IFS Cloud + Lightspeed Restaurant koppeling

Verbind IFS Cloud ERP naadloos met Lightspeed Restaurant via SyncIT. Omzetdata, verkoopstatistieken en voorraadinformatie stromen automatisch vanuit het kassasysteem naar het ERP, zodat de financiële administratie altijd up-to-date is zonder handmatige invoer.

SyncIT koppelt IFS Cloud en Lightspeed Restaurant zodat dagomzetten, betaalmethoden, voorraadonttrekkingen en vestigingsdata automatisch van je horecakassa naar je ERP stromen. Geen handmatige overboekingen meer: je financiele administratie in IFS Cloud is altijd actueel en je inkoopbeslissingen zijn gebaseerd op real-time verkoopdata.

Het probleem

Horecaondernemers die Lightspeed Restaurant gebruiken als kassasysteem en IFS Cloud als ERP, kampen met een fundamenteel dataprobleem: de twee systemen communiceren niet met elkaar. Dagomzet, menuverkopen, betalingstypen en voorraadonttrekkingen worden bijgehouden in Lightspeed, maar moeten handmatig worden overgezet naar IFS Cloud voor de financiele administratie, rapportage en inkoop. Dit handmatige proces is tijdrovend, foutgevoelig en leidt tot vertragingen in de boekhouding. Bij horecaketens met meerdere locaties verveelvoudigt dit probleem. Managers missen realtime inzicht in de financiele prestaties van individuele vestigingen, waardoor sturen op basis van actuele data onmogelijk is. Afwijkingen tussen kassaomzet en boekhoudkundige verwerking worden soms pas weken later ontdekt. Ingredientkosten lopen uit de hand doordat inkoopbeslissingen worden genomen op basis van verouderde verbruiksgegevens in plaats van actuele verkoopdata uit Lightspeed Restaurant.

De oplossing

De SyncIT integratie tussen IFS Cloud en Lightspeed Restaurant automatiseert de volledige datastroom tussen kassa en ERP. Dagelijkse omzetafsluitingen, gesplitst per betaalmethode, productcategorie en vestiging, worden automatisch vanuit Lightspeed Restaurant doorgestuurd naar IFS Cloud als geboekte transacties. Voorraadonttrekkingen op basis van verkopen worden gesynchroniseerd zodat het inkoopproces in IFS Cloud op actuele data is gebaseerd. Personeelsuren vanuit Lightspeed kunnen worden doorgezet naar IFS Cloud HR. SyncIT verwerkt de data volgens jouw boekhoudkundige structuur — grootboekrekeningen, kostenplaatsen en entiteiten worden correct gemapt. Het resultaat is een financieel ERP dat altijd actueel is, zonder dubbele invoer en met volledige audit trail.

Voordelen van de IFS Cloud + Lightspeed Restaurant koppeling

• Realtime financieel inzicht per vestiging: Omzetdata vanuit elk Lightspeed Restaurant kassapunt stroomt direct door naar IFS Cloud, zodat financieel managers altijd een actueel beeld hebben van de prestaties per locatie, zonder te wachten op handmatige exports.
• Foutloze boekhoudkundige verwerking: SyncIT mapt kassatransacties exact op de juiste grootboekrekeningen en kostenplaatsen in IFS Cloud, conform jouw rekeningschema. Handmatige invoerfouten en afwijkingen behoren tot het verleden.
• Geautomatiseerde voorraadsturing: Verkoopdata vanuit Lightspeed Restaurant triggert automatisch voorraadmutaties in IFS Cloud, zodat inkooporders tijdig worden aangemaakt en tekorten in de keuken worden voorkomen.
• Schaalbaar voor horecaketens: Of je één restaurant of vijftig vestigingen beheert — de integratie consolideert alle data uit meerdere Lightspeed-locaties naar één IFS Cloud omgeving, zonder extra handmatig werk per locatie.
• Snellere maand- en jaarafsluiting: Doordat alle omzet- en inkoopdata automatisch en correct in IFS Cloud terechtkomt, verloopt de maandafsluiting significant sneller. Accountants hoeven minder tijd te besteden aan dataverzameling en reconciliatie.

Datastromen

• Dagelijkse omzetafsluiting: De dagomzet per betaalmethode (pin, contant, creditcard) en productcategorie wordt elke avond automatisch vanuit Lightspeed Restaurant als boeking doorgestuurd naar IFS Cloud financiële administratie.
• Voorraadmutaties op basis van verkopen: Verkopen in Lightspeed Restaurant genereren automatisch voorraadmutaties in IFS Cloud, zodat de werkelijke voorraadpositie altijd up-to-date is en inkoopbeslissingen op actuele cijfers zijn gebaseerd.
• Menuwijzigingen en productsynchronisatie: Nieuwe producten, prijswijzigingen en menuaanpassingen die in IFS Cloud worden beheerd, kunnen worden gesynchroniseerd naar Lightspeed Restaurant om consistency te bewaken.
• Personeelsuren en kostentoewijzing: Gewerkte uren en personele kosten vanuit Lightspeed worden per kostenplaats doorgezet naar IFS Cloud HR en financiën voor accurate loonkostenadministratie per vestiging.

Resultaten

• 100% automatisch: Omzet van horeca naar ERP zonder handmatige invoer
• Real-time voorraad: Verbruik en financiele waarde altijd gesynchroniseerd
• Minder derving: Snellere signalering van voorraadverschillen

Technische details

• Omzetsynchronisatie
• Voorraadverbruik
• Inkoopautomatisering
• BTW-verdeling
• Betaalwijzen
• Dagafsluiting

Zo werkt de IFS Cloud + Lightspeed Restaurant koppeling - stap voor stap

1. Adviesgesprek: We bespreken welke datastromen tussen IFS Cloud en Lightspeed Restaurant moeten lopen: dagomzetten, betaalmethoden, productcategorieen, voorraadonttrekkingen en eventueel personeelsuren. We inventariseren het aantal vestigingen en de IFS Cloud Finance-inrichting.
2. Datamapping: We mappen de Lightspeed Restaurant betaalmethoden (pin, contant, voucher, Thuisbezorgd) naar de corresponderende grootboekrekeningen in IFS Cloud. Productcategorieen zoals dranken, gerechten en bijverkoop worden gekoppeld aan de juiste kostenplaatsen en btw-codes.
3. Bouw in testomgeving: In een Lightspeed Restaurant testomgeving en IFS Cloud sandbox simuleren we dagafsluitingen met meerdere betaalmethoden, voorraadonttrekkingen op basis van recepturen en omzetboekingen per vestiging. We testen ook annuleringen en correcties.
4. Acceptatietest: Je draait zelf een dagafsluiting in Lightspeed Restaurant en controleert of de omzet correct verschijnt in IFS Cloud, uitgesplitst per betaalmethode en vestiging. Je verifieert dat correctieboekingen als tegenboeking worden verwerkt.
5. Livegang: Na goedkeuring schakelen we de productieverbinding in voor alle vestigingen. Dagafsluitingen stromen automatisch naar IFS Cloud en voorraadonttrekkingen worden direct verwerkt. De eerste weken monitoren we intensief op correcte boekingen.
6. Monitoring en onderhoud: Na livegang monitort SyncIT de datastromen 24/7. Bij API-wijzigingen van Lightspeed Restaurant of IFS Cloud passen we de integratie aan binnen je abonnement, zodat de financiele data van al je vestigingen altijd correct in je ERP terechtkomt.

SyncIT vergeleken met alternatieven

Criterium	SyncIT	Handmatig / Excel	Zapier	Lightspeed Restaurant Reporting API
Automatische omzetboeking per vestiging naar ERP	Ja	Nee	Nee	deels
Uitsplitsing per betaalmethode naar grootboekrekeningen	Ja	Nee	Nee	deels
Voorraadonttrekking op basis van verkopen	Ja	Nee	Nee	Nee
Correctie- en annuleringsverwerking	Ja	Nee	Nee	deels
Multi-vestiging ondersteuning met aparte kostenplaatsen	Ja	Nee	Nee	deels
Multi-administratie support	Ja	Nee	Nee	Nee
Monitoring en support	Ja	Nee	deels	Nee
Directe setup zonder ontwikkeltraject	Nee	Ja	deels	deels

Wat kost deze koppeling?

Elke IFS Cloud x Lightspeed Restaurant koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model: - Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal vestigingen, de complexiteit van het rekeningschema in IFS Cloud en de diversiteit aan betaalmethoden en productcategorieen. - Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer IFS Cloud of Lightspeed Restaurant hun API wijzigen. Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.

Veelgestelde vragen

Werkt de integratie ook bij meerdere Lightspeed Restaurant locaties?

Ja, SyncIT ondersteunt multi-locatie setups. Data van meerdere Lightspeed Restaurant kassasystemen wordt gecombineerd en per vestiging correct gemapt naar de juiste entiteit of kostenplaats in IFS Cloud.

Hoe worden betaalmethoden gemapt naar IFS Cloud grootboekrekeningen?

Tijdens de implementatie configureert het SyncIT-team de mapping van Lightspeed betaalmethoden (pin, contant, voucher, etc.) naar de corresponderende grootboekrekeningen in jouw IFS Cloud rekeningschema. Dit is volledig aanpasbaar.

Kan SyncIT historische data vanuit Lightspeed importeren in IFS Cloud?

Ja, een initiele historische import behoort tot de implementatiemogelijkheden. Zo start je de integratie met een compleet en consistent financieel beeld, zonder gaten in de administratie.

Hoe gaat de integratie om met correcties en annuleringen in Lightspeed?

Gecorrigeerde of geannuleerde transacties in Lightspeed Restaurant worden als tegenboeking verwerkt in IFS Cloud, zodat de financiele administratie altijd de werkelijke situatie weerspiegelt.

Wat zijn de technische vereisten aan de IFS Cloud kant?

SyncIT maakt gebruik van de IFS Cloud REST API. Je hebt een IFS Cloud licentie nodig met API-toegang en de juiste gebruikersrechten voor de relevante modules (Finance, Inventory). Het SyncIT-team begeleidt de technische inrichting.

Worden ook personeelsuren vanuit Lightspeed Restaurant gesynchroniseerd naar IFS Cloud?

Ja, als je Lightspeed Restaurant gebruikt voor inklokregistratie kunnen de gewerkte uren per medewerker worden doorgezet naar de HR- of projectmodule van IFS Cloud. Zo heb je een centraal overzicht van personeelskosten per vestiging.

Wat kost een IFS Cloud Lightspeed Restaurant koppeling?

We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.

Over IFS Cloud

Cloud ERP voor manufacturing en servicegerichte bedrijven. Asset management, field service en supply chain.

Over Lightspeed Restaurant

Horeca kassasysteem. Bestellingen, tafelindeling, voorraadbeheer en rapportages.

IFS Cloud en Lightspeed Restaurant integreren?

Ontdek hoe SyncIT Lightspeed Restaurant en IFS Cloud integreert voor automatische omzetverwerking en voorraadbeheer.