Unit4 + Shopify koppeling
Verbind uw Unit4 ERP-omgeving naadloos met uw Shopify webshop. Synchroniseer automatisch orders, voorraden, klantgegevens en prijzen tussen beide systemen en elimineer tijdrovende handmatige invoer.
SyncIT verbindt Unit4 ERP met Shopify zodat productgegevens, voorraad, orders en facturen automatisch tussen beide systemen synchroniseren. Of Unit4 nu leidend is voor voorraad en Shopify verkoopt, of andersom — elke transactie wordt realtime geboekt zonder dat jij een Excel-bestand hoeft te draaien of orders hoeft over te typen.
Het probleem
Bedrijven die Unit4 ERP gebruiken naast een Shopify webshop lopen dagelijks aan tegen een kostbaar probleem: data die in twee aparte systemen leeft. Elke nieuwe webshoporder moet handmatig worden overgezet naar Unit4 voor factuurverwerking en voorraadmutaties. Elke prijswijziging in Unit4 moet apart worden doorgevoerd in Shopify. Dit proces is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Een medewerker die een order vergeet over te zetten, een verkeerd aantal invoert of een prijsupdate mist, leidt direct tot problemen: klanten die producten bestellen die niet meer op voorraad zijn, facturen die niet kloppen, of marges die door verkeerde prijzen wegvallen. Naarmate het ordervolume groeit, schalen deze problemen mee. Groeiende webshops merken dat ze steeds meer administratieve krachten nodig hebben, puur om data van de ene naar de andere plek te kopiëren. Dat is kapitaalvernietiging. Bovendien is realtime inzicht in voorraadniveaus onmogelijk als synchronisatie handmatig en periodiek plaatsvindt, wat leidt tot oververkoop en teleurgestelde klanten.
De oplossing
Met een directe integratie tussen Unit4 ERP en Shopify worden beide systemen automatisch gesynchroniseerd. Zodra een klant een bestelling plaatst in uw Shopify webshop, wordt deze order direct doorgestuurd naar Unit4 voor verwerking, facturatie en voorraadmutatie. Omgekeerd worden wijzigingen in producten, prijzen en voorraden vanuit Unit4 automatisch bijgewerkt in uw webshop. Dit betekent dat uw webshop altijd actuele prijzen en correcte voorraadstanden toont, zonder dat iemand dit handmatig hoeft bij te houden. Klantgegevens worden centraal beheerd en blijven consistent in beide systemen. De integratie ondersteunt meerdere administraties, magazijnen en verkoopkanalen, waardoor ook complexere bedrijfsstructuren volledig geautomatiseerd kunnen werken. Pakbonnen en facturen kunnen automatisch worden aangemaakt en afgedrukt zodra een order binnenkomt. Het resultaat is een volledig geautomatiseerde order-tot-factuur-flow die schaalt met uw groei, zonder extra administratief personeel.
Voordelen van de Unit4 + Shopify koppeling
- Geen dubbele gegevensinvoer meer: Orders, klantgegevens en productinformatie worden automatisch gesynchroniseerd tussen Unit4 en Shopify, waardoor handmatige invoer volledig overbodig wordt.
- Altijd actuele voorraadniveaus: Voorraadmutaties in Unit4 worden direct doorgevoerd naar uw Shopify webshop, waardoor oververkoop wordt voorkomen en klanten altijd de juiste beschikbaarheid zien.
- Foutloze facturatieverwerking: Shopify orders komen automatisch als verkooporders in Unit4 binnen, inclusief klantgegevens en orderregels, zodat facturen zonder fouten worden aangemaakt.
- Schaalbaarheid zonder extra personeel: Of u nu 50 of 5000 orders per dag verwerkt, de integratie schaalt mee zonder dat u extra administratieve krachten hoeft aan te nemen.
- Realtime inzicht in bedrijfsdata: Doordat beide systemen continu gesynchroniseerd zijn, heeft u altijd een actueel beeld van uw omzet, marge en voorraadpositie vanuit Unit4.
Datastromen
- : Nieuwe bestellingen in Shopify worden automatisch als verkooporder aangemaakt in Unit4, inclusief klantgegevens, orderregels, betaalmethode en verzendadres.
- : Wijzigingen in voorraadniveaus en verkoopprijzen in Unit4 worden direct gesynchroniseerd naar de Shopify productpagina's.
- : Nieuwe en bestaande klanten uit Shopify worden automatisch aangemaakt of bijgewerkt in de Unit4 relatieadministratie.
- : Productomschrijvingen, artikelnummers en categorieën beheerd in Unit4 worden automatisch gesynchroniseerd naar de Shopify productcatalogus.
- : Zodra een order in Unit4 als verzonden wordt gemarkeerd, ontvangt de klant automatisch een verzendbevestiging vanuit Shopify.
Resultaten
- 95%: Minder handmatige orderinvoer
- 99%: Voorraadnauwkeurigheid
- 85%: Minder fouten in orderverwerking
- 12 uur: Tijdsbesparing per week
Technische details
- Unit4 Ordersynchronisatie
- Voorraadbeheer Unit4
- Productdata Synchronisatie
- Klant- en Adresdata
- Shopify Admin API
- Shopify Inventory Locations
Zo werkt de Unit4 + Shopify koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We brengen je Unit4 ERP en Shopify setup in kaart: welke administratie, welke artikelen je verkoopt, hoe orderverwerking werkt en welke workflows je wilt automatiseren.
- Datamapping: Samen bepalen we hoe producten, voorraad, orders en facturen tussen Unit4 en Shopify synchroniseren, inclusief btw-codes, grootboekrekeningen en bijzondere gevallen.
- Bouw in testomgeving: SyncIT bouwt de koppeling in een geisoleerde testomgeving zodat we de synchronisatie kunnen valideren zonder je live Shopify shop of Unit4 administratie te raken.
- Acceptatietest: Je controleert proef-orders en voorraadmutaties in beide systemen. Kloppen de mappings, btw en grootboekboekingen? Pas na jouw akkoord gaat het live.
- Livegang: De koppeling gaat live. Alle Shopify orders komen automatisch in Unit4 en voorraadmutaties in Unit4 synchroniseren direct naar Shopify.
- Monitoring en onderhoud: Onze 24/7 monitoring kijkt of de koppeling blijft lopen. API-wijzigingen van Unit4 of Shopify worden binnen het maandelijks abonnement opgepakt.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Generieke Shopify app | Zapier |
|---|
| Realtime order-sync | Ja | Nee | deels | deels |
| Voorraad bidirectioneel | Ja | Nee | deels | deels |
| Custom grootboekmapping | Ja | Ja | Nee | Nee |
| Meerdere Shopify shops | Ja | deels | deels | deels |
| Btw en OSS verwerking | Ja | deels | deels | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | Ja | Ja |
| Geen eenmalige kosten | Nee | Ja | deels | deels |
Wat kost deze koppeling?
Elke Unit4 x Shopify koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
• Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Kosten varieren met het aantal producten, administraties en je specifieke wensen rond orderverwerking en btw.
• Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen bij API-wijzigingen.
Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van je situatie.
Veelgestelde vragen
- Welke data synchroniseert SyncIT tussen Unit4 en Shopify?
- Producten, voorraden, verkooporders, klantgegevens en facturen. Per entiteit bepalen we samen welke kant de master is en welke velden meekomen, zodat de koppeling aansluit bij je bestaande Unit4-workflow.
- Kan ik meerdere Shopify shops aan een Unit4 administratie koppelen?
- Ja. Meerdere Shopify shops (bijvoorbeeld per land of merk) kunnen parallel aan dezelfde Unit4 administratie worden gekoppeld met een shop-identifier per order, zodat je per shop kunt rapporteren.
- Hoe worden btw en OSS verwerkt bij internationale verkopen?
- SyncIT detecteert automatisch het land van de klant en zet de juiste btw-code in Unit4. Voor OSS-verkopen binnen de EU wordt de btw per land geregistreerd en geaggregeerd zodat je OSS-aangifte aansluit op je administratie.
- Wat gebeurt er als voorraad in Unit4 wijzigt buiten Shopify om?
- Voorraadmutaties in Unit4 (bijvoorbeeld door inkoop, inventarisatie of retouren) worden direct doorgegeven aan Shopify, zodat je nooit meer verkoopt wat je niet hebt.
- Worden Shopify refunds correct verwerkt in Unit4?
- Ja. Refunds worden als creditnota in Unit4 aangemaakt, inclusief btw-correctie en eventueel teruggeboekte voorraad. Zo blijven je cijfers kloppen.
- Hoe lang duurt de implementatie?
- Een standaard Unit4 Shopify koppeling is binnen enkele weken live. Bij meerdere shops, complexe btw-regels of uitgebreide grootboekmappings kan het langer duren. Tijdens het adviesgesprek geven we een realistische planning.
- Wat kost een Unit4 Shopify koppeling bij SyncIT?
- We werken met eenmalige implementatiekosten voor ontwerp en bouw, plus een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. Exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Unit4
Nederlandse ERP-oplossing voor de dienstverlenende sector. Financieel management, HRM en projectbeheer.
Over Shopify
E-commerce platform voor online winkels
Unit4 integreren met Shopify?
Ontdek hoe SyncIt Unit4 en Shopify integreert voor automatische order-, voorraad- en productsynchronisatie.