Exact Online + Magento koppeling
Koppel je Magento webshop aan Exact Online en verwerk orders, klantdata en voorraden volledig automatisch in je boekhouding. Speciaal geschikt voor grotere webshops die dagelijks veel orders verwerken en een robuuste integratie tussen hun e-commerce platform en ERP-pakket nodig hebben.
SyncIT koppelt Exact Online en Magento zodat webshoporders automatisch als facturen in je boekhouding verschijnen en voorraden real-time worden teruggeschreven naar je webshop. Ideaal voor middelgrote en grote webshops die handmatige boekingen willen elimineren en altijd actuele voorraadstanden willen tonen.
Het probleem
Magento is een krachtig e-commerce platform dat populair is bij middelgrote en grotere webshops in Nederland vanwege de uitgebreide maatwerkmogelijkheden. De keerzijde is dat Magento van zichzelf geen koppeling heeft met boekhoudpakketten zoals Exact Online. Bij een druk seizoen met honderden orders per dag is handmatige verwerking in Exact Online onmogelijk. Artikelcodes in Magento sluiten vaak niet één-op-één aan op de artikelnummers in Exact Online, wat handmatige matching vereist bij elke boeking. Voorraden die in Exact Online worden beheerd via inkopen en retouren, vinden hun weg niet automatisch terug naar Magento, wat zorgt voor verouderde voorraadstanden in de webshop. Klantgegevens van zakelijke B2B-kopers moeten handmatig worden aangemaakt als debiteur in Exact Online, inclusief btw-nummer en betalingstermijn.
De oplossing
SyncIT verbindt Magento en Exact Online via een integratie die volledig automatisch werkt, ook bij grote ordervolumes. Nieuwe Magento-orders worden direct aangemaakt als verkoopfactuur of verkooporder in Exact Online, inclusief alle bestelregels, klantgegevens en de juiste btw-codes. De integratie ondersteunt zowel Magento Open Source als Adobe Commerce en werkt met meerdere Exact Online licentieniveaus, van Essentials tot Professional en handelsversies. Voorraden beheerd in Exact Online worden automatisch teruggeschreven naar Magento. Zakelijke klanten met een btw-nummer worden correct aangemaakt als B2B-debiteur in Exact Online met de juiste btw-behandeling.
Voordelen van de Exact Online + Magento koppeling
- Geschikt voor hoge ordervolumes: SyncIT verwerkt ook bij piekmomenten zoals Black Friday of seizoensaanbiedingen alle Magento-orders snel en foutloos in Exact Online. Er is geen handmatige tussenkomst nodig, ongeacht of je 10 of 1.000 orders per dag ontvangt.
- Volledige B2B-ondersteuning: Magento wordt veel gebruikt voor B2B-webshops met prijsafspraken per klant en zakelijke bestelprocessen. SyncIT verwerkt B2B-orders correct in Exact Online met het juiste btw-regime: binnenlandse btw, ICP voor Europese zakelijke klanten of BTW verlegd voor Nederlandse bedrijven.
- Flexibele keuze in boekhoudingstype: Je kiest zelf of Magento-orders in Exact Online worden aangemaakt als verkooptransactie, directe verkoopfactuur of verkooporder. Dit geeft je de flexibiliteit om de koppeling aan te laten sluiten op je bestaande boekhoudproces.
- Automatische artikelkoppeling: SyncIT koppelt Magento-producten aan de corresponderende artikelen in Exact Online op basis van SKU of artikelcode. Nieuwe producten die nog niet in Exact Online bestaan, worden automatisch aangemaakt, zodat alle orderregels altijd correct worden geboekt.
- Voorkomen van out-of-stock situaties: Wanneer je in Exact Online inkopen boekt of voorraadmutaties doorvoert, worden de bijgewerkte voorraadstanden direct doorgegeven aan Magento. Zo vermijd je dat je webshop producten aanbiedt die niet meer leverbaar zijn, wat klanttevredenheid hoog houdt.
Datastromen
- Magento orders: Betaalde bestellingen uit Magento worden automatisch als verkoopfactuur of verkooporder aangemaakt in Exact Online. Alle bestelregels worden meegenomen: artikelnummers, aantallen, prijzen, kortingen, verzendkosten en btw-bedragen gesplitst per btw-tarief.
- Klanten en debiteuren: Nieuwe klanten uit Magento worden als debiteur aangemaakt in Exact Online met naam, adres, btw-nummer en betalingstermijn. Bestaande debiteuren worden herkend en gekoppeld, zodat je volledige klant- en factuurhistorie in Exact Online staat.
- Voorraadbeheer: Voorraadmutaties in Exact Online, door inkopen, retouren, produktieorders of handmatige correcties, worden direct teruggeschreven naar Magento. Je kunt per product instellen welke voorraad beschikbaar wordt gesteld in de webshop.
- Artikelstamdata: Nieuwe artikelen uit Magento-orders die nog niet bestaan in Exact Online worden automatisch aangemaakt. Omgekeerd kunnen prijswijzigingen en productomschrijvingen uit Exact Online worden gesynchroniseerd naar de Magento-productcatalogus.
- Creditnota's en retouren: Retouren die in Magento worden verwerkt als credit memo, worden automatisch omgezet naar een creditnota in Exact Online voor het correcte btw-bedrag en de oorspronkelijke grootboekrekeningen.
Resultaten
- 100%: Automatische grootboekverwerking
- 99%: Correcte BTW-codering
- 10 uur: Tijdsbesparing per week
Technische details
- Grootboekrekening Mapping
- BTW-code Toewijzing
- Projectadministratie
- Debiteurenbeheer
- Betalingsverwerking
- Multi-administratie Support
Zo werkt de Exact Online + Magento koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken je Magento-setup: hoeveel storeviews je hebt, of je B2B en B2C combineert, welk Exact Online-abonnement je gebruikt en welke datastromen — orders, voorraden, klanten, retouren — gesynchroniseerd moeten worden.
- Datamapping: We mappen Magento-artikelen op Exact Online-artikelcodes, koppelen storeviews aan de juiste grootboekrekeningen en stellen btw-codes in per land en klantsegment. B2B-klanten met btw-nummer worden geconfigureerd voor intracommunautaire leveringen in Exact Online.
- Bouw in testomgeving: De integratie wordt gebouwd en getest met Magento-testorders in verschillende scenario's: B2C-bestellingen met laag en hoog btw-tarief, B2B-orders met btw-verlegging, orders met kortingscodes en verzendkosten, en retourzendingen die als creditnota in Exact Online moeten verschijnen.
- Acceptatietest: Je plaatst zelf testorders in je Magento-webshop en controleert of de facturen correct in Exact Online verschijnen met de juiste btw-codes, artikelomschrijvingen en klantgegevens. Je past een voorraad aan in Exact Online en verifieert dat Magento de nieuwe stand toont.
- Livegang: Na goedkeuring schakelen we de automatische synchronisatie in. Vanaf dat moment worden alle Magento-orders direct verwerkt in Exact Online en worden voorraadwijzigingen automatisch teruggeschreven naar je webshop.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de koppeling 24/7 en grijpt in bij fouten, API-wijzigingen of Magento-updates. Wanneer Exact Online of Magento hun API wijzigen, passen wij de integratie aan binnen het maandelijkse abonnement.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Magento Exact Online-extensie (Marketplace) |
|---|
| Automatische orderverwerking naar facturen | Ja | Nee | deels | deels |
| Bidirectionele voorraadsynchronisatie | Ja | Nee | Nee | deels |
| B2B-debiteurenaanmaak met btw-verlegging | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-storeview en multi-currency support | Ja | Nee | Nee | deels |
| Retourverwerking als creditnota | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | deels |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Exact Online x Magento koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten variëren met het aantal storeviews en talen in Magento, het volume aan SKU's dat gesynchroniseerd moet worden en de complexiteit van B2B-prijsstructuren en btw-regels.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Exact Online of Magento hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Werkt SyncIT ook met Magento 2 of alleen met oudere Magento versies?
- SyncIT ondersteunt Magento 2 en Adobe Commerce (de betaalde enterprise-versie van Magento). Magento 1 wordt niet meer actief ondersteund vanwege het einde van de officiële beveiliging. Als je nog op Magento 1 draait, is dit een goed moment om de upgrade naar Magento 2 te overwegen.
- Kan de koppeling omgaan met meertalige of multi-currency Magento webshops?
- Ja. SyncIT ondersteunt Magento webshops die in meerdere valuta of talen verkopen. Orders in buitenlandse valuta worden in Exact Online aangemaakt met de correcte wisselkoers op het moment van de bestelling. Meertalige productomschrijvingen worden in de taal van de boeking meegestuurd.
- Welk Exact Online abonnement heb ik nodig voor voorraadbeheer via de koppeling?
- Voorraadbeheer via de Magento-Exact Online koppeling is beschikbaar voor Exact Online abonnementen met een handelslicentie, zoals Exact Online Handel of de Professional versie met voorraadbeheer ingeschakeld. Met de Essentials of Plus licentie worden orders en klanten gesynchroniseerd, maar niet de voorraadstanden.
- Hoe gaat de koppeling om met backorders of pre-orders in Magento?
- Backorders en pre-orders worden als verkooporder aangemaakt in Exact Online met de status 'open'. Zodra de bestelling wordt verstuurd en je de status in Magento bijwerkt naar verzonden, wordt de verkooporder in Exact Online omgezet naar een factuur en wordt de voorraad aangepast.
- Worden kortingen en couponcodes correct verwerkt in Exact Online?
- Ja, kortingen uit Magento — inclusief couponcodes, catalogusprijsregels en winkelwagenkortingen — worden correct meegnomen in de factuur in Exact Online. Ze worden als aparte kortregel of als aangepast bedrag per bestelregel verwerkt, afhankelijk van je voorkeur.
- Kan de integratie ook omgaan met Magento-configureerbare en gebundelde producten?
- Ja, SyncIT verwerkt alle Magento-producttypen inclusief configureerbare, gebundelde en gegroepeerde producten. De juiste onderliggende eenvoudige producten worden als bestelregels aangemaakt in Exact Online, zodat je voorraad op SKU-niveau klopt.
- Wat kost een Exact Online Magento koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen variëren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Exact Online
Cloud boekhoudpakket
Over Magento
Enterprise e-commerce platform van Adobe. Flexibel, schaalbaar en geschikt voor complexe webshops.
Magento met Exact Online integreren?
Ontdek hoe SyncIT Magento-orders automatisch verwerkt in Exact Online met correcte grootboek- en BTW-codering.