP Marketplace integrations |
|---|
| Realtime salarisjournaal | Ja | Nee | Nee | deels |
| Bidirectionele verlofsync | Ja | Nee | Nee | deels |
| Kostenplaats-mapping | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Contractmutaties automatisch | Ja | Nee | deels | deels |
| Compliance-audit trail | Ja | Nee | Nee | deels |
| Multi-administratie support | Ja | deels | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | Nee | deels |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | deels |
| Geen eenmalige kosten | Nee | Ja | deels | Nee |
Wat kost deze koppeling?
Elke AFAS x ADP koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
• Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten variëren met het aantal te koppelen loonsoorten en grootboekrekeningen, de complexiteit van de kostenplaatsstructuur en het aantal AFAS-administraties binnen jouw ADP-bedrijfsstructuur.
• Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer AFAS of ADP hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Werkt dit met AFAS Profit en AFAS Online?
- Ja. SyncIT werkt met de REST API van zowel AFAS Profit (on-premise) als AFAS Online. We stellen de verbinding in op basis van jouw omgeving en autorisatieprofiel.
- Hoe worden loonjournaalposten op de juiste grootboekrekening geboekt?
- In de datamapping-stap definiëren we per loonsoort in ADP de bijbehorende grootboekrekening en kostenplaats in AFAS Profit. Zo landen salariskosten automatisch op de juiste plek in jouw financiële administratie.
- Kan ik meerdere AFAS-administraties koppelen aan een ADP-bedrijfsstructuur?
- Ja. Per bedrijfsonderdeel in ADP configureren we de routering naar de juiste AFAS-administratie, zodat salariskosten en medewerkerdata altijd op de juiste plek terechtkomen.
- Wat gebeurt er met historische medewerkerdata bij livegang?
- Bij de initiële setup bepalen we samen hoever historische data terug moet worden gesynchroniseerd. Bestaande medewerkers worden gematcht op een unieke sleutel zodat er geen duplicaten ontstaan in AFAS.
- Hoe worden GDPR/AVG-eisen rondom persoonsgegevens afgedekt?
- Alle dataoverdracht verloopt versleuteld via beveiligde API-verbindingen. We verwerken uitsluitend de persoonsgegevens die nodig zijn voor de synchronisatie en leggen dit vast in een verwerkersovereenkomst.
- Wat als een medewerker uit dienst gaat — wordt dat automatisch in beide systemen verwerkt?
- Ja. Een uitdienst-mutatie in ADP triggert automatisch de deactivering in AFAS, inclusief het sluiten van de medewerkerkaart en het stoppen van verdere salarisjournaalposten.
- Wat kost een AFAS ADP koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen variëren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over AFAS
ERP-systeem voor MKB-bedrijven. SyncIT is een onafhankelijke partij en is niet gelieerd aan of gecertificeerd door de maker van dit systeem. Alle genoemde merknamen zijn eigendom van hun respectieve houders.
Over ADP
Wereldwijde payroll- en HR-dienstverlener. Salarisadministratie en personeelsbeheer.
AFAS en ADP automatisch synchroniseren?
Ontdek hoe SyncIT de integratie tussen ADP en AFAS volledig automatiseert. Geen handmatige invoer, altijd actuele HR-data.