Exact Online + WooCommerce koppeling
Verbind je WooCommerce webshop direct met Exact Online en laat orders, klantdata en voorraad automatisch synchroniseren. Zo houd je je WordPress webshop en boekhouding altijd in sync zonder handmatig werk.
SyncIT koppelt Exact Online en WooCommerce zodat orders, klantgegevens en voorraadstanden automatisch tussen je webshop en boekhouding stromen. Het resultaat: geen handmatig overtypen meer, altijd kloppende voorraden in je WooCommerce-shop en foutloze facturen in Exact Online.
Het probleem
WooCommerce draait op WordPress en biedt volledige vrijheid in het bouwen van een webshop, maar heeft van zichzelf geen verbinding met boekhoudpakketten zoals Exact Online. Elke bestelling die binnenkomt, moet handmatig worden omgezet naar een factuur in Exact Online. Bij een groeiende webshop met tientallen tot honderden orders per week is dat simpelweg niet bij te houden. Fouten sluipen er snel in: een verkeerd btw-tarief, een klant die twee keer wordt aangemaakt, of een order die over het hoofd wordt gezien. Tegelijkertijd toont WooCommerce voorraden die niet meer kloppen met de werkelijkheid, omdat inkopen en retouren in Exact Online worden bijgehouden maar niet terugvloeien naar de webshop.
De oplossing
SyncIT verbindt WooCommerce en Exact Online via een directe synchronisatie die automatisch elke paar minuten loopt. Nieuwe WooCommerce-orders worden direct aangemaakt als verkoopfactuur of verkooporder in Exact Online, met de juiste klantgegevens, btw-codes en artikelomschrijvingen. Klanten die voor het eerst bestellen, worden automatisch als relatie toegevoegd in Exact Online. Voorraadbewegingen in Exact Online vloeien terug naar WooCommerce, zodat je webshop altijd de juiste beschikbaarheid toont. Dit werkt zowel voor de basis Exact Online licenties als voor de Commerce en Professional pakketten.
Voordelen van de Exact Online + WooCommerce koppeling
- Automatische synchronisatie elke 5 minuten: SyncIT controleert continue op nieuwe WooCommerce-orders en verwerkt deze direct in Exact Online. Je hoeft nooit handmatig een synchronisatie te starten en bent altijd zeker dat je boekhouding up-to-date is.
- Juiste btw-verwerking voor elke klant: Of je verkoopt aan een Nederlandse consument, een zakelijke klant in Duitsland of een particulier in Spanje, SyncIT verwerkt de btw altijd correct. Nederlandse btw, OSS voor EU-consumenten en ICP voor Europese zakelijke klanten worden automatisch herkend en correct geboekt.
- WooCommerce voorraad altijd actueel: Wanneer je in Exact Online een inkoop verwerkt, een retour boekt of een voorraadcorrectie doorvoert, wordt dit direct weerspiegeld in de WooCommerce voorraad. Klanten zien altijd de werkelijke beschikbaarheid van je producten.
- Geen dubbele klantkaarten: SyncIT herkent bestaande klanten in Exact Online op basis van e-mailadres. Terugkerende kopers worden niet opnieuw aangemaakt als relatie, zodat je klanthistorie in Exact Online overzichtelijk en compleet blijft.
- Ondersteunt meerdere Exact Online licenties: De koppeling werkt met Exact Online Essentials, Plus, Professional en de handelsversies. Afhankelijk van je licentie worden meer of minder functies gesynchroniseerd, zoals voorraadbeheer dat beschikbaar is vanaf de handelslicentie.
Datastromen
- WooCommerce bestellingen: Betaalde bestellingen uit WooCommerce worden automatisch doorgestuurd als verkoopfactuur of verkooporder naar Exact Online. Alle bestelgegevens worden meegenomen: artikelen, aantallen, prijzen, kortingscodes, verzendkosten en btw-bedragen.
- Klantgegevens: Nieuwe klanten uit WooCommerce orders worden automatisch als debiteur aangemaakt in Exact Online. Bestaande debiteuren worden herkend en gekoppeld, zodat je volledige klanthistorie en openstaande facturen op één plek staan.
- Voorraadbeheer: Voorraadmutaties in Exact Online, door inkopen, retouren of handmatige correcties, worden automatisch teruggeschreven naar WooCommerce. Je webshop toont daardoor altijd de werkelijke beschikbaarheid per product.
- Creditnota's bij retouren: Wanneer een klant een bestelling terugzendt en je de retour verwerkt in WooCommerce, wordt automatisch een creditnota aangemaakt in Exact Online voor het juiste bedrag inclusief btw-correctie.
Resultaten
- 100%: Automatische grootboekverwerking
- 99%: Correcte BTW-codering
- 10 uur: Tijdsbesparing per week
Technische details
- Grootboekrekening Mapping
- BTW-code Toewijzing
- Projectadministratie
- Debiteurenbeheer
- Betalingsverwerking
- Multi-administratie Support
Zo werkt de Exact Online + WooCommerce koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken welke WooCommerce-orderstromen je wilt synchroniseren met Exact Online: verkoopfacturen, verkooporders, klantgegevens en voorraadbewegingen. Samen bepalen we welke btw-codes, grootboekrekeningen en artikelgroepen relevant zijn.
- Datamapping: We mappen WooCommerce-producten op Exact Online-artikelen, WooCommerce-klanten op Exact Online-relaties en btw-tarieven per productcategorie op de juiste btw-codes in Exact Online. Ook leveradressen en bedrijfsgegevens worden gekoppeld aan de correcte velden.
- Bouw in testomgeving: In een testomgeving simuleren we WooCommerce-bestellingen met verschillende btw-tarieven, zakelijke en particuliere klanten, en meerdere leveradressen. We controleren of elke order correct als verkoopfactuur of verkooporder in Exact Online terechtkomt met de juiste grootboekrekeningen.
- Acceptatietest: Jij plaatst een testbestelling in WooCommerce en controleert of de verkoopfactuur in Exact Online klopt: juiste klantgegevens, btw-bedragen, artikelomschrijvingen en grootboekrekening. Daarnaast controleer je of voorraadwijzigingen in Exact Online correct terugvloeien naar WooCommerce.
- Livegang: Na goedkeuring schakelen we de automatische synchronisatie in op je live WooCommerce-webshop en Exact Online-administratie. Nieuwe orders worden vanaf dat moment automatisch verwerkt en voorraden worden continu bijgewerkt.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de synchronisatie tussen WooCommerce en Exact Online 24/7. Bij API-wijzigingen van WordPress, WooCommerce of Exact Online passen wij de integratie aan binnen je abonnement, zodat je orderverwerking ononderbroken blijft draaien.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Exact Online Scan & Herken |
|---|
| Automatische ordersynchronisatie naar verkoopfacturen | Ja | Nee | deels | Nee |
| Bidirectionele voorraadsynchronisatie | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Btw-mapping per productcategorie | Ja | Nee | Nee | deels |
| Klantmatching en deduplicatie | Ja | Nee | Nee | deels |
| Ondersteuning voor WooCommerce Subscriptions | Ja | Nee | deels | Nee |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | deels |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | deels |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Exact Online x WooCommerce koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal orderstromen, de complexiteit van btw-configuraties en het volume aan productvarianten.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Exact Online of WooCommerce hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Werkt de koppeling ook met WooCommerce Subscriptions voor terugkerende betalingen?
- Ja, terugkerende betalingen via WooCommerce Subscriptions worden per betaaltermijn als losse verkoopfactuur aangemaakt in Exact Online. Zo heb je per klant een volledig overzicht van alle facturen in je boekhouding, ook voor abonnementsproducten.
- Mijn WooCommerce webshop heeft meerdere productcategorieën met verschillende btw-tarieven. Hoe gaat SyncIT daarmee om?
- SyncIT leest het btw-tarief per product of productcategorie uit WooCommerce en boekt dit op de juiste btw-code in Exact Online. Producten met 9% btw en producten met 21% btw in dezelfde bestelling worden afzonderlijk geboekt op de correcte grootboekrekeningen.
- Hoe lang duurt het om de koppeling in te stellen?
- De basiskoppeling tussen WooCommerce en Exact Online is doorgaans binnen een uur operationeel. Je koppelt je Exact Online omgeving en WooCommerce via API-sleutels, waarna SyncIT de eerste synchronisatie uitvoert. Maatwerkinstellingen zoals specifieke grootboekrekeningen of klantgroepen stel je daarna in via het SyncIT dashboard.
- Worden ook bestellingen met meerdere leveradressen of bedrijfsbestellingen correct verwerkt?
- Ja. Bij zakelijke bestellingen in WooCommerce pakt SyncIT de bedrijfsnaam en het btw-nummer mee naar Exact Online, zodat de relatie correct wordt aangemaakt als zakelijke debiteur. Verschillende afleveradressen worden als aparte adresgegevens meegestuurd met de verkooporder.
- Kan ik kiezen of WooCommerce-orders als verkoopfactuur of verkooporder in Exact Online worden aangemaakt?
- Ja, je bepaalt zelf of bestellingen als verkoopfactuur of als verkooporder in Exact Online terechtkomen. Verkooporders bieden de mogelijkheid om eerst te controleren en daarna handmatig of automatisch om te zetten naar een factuur, terwijl verkoopfacturen direct geboekt worden.
- Hoe gaat SyncIT om met retouren en creditfacturen vanuit WooCommerce?
- Wanneer een retour wordt verwerkt in WooCommerce, maakt SyncIT automatisch een creditfactuur aan in Exact Online op de juiste klant en grootboekrekening. De voorraad wordt bijgewerkt zodra de retour in Exact Online is verwerkt, zodat WooCommerce weer de correcte beschikbaarheid toont.
- Wat kost een Exact Online WooCommerce koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Exact Online
Cloud boekhoudpakket
Over WooCommerce
WordPress e-commerce
WooCommerce met Exact Online integreren?
Ontdek hoe SyncIT WooCommerce-orders automatisch verwerkt in Exact Online met correcte grootboek- en BTW-codering.