Epicor + Visma Raet koppeling
De integratie tussen Epicor ERP en Visma Raet verbindt uw bedrijfsvoering naadloos met uw HR- en salarisadministratie. Personeelsdata, werktijden en loonkosten worden automatisch gesynchroniseerd tussen beide systemen, zodat u altijd beschikt over accurate en actuele informatie. Dit bespaart uw HR- en financiële teams aanzienlijk veel handmatig werk en vermindert fouten in de salarisverwerking.
SyncIT koppelt Epicor ERP aan Visma Raet Youforce zodat personeelsgegevens, loonkosten, verlofregistraties en uren automatisch tussen je HR-administratie en je bedrijfsvoering worden gesynchroniseerd. Het resultaat: betrouwbare kostenplaatsing per project of afdeling, geen dubbele data-invoer en altijd actuele capaciteitsinformatie voor je managers.
Het probleem
Organisaties die Epicor gebruiken voor hun bedrijfsvoering en Visma Raet voor hun HR- en salarisadministratie lopen regelmatig aan tegen het probleem van gefragmenteerde data. Personeelsinformatie zoals nieuwe medewerkers, functieveranderingen, contractwijzigingen en uitdiensttreding moet handmatig worden overgenomen tussen de twee systemen. Dit dubbele werk kost HR-medewerkers en financiele administrators urenlang per maand, met een aanzienlijk risico op invoerfouten. Wanneer salarisgegevens niet tijdig of incorrect worden bijgewerkt in Epicor, leidt dit tot foutieve kostenplaatsing en vertekende managementrapportages. Loonkosten per afdeling of project zijn daardoor niet betrouwbaar, wat strategische beslissingen bemoeilijkt. Ook verloopadministratie, verzuimregistratie en ureninformatie moeten handmatig worden afgestemd, wat de druk op de HR-afdeling verder vergroot.
De oplossing
Met de Epicor en Visma Raet integratie via SyncIT worden personeelsgegevens, loonkosten en uren automatisch gesynchroniseerd tussen beide platforms. Nieuwe medewerkers die worden aangemaakt in Visma Raet verschijnen automatisch in Epicor met de juiste kostenplaatsing. Salarisverwerking in Visma Raet resulteert direct in de juiste journaalposten en loonkostenboekingen in Epicor. Verlof- en verzuimgegevens worden automatisch doorgegeven, zodat projectplanning en capaciteitsmanagement altijd op actuele data zijn gebaseerd. HR-medewerkers hoeven geen dubbele administratie meer bij te houden en financiele managers beschikken over betrouwbare loonkostenrapportages per afdeling, project of kostenplaats. De integratie zorgt voor een consistente en foutloze gegevensstroom tussen uw HR-omgeving en uw ERP-systeem.
Voordelen van de Epicor + Visma Raet koppeling
- Foutloze loonkostenregistratie: Salaris- en loonkosten uit Visma Raet worden automatisch en correct geboekt in Epicor, waardoor uw financiële rapportages altijd overeenstemmen met de werkelijke personeelskosten.
- Tijdsbesparing voor HR en Finance: Handmatige overdracht van personeelsdata tussen de twee systemen vervalt volledig. HR- en financiële medewerkers besparen uren per maand die ze kunnen inzetten voor strategische taken.
- Actuele personeelsinformatie in ERP: Wijzigingen in personeelsdossiers, contracten en functies in Visma Raet worden direct doorgevoerd in Epicor, zodat uw ERP altijd de actuele organisatiestructuur weerspiegelt.
- Betrouwbare kostprijscalculatie: Door loonkosten correct toe te wijzen aan projecten, afdelingen of kostenplaatsen in Epicor verbetert de nauwkeurigheid van uw kostprijscalculaties en projectrendement.
- Compliance en auditbestendigheid: Consistente data tussen Visma Raet en Epicor verkleint het risico op discrepanties bij audits en vereenvoudigt de rapportage voor fiscale en wettelijke verplichtingen.
Datastromen
- Personeelsgegevens synchroniseren: Nieuwe medewerkers, functiewijzigingen en uitdienstmeldingen in Visma Raet worden automatisch verwerkt in Epicor, inclusief kostenplaats en afdelingsindeling.
- Loonkosten naar financiële administratie: Salarisverwerking in Visma Raet genereert automatisch de bijbehorende journaalposten in Epicor, wat handmatig overboeken elimineert.
- Verlof- en verzuimdata overdragen: Goedgekeurde verlofaanvragen en verzuimregistraties uit Visma Raet worden gesynchroniseerd met Epicor voor correcte capaciteitsplanning en projectbeheer.
- Urenregistratie exporteren: Gewerkte uren per medewerker of project worden vanuit Visma Raet automatisch overgedragen naar Epicor voor projectkostenberekening en facturatie.
- Organisatiestructuur bijwerken: Wijzigingen in afdelingen, teams en hiërarchie in Visma Raet worden automatisch gespiegeld in Epicor zodat rapportagestructuren altijd overeenkomen.
Resultaten
- 100% automatisch: Loonjournaalposten naar financieel zonder handwerk
- Real-time inzicht: Personeelskosten per afdeling en project
- Uren bespaard: Geen dubbele invoer van medewerkerdata
Technische details
- Medewerkerdata-sync
- Loonjournaalposten
- Kostenplaats-toewijzing
- Verlof- en urensync
- Contractwijzigingen
- Organisatiestructuur
Zo werkt de Epicor + Visma Raet koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We brengen samen in kaart welke HR-datastromen tussen Visma Raet Youforce en Epicor moeten lopen: medewerkergegevens, loonkosten, verlof- en verzuimdata, urenregistraties en kostenplaatsstructuren.
- Datamapping: We mappen medewerkerrecords, contracttypen en salariscomponenten uit Visma Raet naar de corresponderende velden in Epicor, inclusief kostenplaatsen, projectcodes en grootboekrekeningen voor loonkostenboekingen.
- Bouw in testomgeving: In een testomgeving simuleren we het aanmaken van een nieuwe medewerker in Visma Raet en controleren of het personeelsrecord correct in Epicor verschijnt. We testen of salarisverwerking in Youforce leidt tot juiste journaalposten in Epicor.
- Acceptatietest: Jij voert een medewerkersmutatie door in Visma Raet — bijvoorbeeld een functiewijziging of contractverlenging — en controleert of de kostenplaatsing en het personeelsrecord in Epicor automatisch correct worden bijgewerkt.
- Livegang: De automatische synchronisatie wordt geactiveerd. Vanaf dit moment stromen medewerkergegevens, loonkosten, verlofmutaties en ureninformatie continu tussen Visma Raet Youforce en Epicor zonder handmatige tussenkomst.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT bewaakt de datastroom 24/7 en signaleert afwijkingen in personeels- of loonkostendata direct. Bij API-wijzigingen van Epicor of Visma Raet passen wij de integratie aan binnen het lopende abonnement.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Visma Raet standaard export |
|---|
| Automatische medewerkerssynchronisatie | Ja | Nee | deels | Nee |
| Loonkostenboekingen naar ERP | Ja | Nee | Nee | deels |
| Verlof- en verzuimdata overdracht | Ja | Nee | Nee | deels |
| Urenregistratie naar projectadministratie | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Kostenplaatsing per afdeling en project | Ja | deels | Nee | Nee |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | deels |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x Visma Raet koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal medewerkers en contractvormen, de complexiteit van de kostenplaatsstructuur in Epicor en het aantal HR-modules in Visma Raet dat wordt aangesloten.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of Visma Raet hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Welke versies van Epicor en Visma Raet worden ondersteund?
- SyncIT ondersteunt Epicor Kinetic (cloud) en gangbare versies van Visma Raet Youforce. Neem contact met ons op voor compatibiliteitsinformatie over uw specifieke versies.
- Hoe worden privacygevoelige HR-gegevens beschermd tijdens de synchronisatie?
- SyncIT verwerkt alle data versleuteld via beveiligde API-verbindingen en voldoet aan AVG-vereisten. Persoonlijke personeelsgegevens worden nooit opgeslagen buiten de beveiligde datastroom.
- Kunnen loonkosten worden uitgesplitst per project of afdeling?
- Ja, de integratie ondersteunt granulaire kostenplaatsing. Loonkosten kunnen worden doorgeboekt naar specifieke projecten, afdelingen of kostenplaatsen in Epicor op basis van de configuratie in Visma Raet.
- Hoe vaak worden gegevens gesynchroniseerd?
- De synchronisatiefrequentie is instelbaar. Afhankelijk van uw behoeften kan dit realtime, dagelijks of met een ander interval worden geconfigureerd via het SyncIT-platform.
- Is er een testomgeving beschikbaar voor de integratie?
- Ja, SyncIT biedt de mogelijkheid om de integratie eerst te testen in een acceptatieomgeving voordat u live gaat, zodat u zeker bent dat alle data correct wordt overgedragen.
- Worden ook contractmutaties en uitdiensttredingen automatisch verwerkt?
- Ja, wanneer een medewerker in Visma Raet een contractwijziging, functiewijziging of uitdiensttreding krijgt, wordt dit automatisch doorgevoerd in Epicor. Zo blijven personeelsrecords en kostenplaatsingen in beide systemen altijd consistent.
- Wat kost een Epicor Visma Raet koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over Visma Raet
Leading HR- en payroll-oplossing in Nederland en België. Cloud HRM voor elke organisatie.
Epicor en Visma Raet integreren?
Ontdek hoe SyncIT Visma Raet en Epicor integreert voor actuele personeelskosten en medewerkerdata.