IFS Cloud + Employes koppeling
De integratie tussen IFS Cloud en Employes verbindt uw industriele ERP-omgeving met een gebruiksvriendelijk salarisplatform dat speciaal is ontwikkeld voor het Nederlandse MKB. Personeelsgegevens, uren en contractwijzigingen stromen automatisch van IFS Cloud naar Employes, zodat uw salarisadministratie altijd klopt zonder handmatig overtypen. Zo houdt u grip op zowel uw bedrijfsoperaties als uw personeelskosten vanuit één verbonden ecosysteem.
SyncIT koppelt IFS Cloud en Employes zodat medewerkergegevens, contractwijzigingen, urenregistraties en loonjournaalposten automatisch tussen je ERP en salarisplatform stromen. Handmatige invoer verdwijnt, salarisruns draaien op actuele data en personeelskosten per project zijn altijd up-to-date.
Het probleem
Organisaties die werken met IFS Cloud als centraal ERP-platform lopen regelmatig tegen een hardnekkig probleem aan: personeelsgegevens leven in twee gescheiden werelden. In IFS Cloud beheert u projecten, assets, werkorders en financiën, terwijl Employes de salarisadministratie en HR-processen voor uw medewerkers afhandelt. Zonder een directe integratie betekent dit dat HR-medewerkers bij elke contractwijziging, nieuwe indiensttreding of functiewijziging dezelfde gegevens handmatig in beide systemen moeten invoeren. Dit kost niet alleen aanzienlijk veel tijd, maar leidt ook tot fouten die pas aan het einde van de salarisrun aan het licht komen. Denk aan verkeerde uurlonen die doorwerken in loonjournaalposten, of nieuwe medewerkers die niet op tijd in Employes zijn aangemaakt waardoor ze een salarisuitbetaling missen. Voor bedrijven in asset-intensieve sectoren die IFS Cloud inzetten, zijn dit structurele knelpunten die de schaalbaarheid van de organisatie belemmeren en onnodige administratieve druk creëren op zowel HR als Finance.
De oplossing
De SyncIt integratie tussen IFS Cloud en Employes elimineert de handmatige gegevensstroom tussen uw ERP en salarisplatform volledig. Zodra een medewerker in IFS Cloud wordt aangemeld, een contractwijziging krijgt of een andere functie toebedeeld krijgt, worden deze gegevens automatisch en in real-time doorgezet naar Employes. Dat betekent dat de salarisverwerking altijd werkt op basis van actuele, geverifieerde informatie uit uw bronsysteem. Uren die in IFS Cloud worden geregistreerd op projecten of werkorders, worden automatisch klaargesteld voor verwerking in de salarisrun van Employes. Financiele gegevens zoals loonjournaalposten worden teruggeschreven naar IFS Cloud, zodat uw financieel manager altijd een actueel beeld heeft van de personeelskosten per project of kostenplaats. De integratie werkt op basis van bewezen API-verbindingen en vereist geen technische kennis van uw kant. SyncIt beheert de mapping, de synchronisatielogica en de foutafhandeling, zodat u zich kunt concentreren op uw kernactiviteiten.
Voordelen van de IFS Cloud + Employes koppeling
- Geen dubbele gegevensinvoer meer tussen IFS Cloud en Employes, wat uren per week bespaart
- Altijd actuele personeelsgegevens in Employes op basis van de IFS Cloud bronsystemen
- Automatische verwerking van gewerkte uren en projecttoewijzingen in de salarisrun
- Loonjournaalposten worden automatisch teruggeschreven naar IFS Cloud voor nauwkeurige kostenplaatsbepaling
- Minder salarisfouten doordat nieuwe medewerkers en contractwijzigingen direct gesynchroniseerd worden
Datastromen
- Medewerkersstamdata: Nieuwe medewerkers en wijzigingen in naam, adres, functie, afdeling en contractvorm worden automatisch vanuit IFS Cloud doorgezet naar Employes, zodat het personeelsdossier altijd actueel is.
- Uren en projectregistratie: Gewerkte uren die in IFS Cloud worden vastgelegd op werkorders, projecten of assets worden gesynchroniseerd naar Employes voor verwerking in de maandelijkse salarisrun.
- Contractwijzigingen en dienstverbanden: In- en uitdienstmeldingen, functiewijzigingen en loonswijzigingen worden direct vanuit IFS Cloud overgedragen aan Employes om te zorgen dat de juiste arbeidsvoorwaarden worden toegepast.
- Loonjournaalposten: Na de salarisverwerking in Employes worden de loonjournaalposten per kostenplaats of project automatisch teruggeschreven naar IFS Cloud voor financiele rapportage en projectkostenbeheersing.
Resultaten
- 95%: Minder handmatige invoer van medewerkergegevens
- Realtime: Actuele salariskosten in financiele rapportages
- 100%: Consistente verlofregistratie tussen beide systemen
Technische details
- Medewerker-synchronisatie
- Salariskosten-sync
- Verlofregistratie
- Kostenplaats-toewijzing
- Mutatieverwerking
- Audit-logging
Zo werkt de IFS Cloud + Employes koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken welke HR-processen tussen IFS Cloud en Employes moeten worden verbonden: medewerkergegevens, contractwijzigingen, urenregistraties op werkorders en loonjournaalposten. We brengen in kaart welke IFS Cloud-modules en Employes-onderdelen betrokken zijn.
- Datamapping: Onze specialisten mappen de velden uit IFS Cloud — zoals personeelsnummers, kostenplaatsen, projectcodes en uurlonen — op de corresponderende velden in Employes. We bepalen welke looncomponenten en contracttypes automatisch moeten worden overgenomen.
- Bouw in testomgeving: In een testomgeving simuleren we scenario's zoals het aanmaken van een nieuwe medewerker in IFS Cloud, een contractwijziging doorvoeren en urenregistraties verwerken richting Employes. We valideren dat loonjournaalposten correct worden teruggeschreven naar IFS Cloud.
- Acceptatietest: Je voert zelf een nieuwe medewerker in via IFS Cloud en controleert of deze correct in Employes verschijnt met de juiste loongegevens. Je registreert testuren op een werkorder en verifieert dat de salarisrun in Employes het juiste resultaat geeft.
- Livegang: Na goedkeuring schakelen we de automatische stroom in. Alle medewerkerwijzigingen, urenregistraties en loonjournaalposten stromen voortaan realtime tussen IFS Cloud en Employes zonder handmatige tussenkomst.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de integratie 24/7. Bij API-wijzigingen van IFS Cloud of Employes passen wij de koppeling proactief aan binnen het maandelijkse abonnement, zodat je salarisverwerking en HR-synchronisatie ononderbroken blijven functioneren.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Employes CSV-import |
|---|
| Automatische medewerkerdata-synchronisatie | Ja | Nee | deels | Nee |
| Urenregistratie van werkorders naar salarisrun | Ja | Nee | Nee | deels |
| Loonjournaalposten terugschrijven naar ERP | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Ondersteuning complexe loonstructuren | Ja | Nee | Nee | deels |
| Foutafhandeling en herstelmogelijkheden | Ja | Nee | deels | Nee |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke IFS Cloud x Employes koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal HR-entiteiten dat wordt gesynchroniseerd, de complexiteit van de loonstructuur en het volume aan contractwijzigingen per periode.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer IFS Cloud of Employes hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Werkt de integratie ook als wij IFS Cloud on-premise draaien?
- Ja, SyncIt ondersteunt zowel de cloud- als on-premise variant van IFS Cloud. Via een beveiligde API-verbinding of middleware-laag wordt de data uitgewisseld, ongeacht hoe uw IFS-omgeving is gehost.
- Hoe lang duurt het om de integratie tussen IFS Cloud en Employes in te stellen?
- De gemiddelde implementatietijd bedraagt twee tot vier weken, afhankelijk van de complexiteit van uw loonstructuur en de gewenste datastromen. SyncIt verzorgt de volledige configuratie en onboarding.
- Wat gebeurt er als er een fout optreedt tijdens de synchronisatie?
- SyncIt heeft een ingebouwd foutafhandelingsmechanisme dat u direct op de hoogte stelt bij synchronisatiefouten. Alle mislukte records worden gelogd en kunnen eenvoudig worden herverwerkt nadat het probleem is opgelost.
- Kunnen wij zelf bepalen welke gegevens worden gesynchroniseerd tussen IFS Cloud en Employes?
- Absoluut. Via de SyncIt-configuratie bepaalt u zelf welke velden, afdelingen en entiteiten worden meegenomen in de synchronisatie. Zo heeft u volledige controle over de datastroom en kunt u de integratie aanpassen aan uw specifieke organisatiestructuur.
- Worden loonjournaalposten automatisch teruggeschreven naar IFS Cloud?
- Ja, na elke salarisrun in Employes worden de loonjournaalposten automatisch teruggeschreven naar de financiele module van IFS Cloud. Zo heeft uw financieel manager altijd actueel inzicht in personeelskosten per project of kostenplaats.
- Hoe gaat de integratie om met medewerkers die in meerdere IFS Cloud-entiteiten werken?
- SyncIT ondersteunt multi-entity configuraties. Medewerkers die in meerdere entiteiten of kostenplaatsen binnen IFS Cloud actief zijn, worden correct gesynchroniseerd naar Employes met de juiste toewijzing per administratie.
- Wat kost een IFS Cloud Employes koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over IFS Cloud
Cloud ERP voor manufacturing en servicegerichte bedrijven. Asset management, field service en supply chain.
Over Employes
Nederlandse payroll- en HR-software. Salarisadministratie, verlof en urenregistratie.
IFS Cloud en Employes automatisch synchroniseren?
Ontdek hoe SyncIT de integratie tussen Employes en IFS Cloud volledig automatiseert. Geen handmatige invoer, altijd actuele HR-data.