Epicor + Personio koppeling
Synchroniseer medewerkerdata automatisch tussen Epicor ERP en Personio HR. Nieuwe medewerkers, functiewijzigingen en uitdiensttredingen worden direct doorgevoerd in beide systemen, zodat HR en operaties altijd met dezelfde actuele informatie werken.
SyncIT koppelt Epicor ERP en Personio HR zodat medewerkersmutaties zoals in- en uitdienstmeldingen, functiewijzigingen en verlofregistraties automatisch synchroniseren. Personio fungeert als single source of truth voor HR, terwijl Epicor altijd een actueel personeelsbestand heeft met correcte toegangsrechten en capaciteitsplanning.
Het probleem
Productiebedrijven en distributeurs met Epicor als ERP-ruggengraat staan voor een hardnekkig probleem: medewerkersinformatie leeft in twee werelden. Epicor beheert toegangsrechten, kostprijsberekeningen, planningscapaciteit en urenverantwoording. Personio beheert contracten, verlofregistratie, beoordelingscycli en het onboardingproces. Wanneer een nieuwe medewerker in dienst treedt, moet HR-informatie handmatig worden overgenomen in Epicor. Bij een promotie of functiewijziging worden systemen apart bijgewerkt — en niet altijd tegelijkertijd. Bij uitdiensttreding bestaat het risico dat Epicor-toegangsrechten te laat worden ingetrokken. Dit leidt tot inconsistente data, compliancerisico's en onnodige administratieve last voor zowel HR-medewerkers als systeembeheerders. Naarmate het personeelsbestand groeit, neemt de kans op fouten en vertragingen evenredig toe.
De oplossing
Met de SyncIt-integratie tussen Epicor en Personio worden medewerkersmutaties automatisch gesynchroniseerd tussen beide platforms. Wanneer een nieuwe medewerker wordt aangemaakt in Personio — inclusief functie, afdeling, contracttype en startdatum — wordt het bijbehorende gebruikersprofiel automatisch aangemaakt in Epicor met de juiste rollen en toegangsrechten. Functiewijzigingen en herplaatsingen worden direct doorgevoerd in het ERP, zodat capaciteitsplanning en urenverantwoording altijd aansluiten op de actuele organisatiestructuur. Bij uitdiensttreding wordt de Epicor-toegang automatisch ingetrokken zodra Personio de offboardingstatus registreert. HR werkt in Personio als single source of truth, terwijl Epicor altijd een actueel en correct personeelsbestand reflecteert. Dit bespaart uren aan dubbel invoerwerk en vermindert compliancerisico's significant.
Voordelen van de Epicor + Personio koppeling
- Automatische medewerkerssynchronisatie bij in- en uitdiensttreding: Nieuwe medewerkers in Personio worden automatisch aangemaakt in Epicor met de juiste rollen en rechten. Bij uitdiensttreding wordt Epicor-toegang direct ingetrokken.
- Personio als single source of truth voor HR-data: HR-medewerkers beheren alle personeelsdata in Personio. De integratie zorgt dat Epicor altijd een actuele kopie heeft, zonder dat HR ook in het ERP hoeft te werken.
- Accurate capaciteitsplanning in Epicor: Functieclassificaties, afdelingen en werkroosters vanuit Personio worden gesynchroniseerd naar Epicor, wat directe impact heeft op de nauwkeurigheid van productie- en capaciteitsplanning.
- Verminderd compliancerisico: Doordat toegangsrechten automatisch worden toegewezen en ingetrokken op basis van HR-events in Personio, is er minder kans op ongeautoriseerde toegang tot gevoelige ERP-functionaliteiten.
- Tijdsbesparing voor HR en IT: De integratie elimineert het handmatige dubbele invoerwerk bij elke personeelsmutatie, wat HR- en IT-teams gemiddeld meerdere uren per week bespaart.
Datastromen
- Nieuwe medewerkers van Personio naar Epicor: Bij aanmaken van een medewerker in Personio wordt automatisch een gebruikersprofiel aangemaakt in Epicor, inclusief naam, functie, afdeling en de bijbehorende toegangsrechten.
- Functiewijzigingen en herplaatsingen: Wijzigingen in functietitel, afdeling of kostenplaats in Personio worden direct doorgesynchroniseerd naar het medewerkersdossier in Epicor voor accurate administratie.
- Uitdiensttreding en toegangsintrekking: Zodra Personio een uitdiensttreding registreert, wordt de bijbehorende Epicor-gebruikerstoegang automatisch gedeactiveerd of verwijderd conform het offboardingbeleid.
- Verlof en afwezigheid naar Epicor planning: Goedgekeurde verlofaanvragen en ziektmeldingen in Personio worden gesynchroniseerd naar Epicor zodat planners altijd rekening houden met actuele beschikbaarheid.
- Contracttype en werktijden: Contractinformatie zoals fulltime/parttime, werkuren en contractduur stroomt vanuit Personio naar Epicor en beïnvloedt capaciteitsplanning en urenregistratie.
Resultaten
- 100% automatisch: Loonjournaalposten naar financieel zonder handwerk
- Real-time inzicht: Personeelskosten per afdeling en project
- Uren bespaard: Geen dubbele invoer van medewerkerdata
Technische details
- Medewerkerdata-sync
- Loonjournaalposten
- Kostenplaats-toewijzing
- Verlof- en urensync
- Contractwijzigingen
- Organisatiestructuur
Zo werkt de Epicor + Personio koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken welke Personio-velden (functie, afdeling, contracttype, verlof) naar Epicor moeten synchroniseren, hoe je rollenstructuur in Epicor is ingericht en welke HR-mutaties prioriteit hebben. Daarnaast inventariseren we je onboarding- en offboardingprocessen.
- Datamapping: We brengen de relaties in kaart tussen Personio-medewerkersvelden en de corresponderende Epicor-velden voor gebruikersprofielen, rollen, toegangsrechten, afdelingen en kostenplaatsen. Ook verlof- en beschikbaarheidsdata worden gemapped voor capaciteitsplanning.
- Bouw in testomgeving: De integratie wordt gebouwd en getest met fictieve medewerkersmutaties in Personio. We simuleren een volledige in- en uitdienstcyclus en verifiëren dat Epicor-gebruikersprofielen correct worden aangemaakt, gewijzigd en gedeactiveerd.
- Acceptatietest: Jij maakt een testmedewerker aan in Personio en controleert of het Epicor-profiel correct verschijnt met de juiste rollen en toegangsrechten. Vervolgens wijzig je de functie in Personio en verifieer je of Epicor de update correct verwerkt.
- Livegang: Na goedkeuring schakelen we de integratie live. Alle Personio-mutaties worden automatisch doorgezet naar Epicor. Nieuwe medewerkers krijgen direct de juiste ERP-toegang en uitdiensttredingen worden automatisch verwerkt.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de Epicor-Personio-verbinding 24/7. Bij API-wijzigingen van Epicor of Personio passen wij de integratie proactief aan binnen je abonnement, zodat je HR-synchronisatie ononderbroken blijft draaien.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Personio API (eigen ontwikkeling) |
|---|
| Automatische aanmaak Epicor-profielen bij indienst in Personio | Ja | Nee | deels | Ja |
| Real-time functiewijzigingen doorzetten naar ERP | Ja | Nee | deels | deels |
| Automatisch intrekken Epicor-toegang bij uitdiensttreding | Ja | Nee | Nee | deels |
| Verlof- en beschikbaarheidssynchronisatie voor capaciteitsplanning | Ja | Nee | Nee | deels |
| AVG-compliant dataverkeer met audit-trail | Ja | Nee | deels | deels |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | deels |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Nee |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x Personio koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal te synchroniseren medewerkersvelden, de complexiteit van je Epicor-rollenstructuur en het aantal Personio-entiteiten dat gekoppeld wordt.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of Personio hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Welke Personio-velden worden gesynchroniseerd naar Epicor?
- Standaard worden naam, functie, afdeling, kostenplaats, contracttype, werkuren en startdatum gesynchroniseerd. Via SyncIt kun je de veldmapping aanpassen aan de specifieke vereisten van jouw Epicor-configuratie en organisatiestructuur.
- Wat gebeurt er als een medewerker van functie wisselt?
- Een functiewijziging in Personio triggert automatisch een update in Epicor. De nieuwe afdeling, rol en bijbehorende toegangsrechten worden direct aangepast, zodat de medewerker de juiste ERP-functionaliteiten kan gebruiken vanaf de eerste dag in de nieuwe functie.
- Kan ik ook verlofdata synchroniseren voor Epicor-planning?
- Ja. Goedgekeurde verlofaanvragen en ziektmeldingen uit Personio kunnen worden gesynchroniseerd naar de beschikbaarheidsinformatie in Epicor, zodat productieplanners en resource-managers altijd een accuraat beeld hebben van de teamcapaciteit.
- Is de integratie geschikt voor multinationale bedrijven met meerdere entiteiten?
- Ja, SyncIt ondersteunt multi-entity configuraties. Je kunt per Personio-entiteit of bedrijfsonderdeel aparte synchronisatieregels instellen die aansluiten op de betreffende Epicor-omgeving of divisie.
- Hoe wordt omgegaan met privacy en AVG-compliance?
- Persoonsgegevens worden versleuteld overgedragen tussen Personio en Epicor. SyncIt logt alle synchronisaties voor auditdoeleinden en ondersteunt het recht op verwijdering door gegevens te kunnen verwijderen in beide systemen vanuit een centrale actie.
- Hoe snel wordt een nieuwe medewerker in Epicor aangemaakt na registratie in Personio?
- De synchronisatie verloopt in real-time. Zodra een nieuw medewerkersrecord in Personio wordt opgeslagen, wordt het bijbehorende Epicor-profiel automatisch aangemaakt met de juiste rollen, afdeling en toegangsrechten. Je hoeft niet te wachten op een nachtelijke batch.
- Kan ik de integratie ook gebruiken om Epicor-urendata terug te sturen naar Personio?
- Ja. De integratie kan bidirectioneel worden ingericht. Urenregistraties en projecttoewijzingen uit Epicor kunnen worden teruggesynchroniseerd naar Personio, zodat HR een compleet beeld heeft van gewerkte uren voor verlofberekening en salarisverwerking.
- Wat kost een Epicor Personio koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over Personio
Europees HR-platform voor het MKB. Van werving tot salarisadministratie in één systeem.
Epicor en Personio integreren?
Ontdek hoe SyncIT Personio en Epicor integreert voor actuele personeelskosten en medewerkerdata.