HubSpot + Epicor koppeling
Verbind HubSpot CRM met Epicor ERP zodat verkoop- en orderdata automatisch worden gesynchroniseerd. Voorkom dubbele invoer en geef je salesteam realtime inzicht in voorraden, orders en klanthistorie.
SyncIT koppelt HubSpot CRM en Epicor ERP zodat gewonnen deals automatisch verkooporders worden in Epicor en klantdata bidirectioneel gesynchroniseerd blijft. Je salesteam ziet voorraden en betalingsstatus direct vanuit HubSpot, zonder handmatig overtypen of schakelen tussen systemen.
Het probleem
Bedrijven die HubSpot gebruiken voor verkoop en Epicor voor hun ERP-processen, stoten dagelijks op een fundamenteel probleem: de twee systemen weten niets van elkaar. Verkopers sluiten deals in HubSpot, maar moeten vervolgens handmatig dezelfde klantgegevens, offertes en orders opnieuw invoeren in Epicor. Dat kost niet alleen uren per week, het leidt ook tot typefouten, verouderde klantdata en gemiste orderbevestigingen. Salesmanagers missen realtime inzicht in beschikbare voorraad, waardoor ze klanten beloften doen die de operatie niet kan nakomen. Financieel blijft er onzekerheid bestaan over welke deals daadwerkelijk zijn omgezet in facturen. Het gevolg: gefrustreerde verkopers, ontevredige klanten en een hogere kans op omzetlekkage.
De oplossing
SyncIT verbindt HubSpot en Epicor in een automatische, bidirectionele datastroom. Zodra een deal in HubSpot de status 'Gewonnen' krijgt, wordt er automatisch een verkooporder aangemaakt in Epicor zonder handmatige tussenkomst. Nieuwe klanten in HubSpot worden direct als relatie gesynchroniseerd naar Epicor, terwijl klantgegevens uit Epicor de contactrecords in HubSpot verrijken met orderhistorie, factuurbedragen en betalingsstatus. Verkopers zien vanuit HubSpot realtime de voorraadstatus van producten uit Epicor. Marketing kan op basis van Epicor-aankoopdata gerichte HubSpot-campagnes sturen. Het resultaat is een samenhangende werkomgeving: minder fouten, snellere orderverwerking en een compleet klantbeeld.
Voordelen van de HubSpot + Epicor koppeling
- Automatische orderaanmaak: Gewonnen deals in HubSpot worden direct verkooporders in Epicor
- Realtime voorraadinzicht: Verkopers zien live Epicor-voorraadniveaus vanuit HubSpot deals
- Geen dubbele invoer: Klantdata wordt eenmalig ingevoerd en automatisch gesynchroniseerd
- Compleet klantbeeld: Orderhistorie en factuurdata uit Epicor verschijnen in HubSpot CRM
- Gerichte marketingcampagnes: Gebruik Epicor-aankoopdata voor HubSpot-segmentatie en retargets
Datastromen
- : Bij het winnen van een deal in HubSpot wordt automatisch een verkooporder met klantgegevens aangemaakt in Epicor
- : Orderbevestigingen, factuurbedragen en betalingsstatus uit Epicor worden zichtbaar in de HubSpot dealrecord
- : Actuele voorraadniveaus en productprijzen uit Epicor worden beschikbaar voor verkopers in HubSpot
- : Nieuwe contacten en bedrijven aangemaakt in HubSpot worden gesynchroniseerd als debiteuren in Epicor
Resultaten
- 90%: Minder handmatige data-invoer tussen CRM en ERP
- 2x sneller: Doorlooptijd van offerte tot facturatie
- 0 fouten: Door inconsistente klantgegevens
Technische details
- Bidirectionele klantsync
- Order-generatie
- Facturatiestatus sync
- Voorraad inzicht
- Contactpersoon mapping
- Foutafhandeling en logging
Zo werkt de HubSpot + Epicor koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We inventariseren welke HubSpot-dealstages en Epicor-modules betrokken zijn: verkooporders, klantbeheer, voorraadstatus en factuurgegevens. Samen bepalen we welke datastromen prioriteit hebben en of je werkt met Epicor Kinetic, Epicor 9 of iScala.
- Datamapping: We mappen HubSpot-contacten en bedrijven op Epicor-klantrecords, HubSpot-dealregels op Epicor-orderregels en HubSpot-producten op Epicor-artikelen. Velden zoals betalingscondities, leveradressen en prijsafspraken worden per entiteit gekoppeld.
- Bouw in testomgeving: In een testomgeving simuleren we het volledige dealproces: een deal die in HubSpot naar 'Gewonnen' gaat, de automatische aanmaak van een verkooporder in Epicor en de terugkoppeling van voorraadstatus en factuurgegevens naar HubSpot. We testen met verschillende klanttypen en productconfiguraties.
- Acceptatietest: Jij sluit een testdeal in HubSpot en controleert of de verkooporder in Epicor correct is aangemaakt met de juiste klantgegevens, productregels en prijzen. Vervolgens controleer je of de factuurstatus uit Epicor zichtbaar is op de HubSpot-dealkaart.
- Livegang: Na goedkeuring activeren we de bidirectionele synchronisatie op je productie-omgevingen van HubSpot en Epicor. Vanaf dat moment worden gewonnen deals automatisch verwerkt en klantdata continu bijgewerkt tussen beide systemen.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de datastroom tussen HubSpot en Epicor 24/7. Bij API-wijzigingen van HubSpot of Epicor passen wij de integratie aan binnen je abonnement. Je ontvangt proactief meldingen als een synchronisatie afwijkt van het verwachte patroon.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Epicor CRM-module |
|---|
| Automatische orderaanmaak bij gewonnen deal | Ja | Nee | deels | deels |
| Bidirectionele klantdatasynchronisatie | Ja | Nee | Nee | deels |
| Realtime voorraadstatus in CRM | Ja | Nee | Nee | Ja |
| Factuurstatus zichtbaar in HubSpot | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Ondersteuning Epicor Kinetic en Epicor 9 | Ja | Nee | Nee | Ja |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | deels |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | deels |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke HubSpot x Epicor koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal dealstages dat wordt gesynchroniseerd, de complexiteit van het Epicor-productmodel en het volume aan klantrecords.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer HubSpot of Epicor hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Werkt de integratie ook met on-premise Epicor installaties?
- Ja, SyncIT ondersteunt zowel Epicor in de cloud als on-premise varianten via een beveiligde connector.
- Hoe snel worden orders aangemaakt in Epicor na het winnen van een deal?
- De synchronisatie verloopt in real-time. Zodra de dealstatus in HubSpot wijzigt, wordt de order binnen enkele seconden aangemaakt in Epicor.
- Welke Epicor-versies worden ondersteund?
- SyncIT ondersteunt Epicor Kinetic (voorheen Epicor 10), Epicor 9 en Epicor iScala voor integratie met HubSpot.
- Kunnen we bepalen welke deals worden doorgestuurd naar Epicor?
- Ja, je kunt filters instellen op dealstage, pipelinetype of productcategorie zodat alleen relevante deals een order aanmaken in Epicor.
- Worden bestaande klanten in beide systemen automatisch gekoppeld?
- Ja, SyncIT voert bij de eerste synchronisatie een match-analyse uit op basis van e-mailadres, btw-nummer of bedrijfsnaam. Bestaande klanten in HubSpot en Epicor worden automatisch aan elkaar gekoppeld om duplicaten te voorkomen.
- Kan de integratie ook offertes uit HubSpot naar Epicor sturen?
- Ja, naast gewonnen deals kunnen ook HubSpot-offertes worden gesynchroniseerd als verkoopoffertes in Epicor. Zo heb je het volledige offerte-tot-order traject geautomatiseerd zonder handmatig overtypen.
- Wat kost een HubSpot Epicor koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over HubSpot
Populairste CRM voor het MKB. Marketing, sales, klantenservice en CMS in één gratis platform.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
HubSpot en Epicor integreren?
Ontdek hoe SyncIT jouw HubSpot en Epicor naadloos met elkaar verbindt. Plan een gratis demo en zie het resultaat.