Exact Online + BigCommerce koppeling
Synchroniseer uw BigCommerce webshop automatisch met Exact Online. Orders, klanten, voorraden en facturen stromen naadloos tussen uw e-commerceplatform en boekhouding, zonder handmatige invoer.
SyncIT koppelt BigCommerce aan Exact Online zodat webshoporders automatisch als verkoopfacturen in je boekhouding verschijnen en voorraadstanden continu gesynchroniseerd blijven. Geen handmatig overtikken meer, altijd actuele cijfers en een schaalbare administratie die meegroeit met je omzet.
Het probleem
Webshopondernemers die BigCommerce inzetten als e-commerceplatform en Exact Online gebruiken voor hun boekhouding, worden geconfronteerd met een groeiend administratief probleem naarmate de omzet stijgt. Elke order die in BigCommerce binnenkomt, moet handmatig worden ingevoerd als verkoopfactuur in Exact Online. Klantgegevens, productomschrijvingen, btw-bedragen en verzendkosten moeten stuk voor stuk overgetypt worden. Bij een webshop met tientallen orders per dag loopt dit snel op tot een dagtaak die medewerkers volledig in beslag neemt. Tegelijkertijd is de voorraadaansluiting problematisch: als een product in Exact Online als uitverkocht staat, weet BigCommerce dit niet automatisch, waardoor klanten producten kunnen bestellen die niet meer leverbaar zijn. Retouren en creditnota's vormen een extra complicatie, omdat terugbetalingen in BigCommerce niet automatisch leiden tot een creditfactuur in Exact Online. Dit alles zorgt voor een inefficiente bedrijfsvoering, te late financiele rapportages en een verhoogde kans op boekhoudkundige fouten die pas bij de jaarafsluiting worden ontdekt.
De oplossing
De integratie tussen BigCommerce en Exact Online via SyncIt verbindt je webshop direct met je financiele administratie. Zodra een klant een order plaatst in je BigCommerce webshop, wordt deze automatisch aangemaakt als verkooporder of factuur in Exact Online, met alle klantgegevens, productregels en btw-bedragen correct ingevuld. Nieuwe klanten worden automatisch aangemaakt in het klantenbestand van Exact Online. Voorraadbewegingen worden bidirectioneel gesynchroniseerd: leveringen die worden verwerkt in Exact Online verlagen automatisch de voorraad in BigCommerce, zodat je webshop altijd actuele voorraadstanden toont. Prijswijzigingen in Exact Online worden gesynchroniseerd naar BigCommerce. Retouren die worden goedgekeurd leiden automatisch tot een creditnota in Exact Online. Je financieel medewerker werkt met een accurate, real-time administratie en je logistiek team heeft altijd inzicht in de actuele voorraden. Dit schaalt moeiteloos mee van een kleine webshop tot een grote e-commerce operatie met duizenden orders per maand.
Voordelen van de Exact Online + BigCommerce koppeling
- Automatische orderverwerking: Elke BigCommerce order wordt automatisch omgezet naar een verkoopfactuur in Exact Online, inclusief klantgegevens, productregels, btw en verzendkosten.
- Realtime voorraadsynchronisatie: Voorraadbewegingen worden bidirectioneel gesynchroniseerd zodat uw BigCommerce webshop altijd actuele beschikbaarheid toont en u geen nabestellingen op uitverkochte producten ontvangt.
- Automatisch klantenbeheer: Nieuwe klanten die in BigCommerce bestellen, worden automatisch aangemaakt in het debiteurenbestand van Exact Online met alle adres- en contactgegevens.
- Foutloze btw-verwerking: Btw-tarieven worden automatisch toegepast op basis van productcategorie en klantlocatie, inclusief correcte verwerking van EU-transacties en OSS-regeling.
- Geautomatiseerde retouren en creditnota's: Goedgekeurde retouren in BigCommerce leiden automatisch tot een creditnota in Exact Online, waardoor uw debiteurenadministratie altijd correct en actueel is.
Datastromen
- : Nieuwe orders in BigCommerce worden automatisch aangemaakt als verkoopfacturen in Exact Online met alle orderdetails, klantgegevens en btw-bedragen.
- : Nieuwe en gewijzigde klantgegevens uit BigCommerce worden gesynchroniseerd naar het debiteurenbestand in Exact Online voor een centraal klantoverzicht.
- : Voorraadmutaties die in Exact Online worden verwerkt na inkoop of levering worden automatisch doorgevoerd in BigCommerce zodat uw webshop actuele voorraadstanden toont.
- : Goedgekeurde retourorders in BigCommerce worden automatisch omgezet naar creditnota's in Exact Online voor correcte verwerking in de debiteurenadministratie.
- : Productinformatie en verkoopprijzen worden vanuit Exact Online gesynchroniseerd naar BigCommerce zodat uw webshop altijd de actuele prijslijst toont.
Resultaten
- 100%: Automatische grootboekverwerking
- 99%: Correcte BTW-codering
- 10 uur: Tijdsbesparing per week
Technische details
- Grootboekrekening Mapping
- BTW-code Toewijzing
- Projectadministratie
- Debiteurenbeheer
- Betalingsverwerking
- Multi-administratie Support
Zo werkt de Exact Online + BigCommerce koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken welke Exact Online-licentie je hebt, hoe je BigCommerce-webshop is ingericht, welke datastromen prioriteit hebben (orders, voorraad, klanten, prijzen) en of je werkt met meerdere webshops of btw-regelingen.
- Datamapping: Onze specialisten leggen vast hoe BigCommerce-orders worden vertaald naar Exact Online-facturen: welke grootboekrekeningen per productgroep, hoe klantgegevens worden gematcht, welke btw-codes van toepassing zijn en hoe verzendkosten worden geboekt.
- Bouw in testomgeving: We bouwen de integratie en testen scenario's zoals een BigCommerce-order die als verkoopfactuur in Exact Online verschijnt, een voorraadwijziging in Exact Online die de BigCommerce-productpagina bijwerkt en een retour die als creditnota wordt aangemaakt.
- Acceptatietest: Jij plaatst testorders in BigCommerce en controleert of ze correct in Exact Online verschijnen met de juiste klantgegevens, btw-bedragen en grootboekrekeningen. Je financieel medewerker valideert de boekhoudkundige verwerking.
- Livegang: Na goedkeuring activeren we de integratie op je productieomgeving. Vanaf dat moment stromen orders automatisch van BigCommerce naar Exact Online, worden voorraden bidirectioneel gesynchroniseerd en worden retouren als creditnota verwerkt.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de integratie 24/7 op verwerkingsfouten, synchronisatievertragingen en API-wijzigingen. Wanneer Exact Online of BigCommerce een update uitbrengt die de datastromen raakt, passen wij de integratie proactief aan binnen het abonnement.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | BigCommerce Exact Online-app (native) |
|---|
| Automatische orderverwerking van BigCommerce naar Exact Online | Ja | Nee | deels | deels |
| Bidirectionele voorraadsynchronisatie | Ja | Nee | Nee | deels |
| Automatische klantaanmaak in Exact Online bij nieuwe BigCommerce-klant | Ja | Nee | deels | deels |
| Correcte btw-verwerking inclusief EU-OSS regeling | Ja | deels | Nee | Nee |
| Automatische creditnota's bij goedgekeurde retouren | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | deels |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Exact Online x BigCommerce koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal productcategorieen en btw-regels, de complexiteit van de voorraadbeheerstructuur en het volume aan orders dat dagelijks verwerkt wordt.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Exact Online of BigCommerce hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Welke Exact Online licenties zijn compatibel met de BigCommerce integratie?
- De integratie is beschikbaar voor Exact Online Handel Essentials, Handel Plus, Handel Professional en Handel Premium. Voor basisboekhoudlicenties is een vereenvoudigde versie beschikbaar.
- Hoe wordt btw verwerkt voor buitenlandse klanten via BigCommerce?
- De integratie ondersteunt de EU-OSS regeling waarbij btw automatisch wordt berekend op basis van het land van de klant. Alle btw-bedragen worden correct geboekt in Exact Online voor uw kwartaalaangifte.
- Wat gebeurt er met orders die al in BigCommerce staan voordat de integratie wordt geactiveerd?
- Bij activering van de integratie kunt u kiezen voor een historische import van bestaande orders, zodat ook eerder geplaatste orders worden verwerkt in Exact Online.
- Worden betalingen via iDEAL en andere betaalmethoden ook gesynchroniseerd?
- Ja, betalingsstatus vanuit BigCommerce wordt doorgegeven aan Exact Online. Zodra een order als betaald is gemarkeerd, wordt de bijbehorende factuur in Exact Online automatisch als voldaan afgevinkt.
- Kan de integratie meerdere BigCommerce webshops aan één Exact Online administratie koppelen?
- Ja, de integratie ondersteunt meerdere webshops. Elke BigCommerce store kan worden geconfigureerd met eigen boekingsregels, waardoor omzet per webshop inzichtelijk is in Exact Online.
- Hoe worden verzendkosten verwerkt in Exact Online?
- Verzendkosten uit BigCommerce-orders worden als aparte factuurregel geboekt op een door jou gekozen grootboekrekening in Exact Online. Zo houd je verzendkosten gescheiden van productomzet en heb je helder inzicht in je logistieke kosten.
- Wat kost een Exact Online BigCommerce koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Exact Online
Cloud boekhoudpakket
Over BigCommerce
SaaS e-commerce platform als alternatief voor Shopify. Geschikt voor snelgroeiende webshops.
BigCommerce met Exact Online integreren?
Ontdek hoe SyncIT BigCommerce-orders automatisch verwerkt in Exact Online met correcte grootboek- en BTW-codering.