Epicor + Toggl Track koppeling
Verbind Epicor ERP met Toggl Track voor automatische synchronisatie van urenregistraties, projectdata en arbeidskosten. Geef finance en projectteams realtime inzicht zonder handmatige dataoverdracht.
SyncIT koppelt Epicor Kinetic aan Toggl Track zodat tijdregistraties automatisch als arbeidskosten en projecturen in je ERP terechtkomen, en nieuwe projecten uit Epicor direct beschikbaar zijn in Toggl Track. Het resultaat: realtime budgetbewaking, foutloze urenverwerking en betrouwbare projectrentabiliteit zonder handmatig exporteren of importeren.
Het probleem
Organisaties die Epicor Kinetic inzetten voor hun ERP-processen en Toggl Track gebruiken voor tijdregistratie, werken met twee systemen die geen gemeenschappelijke taal spreken. Elke week of maand moeten medewerkers of financieel administrators tijdregistraties handmatig exporteren uit Toggl Track en importeren in Epicor. Dit is foutgevoelig: categorie-indelingen kloppen niet altijd, projectcodes worden verkeerd overgenomen en medewerkersnamen komen niet overeen. De gevolgen zijn direct voelbaar: arbeidskosten per project zijn niet actueel in het ERP, budgetbewaking werkt niet in realtime en de financiële afsluiting aan het einde van de maand vergt extra uren aan correctie en controle. Naarmate teams en projecten groeien, neemt de handmatige last evenredig toe en wordt het steeds moeilijker om betrouwbare projectrentabiliteit te rapporteren aan management en klanten.
De oplossing
SyncIT legt een automatische brug tussen Toggl Track en Epicor Kinetic. Tijdregistraties die medewerkers in Toggl Track invoeren, worden via de SyncIT workflow-engine direct omgezet naar de juiste kostenposten, projecttaken en arbeidskosten in Epicor. De mapping van Toggl-projecten en -tags naar Epicor-projectcodes en kostenplaatsen is volledig configureerbaar via de visuele editor van SyncIT, zonder dat ontwikkelaars nodig zijn. Andersom worden nieuwe projecten en werkorders die in Epicor worden aangemaakt, automatisch gesynchroniseerd als projecten in Toggl Track, inclusief de juiste budgetinformatie. Teamleden zien in Toggl Track altijd de actuele projectlijst en hoeven nooit zelf projecten aan te maken of codes op te zoeken. Het resultaat: een foutloos, geautomatiseerd proces dat uren administratief werk per week bespaart en zorgt voor betrouwbare financiële stuurinformatie.
Voordelen van de Epicor + Toggl Track koppeling
- Automatische urensynchronisatie: Tijdregistraties uit Toggl Track worden automatisch en foutloos overgebracht naar de projectadministratie in Epicor, zonder handmatige export, import of controle door medewerkers of administrators.
- Realtime budgetbewaking in Epicor: Doordat uren direct worden verwerkt in Epicor, zijn arbeidskosten per project altijd actueel. Projectmanagers zien direct wanneer een budget dreigt te worden overschreden en kunnen tijdig bijsturen.
- Consistente projectstructuur in beide systemen: Projecten aangemaakt in Epicor verschijnen automatisch in Toggl Track met de juiste naam en structuur. Medewerkers werken altijd vanuit de correcte projectlijst en hoeven geen eigen projecten aan te maken.
- Betrouwbare data voor maandafsluiting: Omdat Toggl Track en Epicor continu in sync zijn, is er bij de maandafsluiting geen discrepantie meer tussen urenstaten en boekhoudkundige registraties, wat de doorlooptijd van de afsluiting aanzienlijk verkort.
- Flexibele tagging en categorisatie: Via de SyncIT configuratie kunt u Toggl-tags en projectlabels precies mappen op de kostenplaatsen, activiteitstypen en projectcodes in Epicor, zodat de rapportage aansluit op uw interne structuur.
Datastromen
- Tijdregistraties Toggl Track naar Epicor arbeidskosten: Voltooide tijdregistraties in Toggl Track worden periodiek of realtime omgezet naar arbeidskosten en uurboekingen op de juiste projecten en kostenplaatsen in Epicor Kinetic.
- Projecten en werkorders Epicor naar Toggl Track: Nieuwe en gewijzigde projecten of werkorders in Epicor worden automatisch aangemaakt of bijgewerkt als projecten in Toggl Track, zodat medewerkers altijd de actuele projectlijst zien.
- Medewerkers en tarieven Epicor naar Toggl Track: Medewerkersinformatie en uurtarieven beheerd in Epicor worden gesynchroniseerd naar Toggl Track, zodat kostprijsberekeningen consistent zijn en factuurwaarden kloppen.
- Projectvoortgang en urenstotalen Toggl Track naar Epicor rapportage: Geaggregeerde urentotalen per project, medewerker en periode worden vanuit Toggl Track teruggekoppeld naar Epicor voor gebruik in managementrapportages en klantfacturatie.
- Tags en categorieën Toggl Track naar Epicor activiteitstypen: Toggl Track-tags worden via de SyncIT mapping omgezet naar de juiste activiteitstypen en kostensoorten in Epicor, zodat kostprijsanalyse per activiteit mogelijk is.
Resultaten
- 100% automatisch: Projecturen van planning naar ERP zonder handwerk
- Real-time inzicht: Projectkosten en budgetbewaking altijd actueel
- Snellere facturatie: Factureerbare uren direct beschikbaar
Technische details
- Urensynchronisatie
- Factureerbare uren
- Projectbudget-sync
- Medewerker-mapping
- Tarieven en kostprijzen
- Goedkeuringsworkflow
Zo werkt de Epicor + Toggl Track koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken welke datastromen tussen Epicor Kinetic en Toggl Track geautomatiseerd moeten worden: tijdregistraties, projecten, werkorders, medewerkerdata en kostenplaatsen. We inventariseren hoeveel workspaces en projectcodes betrokken zijn.
- Datamapping: We brengen in kaart hoe Toggl Track-entiteiten zoals time entries, projects, tags en users zich vertalen naar Epicor-objecten als arbeidskosten, projecttaken, kostenplaatsen en werknemerrecords. Elke Toggl-tag of -project wordt gekoppeld aan de bijbehorende Epicor-projectcode.
- Bouw in testomgeving: De integratie wordt gebouwd en getest met een Toggl Track testworkspace en een Epicor sandbox. We simuleren scenario's zoals een urenregistratie in Toggl Track die als arbeidskost op het juiste project in Epicor verschijnt, en een nieuw project in Epicor dat automatisch in Toggl Track wordt aangemaakt.
- Acceptatietest: Jij registreert testuren in Toggl Track en controleert of deze correct als arbeidskosten op het juiste project in Epicor verschijnen. Je maakt een nieuw project aan in Epicor en verifieert dat het automatisch in Toggl Track beschikbaar is. Pas na jouw akkoord gaan we live.
- Livegang: De integratie wordt geactiveerd op je productieomgevingen van Epicor Kinetic en Toggl Track. Vanaf dat moment stromen tijdregistraties, projecten en kostenposten automatisch tussen beide systemen zonder handmatige exports.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de Epicor-Toggl Track integratie 24/7. Bij API-wijzigingen van Epicor of Toggl Track passen wij de integratie proactief aan, binnen je maandelijkse abonnement. Je ontvangt meldingen bij afwijkingen en hebt inzicht in de synchronisatiestatus per workspace.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Toggl Track Reports + CSV-export |
|---|
| Automatische urenverwerking van Toggl Track naar Epicor | Ja | Nee | deels | Nee |
| Bidirectionele projectsynchronisatie | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Mapping van Toggl-tags naar Epicor-kostenplaatsen | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Correctieboekingen bij achteraf gewijzigde uren | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-workspace support voor grote organisaties | Ja | Nee | deels | deels |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x Toggl Track koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten variëren met het aantal Toggl Track workspaces, de complexiteit van de projectcode-structuur in Epicor en het aantal medewerkers dat uren registreert.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of Toggl Track hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Ondersteunt SyncIT ook Toggl Track workspace-niveau synchronisatie voor meerdere teams?
- Ja, SyncIT kan meerdere Toggl Track workspaces koppelen aan één of meerdere Epicor-entiteiten. Per workspace kun je aparte synchronisatieregels en projectmappings instellen.
- Hoe gaat SyncIT om met historische tijdregistraties in Toggl Track?
- Bij de eerste inrichting kun je kiezen vanaf welke datum historische registraties worden gesynchroniseerd naar Epicor. Dit maakt een gefaseerde migratie of inhaalslag mogelijk zonder dataverlies.
- Wat gebeurt er als een medewerker een tijdregistratie achteraf aanpast in Toggl Track?
- SyncIT detecteert wijzigingen in bestaande registraties en verwerkt deze als correctieboeking in Epicor, zodat de financiële administratie altijd aansluit op de werkelijke tijdbesteding.
- Hebben medewerkers speciale rechten nodig in Epicor of Toggl Track?
- Nee, SyncIT werkt met een serviceaccount dat je eenmalig configureert. Medewerkers hoeven geen toegang te hebben tot beide systemen en werken gewoon in hun eigen tool.
- Is de integratie geschikt voor projectgestuurde organisaties met vaste prijsafspraken?
- Absoluut. Je kunt per project instellen of uren worden gesynchroniseerd voor kostprijsberekening (fixed price) of voor nacalculatie en facturatie op uurbasis, passend bij je commercieel model.
- Worden billable en non-billable uren apart verwerkt in Epicor?
- Ja, SyncIT respecteert de billable/non-billable markering in Toggl Track en zet deze om naar de juiste kostensoorten in Epicor. Zo kun je per project zowel declarabele als interne uren apart rapporteren en analyseren.
- Wat kost een Epicor Toggl Track koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen variëren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over Toggl Track
Tijdregistratie tool met krachtige rapportages. Timer, timesheets en 100+ integraties.
Epicor en Toggl Track integreren?
Ontdek hoe SyncIT Toggl Track en Epicor integreert voor automatische urensynchronisatie en projectfacturatie.