Wat kost een systeemintegratie?

De kosten hangen af van de complexiteit. Een eenvoudige integratie tussen twee systemen start vanaf een paar honderd euro. Complexere multi-systeem integraties worden op maat geoffreerd na een gratis adviesgesprek.

Hoe lang duurt het bouwen van een integratie?

Een standaard integratie is binnen 1-2 weken operationeel. Complexere projecten kunnen 4-8 weken duren, afhankelijk van het aantal systemen en de gewenste functionaliteit.

Welke systemen kan SyncIT integreren?

SyncIT integreert alle gangbare bedrijfssystemen: ERP (AFAS, Exact Online, SAP), e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento), CRM (Salesforce, HubSpot), logistiek (Picqer, Sendcloud) en meer. Als een systeem een API heeft, kunnen wij er mee integreren.

Bieden jullie onderhoud en support?

Ja, wij bieden doorlopend onderhoud en monitoring van integraties. Bij storingen worden deze snel opgelost. Je krijgt een vast aanspreekpunt voor al je vragen.

Werken jullie ook met systemen die niet in de lijst staan?

Ja, als een systeem een API heeft kunnen wij er mee integreren. Neem contact op voor de mogelijkheden. We hebben ervaring met tientallen verschillende systemen en API-standaarden.

Hoe worden verschillende BTW-tarieven voor eten en drinken correct verwerkt?

De integratie is instelbaar per omzetcategorie in Formitable. Zo wordt voedsel automatisch geboekt op het lage BTW-tarief en drank op het standaardtarief, conform de Nederlandse BTW-regelgeving voor de horeca.

Werkt de integratie ook met het kassasysteem van het restaurant?

De integratie richt zich op de datakoppeling tussen Formitable en Exact Online. Als je kassasysteem al gekoppeld is aan Formitable of Exact Online, kan de volledige keten worden geautomatiseerd. Neem contact op voor een inventarisatie van je specifieke opzet.

Formitable heet nu ook Zenchef, werkt de integratie nog steeds?

Ja, de integratie is compatibel met zowel Formitable als de Zenchef-omgeving. De onderliggende API-verbinding blijft actief ongeacht de naam van het platform.

Kunnen aanbetalingen die later worden geannuleerd ook correct worden verwerkt?

Ja, bij annulering van een reservering wordt de aanbetaling automatisch omgezet naar een terugbetaling of no-show kost in Exact Online, afhankelijk van de instellingen in Formitable.

Is de integratie geschikt voor restaurantketens met meerdere locaties?

Ja, de integratie ondersteunt meerdere locaties. Elke vestiging kan worden gekoppeld aan een eigen administratie of divisie in Exact Online, zodat je per locatie en geconsolideerd kunt rapporteren.

Exact Online + Formitable koppeling

Koppel Exact Online aan Formitable en verwerk reserveringsomzet, tafelbestedingen en BTW-afdrachten automatisch in je financiële administratie. Ideaal voor restauranthouders die hun boekhoudprocessen willen professionaliseren en tijd besparen.

Het probleem

Voor restauranthouders en horecaondernemers die werken met Formitable als reserveringssysteem is de stap naar de financiële administratie in Exact Online vaak een manuele en tijdrovende klus. Dagelijkse omzetdata, couverts, no-show kosten en aanbetalingen die via Formitable worden vastgelegd, moeten handmatig worden overgetypt of via Excel worden geëxporteerd naar Exact Online. Dit kost niet alleen tijd, maar vergroot ook het risico op boekhoudkundige fouten. Horecabedrijven werken met complexe BTW-tarieven, waarbij dranken, eten en aanvullende diensten verschillende tarieven kennen. Het correct toewijzen van deze BTW-categorieën bij handmatige invoer is foutgevoelig. Bovendien missen financieel verantwoordelijken het actuele inzicht in dagomzet en perioderesultaten dat nodig is om snel bij te sturen op inkoop, personeelsinzet en marketingbudget. De administratie loopt altijd achter op de werkelijkheid op de werkvloer.

De oplossing

Vanuit Exact Online bekeken biedt de integratie met Formitable een directe en geautomatiseerde verbinding tussen de reserverings- en omzetdata van het restaurant en de financiële administratie. Alle omzetmutaties die Formitable registreert, zoals tafeltransacties, aanbetalingen, no-show kosten en cadeaubonnen, worden via de integratie automatisch als boekingen aangemaakt in Exact Online. De integratie zorgt voor correcte BTW-splitsing per productcategorie en koppelt inkomsten aan de juiste grootboekrekeningen. Horecamanagers kunnen vanuit Exact Online op elk moment de actuele omzetpositie raadplegen, vergelijken met vorige periodes en de rentabiliteit per omzetcategorie analyseren. Aanbetalingen worden als vooruitontvangen bedragen geboekt en bij realisatie automatisch omgezet naar definitieve omzet. Het resultaat is een actuele, kloppende horecaboekhouding die de financieel manager en accountant direct inzicht geeft in de prestaties van het restaurant zonder handmatige datainvoer.

Voordelen van de Exact Online + Formitable koppeling

Automatische omzetverwerking: Dagelijkse omzet, couverts en bestedingen uit Formitable worden automatisch als boeking aangemaakt in Exact Online, waardoor handmatig overtypen volledig vervalt.
Correcte BTW-splitsing: De integratie splitst omzet automatisch naar het juiste BTW-tarief per productcategorie, zodat je BTW-aangifte altijd nauwkeurig en volledig is.
Actueel financieel inzicht: Vanuit Exact Online zie je op elk moment de actuele dagomzet en periodeprestaties van je restaurant, zonder te wachten op handmatig ingevoerde rapportages.
Correcte verwerking van aanbetalingen: Aanbetalingen via Formitable worden als vooruitontvangen bedragen geboekt en bij uitvoering van de reservering automatisch omgezet naar definitieve omzetboekingen.
Minder accountantskosten: Een schone, geautomatiseerde boekhouding betekent minder correctiewerk voor je accountant, wat leidt tot lagere administratiekosten en snellere jaarrekeningen.

Datastromen

: Omzetmutaties per tafelsessie of dagafsluiting worden automatisch als journaalpost aangemaakt in Exact Online, gesplitst naar omzetcategorie en BTW-tarief.
: Aanbetalingen voor reserveringen worden als vooruitontvangen bedragen geboekt in Exact Online en bij realisatie automatisch omgezet naar definitieve omzet.
: Aangerekende no-show kosten worden als aparte inkomstenpost doorgezet naar Exact Online en correct verwerkt in de BTW-administratie.
: Uitgegeven en ingeloste cadeaubonnen worden als vooruitontvangen omzet dan wel als gerealiseerde omzet geboekt in Exact Online conform de boekhoudkundige richtlijnen.
: Bevestigingen van ontvangen betalingen vanuit Exact Online kunnen worden teruggekoppeld naar Formitable zodat de reserveringsadministratie altijd in sync is met de boekhouding.

Resultaten

100% correcte BTW: Automatische BTW-mapping van Formitable naar Exact Online
Dagelijks actueel: Dagafsluitingen direct verwerkt in Exact Online financieel
90% tijdsbesparing: Geen handmatige omzetinvoer meer nodig

Technische details

Formitable dagafsluitingen
BTW-mapping
Exact Online boekingsverwerking
Omzet per categorie
Betaalmethode-reconciliatie
Real-time monitoring

Veelgestelde vragen

Hoe worden verschillende BTW-tarieven voor eten en drinken correct verwerkt?: De integratie is instelbaar per omzetcategorie in Formitable. Zo wordt voedsel automatisch geboekt op het lage BTW-tarief en drank op het standaardtarief, conform de Nederlandse BTW-regelgeving voor de horeca.
Werkt de integratie ook met het kassasysteem van het restaurant?: De integratie richt zich op de datakoppeling tussen Formitable en Exact Online. Als je kassasysteem al gekoppeld is aan Formitable of Exact Online, kan de volledige keten worden geautomatiseerd. Neem contact op voor een inventarisatie van je specifieke opzet.
Formitable heet nu ook Zenchef, werkt de integratie nog steeds?: Ja, de integratie is compatibel met zowel Formitable als de Zenchef-omgeving. De onderliggende API-verbinding blijft actief ongeacht de naam van het platform.
Kunnen aanbetalingen die later worden geannuleerd ook correct worden verwerkt?: Ja, bij annulering van een reservering wordt de aanbetaling automatisch omgezet naar een terugbetaling of no-show kost in Exact Online, afhankelijk van de instellingen in Formitable.
Is de integratie geschikt voor restaurantketens met meerdere locaties?: Ja, de integratie ondersteunt meerdere locaties. Elke vestiging kan worden gekoppeld aan een eigen administratie of divisie in Exact Online, zodat je per locatie en geconsolideerd kunt rapporteren.

Over Exact Online

Cloud boekhoudpakket

Over Formitable

Nederlands reserveringsplatform voor restaurants. Tafelreserveringen, VIP-beheer en vooruitbetalingen.

Exact Online en Formitable integreren?

Ontdek hoe SyncIT de horecaomzet uit Formitable automatisch verwerkt in Exact Online voor foutloze BTW en actuele boekhouding.