Exact Online + HubSpot koppeling
Koppel Exact Online aan HubSpot en zorg dat klantdata, debiteuren, facturen en deals automatisch worden gesynchroniseerd tussen je boekhouding en je CRM. Salesmedewerkers zien direct de financiële status van een klant en je administratie wordt automatisch bijgewerkt wanneer een deal in HubSpot wordt gewonnen.
SyncIT koppelt Exact Online en HubSpot zodat gewonnen deals automatisch debiteuren aanmaken in je boekhouding en factuurstatussen direct zichtbaar zijn in je CRM. Sales en finance werken altijd met dezelfde klantgegevens zonder dubbele invoer of verouderde informatie.
Het probleem
In veel MKB-bedrijven leeft klantinformatie in twee totaal gescheiden werelden: de sales- en marketingafdeling werkt in HubSpot met contactpersonen, deals en e-mailhistorie, terwijl de financiële administratie in Exact Online wordt bijgehouden met debiteuren, facturen en betalingsgedrag. Wanneer een HubSpot-deal wordt gesloten, moet iemand de klantgegevens handmatig opnieuw invoeren in Exact Online als debiteur. Dit duurt gemiddeld tien tot twintig minuten per klant en is een bron van typefouten, afwijkende adresgegevens en dubbele klantrecords. Omgekeerd weten verkopers niet of een klant nog een openstaande factuur heeft voordat ze contact opnemen, wat leidt tot ongemakkelijke gesprekken en gemiste verkopen bij klanten met betalingsachterstanden.
De oplossing
SyncIT koppelt HubSpot en Exact Online zodat klantdata, debiteuren, facturen en deals automatisch worden gesynchroniseerd. Wanneer een deal in HubSpot op 'Gewonnen' wordt gezet, wordt de bijbehorende klant automatisch als debiteur aangemaakt in Exact Online met alle contactgegevens al ingevuld. Facturen die in Exact Online worden aangemaakt voor die klant, zijn vervolgens zichtbaar in het HubSpot-klantprofiel, zodat salesmedewerkers altijd weten of iemand nog een openstaande betaling heeft. De koppeling elimineert dubbele invoer volledig en zorgt dat beide afdelingen altijd met dezelfde, actuele klantgegevens werken.
Voordelen van de Exact Online + HubSpot koppeling
- Geen dubbele invoer van klantgegevens: Klantgegevens die in HubSpot zijn vastgelegd worden automatisch overgenomen in Exact Online als debiteur. Je administratie hoeft nooit meer handmatig contactpersonen over te typen, wat tientallen minuten per nieuwe klant bespaart en typefouten uitsluit.
- Salesteam ziet financiële klanthistorie: HubSpot-gebruikers kunnen direct in het klantprofiel zien welke facturen er in Exact Online openstaan. Zo belt je salesteam nooit meer een klant met een betalingsachterstand om een nieuw voorstel te doen, en weet de accountmanager altijd wat de financiële relatie is.
- Automatisch debiteuren aanmaken na deal: Zodra een deal in HubSpot de status 'Gewonnen' krijgt, triggert SyncIT de aanmaak van een debiteur in Exact Online. Dit versnelt het facturatieproces aanzienlijk, zodat de eerste factuur al de dag na het sluiten van de deal kan worden verstuurd.
- Consistente klantdata in beide systemen: Adreswijzigingen, naamswijzigingen of andere updates worden gesynchroniseerd zodat HubSpot en Exact Online altijd dezelfde klantgegevens bevatten. Dit is met name waardevol bij jaarafsluiting en accountcontroles waarbij data-integriteit essentieel is.
- Betere samenwerking tussen sales en finance: Door gedeelde klantdata werken sales en finance niet langer langs elkaar heen. De financiële afdeling krijgt automatisch de juiste klantgegevens en sales heeft inzicht in de financiële gezondheid van de klantrelatie, wat leidt tot betere beslissingen aan beide kanten.
Datastromen
- Contacten en bedrijven: Contactpersonen en bedrijven die in HubSpot zijn aangemaakt of bijgewerkt, worden gesynchroniseerd als debiteuren of relaties in Exact Online, inclusief adresgegevens, telefoonnummers, e-mailadressen en KVK-nummer indien aanwezig.
- Gewonnen deals als verkoopkans of factuur: Wanneer een deal in HubSpot de fase 'Gewonnen' bereikt, wordt er in Exact Online automatisch een verkoopkans of proforma-factuur aangemaakt op basis van de dealgegevens, inclusief producten en bedragen uit de HubSpot-deal.
- Factuurstatus en betalingen: Facturen en hun betaalstatus vanuit Exact Online worden zichtbaar in het HubSpot-klantprofiel. Salesmedewerkers zien direct of er openstaande facturen zijn, welk bedrag nog openstaat en wanneer de vervaldatum is.
- Debiteureninformatie: Klantcodes, debiteurennummers en financiële segmentatie vanuit Exact Online worden teruggespiegeld in HubSpot zodat je CRM-contacten altijd te koppelen zijn aan de juiste financiële administratie.
Resultaten
- 80%: Minder handmatige facturatie
- 0: Dubbele klantdata-invoer
- 100%: Factuurstatus zichtbaar in CRM
- 4 uur: Tijdsbesparing per week
Technische details
- Deal-naar-factuur automatisering
- Bidirectionele klantsync
- Betalingsstatus in CRM
- Omzetrapportage
Zo werkt de Exact Online + HubSpot koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken hoe je HubSpot-pipelines zijn ingericht, welke deal-fases een debiteur in Exact Online moeten triggeren en welke klantgegevens — zoals btw-nummer, betalingstermijn en KvK-nummer — mee moeten worden gesynchroniseerd.
- Datamapping: We mappen HubSpot-contactvelden op Exact Online-debiteurvelden, koppelen deal-eigenschappen aan verkooporders en stellen in welke factuurstatussen en betalingsinformatie terugvloeien naar HubSpot. Matching-regels op e-mailadres of bedrijfsnaam worden geconfigureerd om duplicaten te voorkomen.
- Bouw in testomgeving: De integratie wordt gebouwd en getest met HubSpot-testdeals. We controleren of een gewonnen deal correct een debiteur aanmaakt in Exact Online, of factuurstatussen terug verschijnen in HubSpot en of bestaande klanten correct worden gematcht zonder dubbele records.
- Acceptatietest: Je sluit zelf een testdeal in HubSpot en controleert of de debiteur correct verschijnt in Exact Online met alle gegevens. Vervolgens maak je een factuur aan in Exact Online en verifieer je dat de status zichtbaar is op het HubSpot-klantprofiel.
- Livegang: Na goedkeuring wordt de bidirectionele synchronisatie ingeschakeld. Vanaf dat moment worden nieuwe deals, debiteurenwijzigingen en factuurstatussen continu gesynchroniseerd tussen HubSpot en Exact Online.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de koppeling 24/7 en grijpt in bij synchronisatiefouten of mismatches. Wanneer Exact Online of HubSpot hun API wijzigen, passen wij de integratie aan binnen het maandelijkse abonnement.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | HubSpot Exact Online-integratie (marketplace) |
|---|
| Automatische debiteurenaanmaak vanuit deals | Ja | Nee | deels | deels |
| Factuurstatus zichtbaar in CRM | Ja | Nee | Nee | deels |
| Bidirectionele klantdatasynchronisatie | Ja | Nee | Nee | deels |
| Matching op bestaande records | Ja | Nee | Nee | deels |
| Configureerbare deal-fase triggers | Ja | Nee | deels | Nee |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | deels |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Exact Online x HubSpot koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten variëren met het aantal deal-pipelines in HubSpot, de complexiteit van debiteurenstructuur in Exact Online en het volume aan contactpersonen dat gesynchroniseerd moet worden.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Exact Online of HubSpot hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Moeten we onze bestaande Exact Online-debiteuren opnieuw invoeren in HubSpot?
- Nee. Bij het instellen van de koppeling voert SyncIT een initiële synchronisatie uit waarbij bestaande Exact Online-debiteuren worden gematcht aan HubSpot-contacten op basis van e-mailadres of bedrijfsnaam. Nieuwe debiteuren worden daarna automatisch aangemaakt of gekoppeld.
- Kan ik instellen welke HubSpot-deals een debiteur in Exact Online aanmaken?
- Ja. Je kunt per deal-fase of op basis van een HubSpot-eigenschap bepalen wanneer de synchronisatie naar Exact Online plaatsvindt. Zo maak je alleen debiteuren aan voor definitief gewonnen deals, niet voor deals in onderhandeling.
- Werkt de koppeling met alle Exact Online-abonnementen?
- SyncIT werkt met Exact Online via de officiële Exact REST API, die beschikbaar is voor Exact Online MKB en Professional abonnementen. Het gratis Starter-pakket van Exact Online heeft beperkte API-toegang; neem contact op met ons team om de geschiktheid van jouw abonnement te bevestigen.
- Hoe gaat SyncIT om met klanten die al zowel in HubSpot als in Exact Online bestaan?
- SyncIT matcht bestaande records op basis van e-mailadres en bedrijfsnaam. Wanneer een match wordt gevonden, worden de records gekoppeld en gesynchroniseerd zonder dat er duplicaten worden aangemaakt. De eerste synchronisatie geeft je een overzicht van alle gematchte en niet-gematchte records.
- Worden ook creditnota's en betalingsachterstanden zichtbaar in HubSpot?
- Ja, SyncIT kan factuurstatussen inclusief openstaande bedragen, creditnota's en betalingsachterstanden synchroniseren naar HubSpot. Zo ziet je salesteam direct in het klantprofiel of er financiële aandachtspunten zijn voordat ze contact opnemen.
- Kan de integratie ook productgegevens synchroniseren tussen HubSpot en Exact Online?
- Ja, SyncIT kan productcatalogi synchroniseren zodat je HubSpot-offertes aanmaakt met dezelfde artikelen en prijzen als in Exact Online. Wijzigingen in prijzen of productomschrijvingen worden automatisch doorgevoerd in beide systemen.
- Wat kost een Exact Online HubSpot koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen variëren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Exact Online
Cloud boekhoudpakket
Over HubSpot
Populairste CRM voor het MKB. Marketing, sales, klantenservice en CMS in één gratis platform.
Exact Online en HubSpot automatisch laten samenwerken?
Ontdek hoe SyncIT HubSpot-deals automatisch omzet naar Exact Online-facturen met volledig debiteurenbeheer.