Epicor + Lightspeed Restaurant koppeling
De integratie tussen Epicor en Lightspeed Restaurant verbindt het ERP-systeem van horecabedrijven met hun kassasysteem, zodat omzetdata, voorraadbewegingen en inkoopinformatie automatisch worden gesynchroniseerd. Dit geeft horecaondernemers realtime inzicht zonder handmatige administratie.
SyncIT koppelt Epicor ERP en Lightspeed Restaurant zodat omzetdata, betalingstransacties en ingredientverbruik automatisch vanuit je kassasysteem naar je ERP stromen. Je financiele administratie en voorraadbeheer in Epicor zijn altijd actueel, ook bij meerdere vestigingen, zonder handmatige dagafsluitingen of CSV-imports.
Het probleem
Horecaondernemers en restaurantketens die zowel Epicor als Lightspeed Restaurant gebruiken, staan voor een dagelijkse administratieve uitdaging: de omzetdata en verkooptransacties die in Lightspeed worden geregistreerd, komen niet automatisch terecht in Epicor. Dit betekent dat de financiele administratie, inkoopafdeling en voorraadbeheer in het ERP altijd achter de feiten aanlopen. Dagafsluiting en omzetrapportages moeten handmatig worden overgetypt of via exports en imports worden verwerkt, wat tijdrovend is en foutgevoelig. Voorraadbewegingen die plaatsvinden op de werkvloer — denk aan grondstofverbruik, receptuurbeheer en spill — zijn in Epicor niet zichtbaar, waardoor inkoopbeslissingen op verouderde of incomplete data worden gebaseerd. Voor ketens met meerdere vestigingen is dit probleem nog groter: elke locatie levert aparte exports aan, die vervolgens handmatig moeten worden samengevoegd voor een geconsolideerd beeld.
De oplossing
Met de Epicor–Lightspeed Restaurant integratie via SyncIt worden dagelijkse omzetdata, betalingstransacties en verkoopinformatie automatisch vanuit Lightspeed Restaurant doorgezet naar Epicor. De financiele administratie in het ERP wordt zo automatisch bijgewerkt zonder handmatige exports of imports. Voorraadbewegingen op basis van verkochte gerechten en dranken worden berekend en gesynchroniseerd naar de voorraadadministratie in Epicor, zodat inkoopteams altijd werken met actuele verbruiksdata. Voor ketens met meerdere vestigingen worden alle omzetstromen geconsolideerd aangeleverd in Epicor, met locatiespecifieke rapportages. Inkooporders in Epicor kunnen worden aangemaakt op basis van realtime verbruiksdata vanuit Lightspeed. De integratie bespaart uren administratief werk per dag en verhoogt de datakwaliteit in het ERP aanzienlijk.
Voordelen van de Epicor + Lightspeed Restaurant koppeling
- Automatische omzetverwerking: Dagelijkse omzetdata en betalingstransacties vanuit Lightspeed Restaurant worden automatisch verwerkt in de financiële administratie van Epicor. Handmatige exports en herboekingen worden volledig geëlimineerd.
- Realtime voorraadzichtbaarheid: Op basis van verkochte items in Lightspeed worden voorraadbewegingen automatisch berekend en doorgezet naar Epicor, zodat inkopers altijd beschikken over actuele verbruiks- en voorraadcijfers.
- Geconsolideerde rapportages voor ketens: Voor restaurantketens met meerdere vestigingen worden alle omzetstromen automatisch per locatie en geconsolideerd aangeleverd in Epicor, wat tijdrovende handmatige samenvoegingen overbodig maakt.
- Snellere maandafsluiting: Doordat omzetdata en voorraadinformatie automatisch in Epicor staan, verloopt de maandelijkse financiële afsluiting aanzienlijk sneller. Accountants en financieel managers hoeven minder tijd te besteden aan datasanering.
- Betere inkoopbeslissingen: Actuele verbruiksdata vanuit Lightspeed vormen de basis voor inkooporders in Epicor. Dit vermindert zowel voorraadtekorten als overvoorraden en optimaliseert de inkoopkosten.
Datastromen
- Dagelijkse omzet en transacties: Alle verkooptransacties, betalingsmethoden en omzetcijfers per dag worden vanuit Lightspeed Restaurant automatisch doorgezet naar de financiële module van Epicor voor verwerking in de boekhouding.
- Voorraadbewegingen op basis van verkopen: Op basis van verkochte menu-items worden grondstofverbruik en ingrediëntenverbruik berekend en als voorraadmutatieregel gesynchroniseerd naar de voorraadadministratie in Epicor.
- Artikelen en menustructuur: Productcodes, artikelomschrijvingen en prijsinformatie worden gesynchroniseerd tussen Epicor en Lightspeed Restaurant, zodat artikelstamdata in beide systemen consistent blijft.
- Locatie- en vestigingsdata: Voor ketens met meerdere vestigingen worden omzet- en voorraaddata per locatie gesynchroniseerd naar Epicor, met de mogelijkheid tot geconsolideerde rapportages op concernniveau.
- Inkoopbehoeften: Op basis van verbruiksdata en minimale voorraadniveaus worden automatisch inkoopadviezen of conceptinkooporders aangemaakt in Epicor, zodat tijdige herbevoorrading gewaarborgd is.
Resultaten
- 100% automatisch: Omzet van horeca naar ERP zonder handmatige invoer
- Real-time voorraad: Verbruik en financiele waarde altijd gesynchroniseerd
- Minder derving: Snellere signalering van voorraadverschillen
Technische details
- Omzetsynchronisatie
- Voorraadverbruik
- Inkoopautomatisering
- BTW-verdeling
- Betaalwijzen
- Dagafsluiting
Zo werkt de Epicor + Lightspeed Restaurant koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken hoe je Lightspeed Restaurant-omzetdata wilt verwerken in Epicor, welke vestigingen worden aangesloten en of receptuurberekeningen voor ingredientverbruik gewenst zijn.
- Datamapping: We vertalen Lightspeed Restaurant-transacties naar Epicor-boekingsregels: omzet per betalingsmethode, BTW-splitsing, productgroepen en eventueel grondstofverbruik op basis van receptuurdata.
- Bouw in testomgeving: In een Lightspeed Restaurant-testaccount en Epicor-sandbox simuleren we dagafsluitingen, gesplitste betalingen en receptuurverbruik om te controleren of alle boekingen correct in Epicor terechtkomen.
- Acceptatietest: Jij verwerkt testverkopen in Lightspeed Restaurant en controleert of de omzet, BTW-verdeling en voorraadmutaties correct zijn verwerkt in de financiele module en voorraadadministratie van Epicor.
- Livegang: De automatische synchronisatie wordt geactiveerd voor alle vestigingen. Dagelijkse omzetdata en voorraadbewegingen stromen voortaan zonder handmatige tussenkomst naar Epicor.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT bewaakt de datastromen tussen Lightspeed Restaurant en Epicor 24/7. Bij API-wijzigingen van Lightspeed of Epicor passen wij de integratie proactief aan binnen je abonnement.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Lightspeed Restaurant rapportagemodule |
|---|
| Automatische omzetverwerking per vestiging | Ja | Nee | Nee | deels |
| Splitsing per betalingsmethode in boekhouding | Ja | Nee | Nee | deels |
| Receptuurgebaseerd ingredientverbruik | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Geconsolideerde rapportage voor horecaketens | Ja | Nee | Nee | deels |
| Inkooporders op basis van realtime verbruik | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x Lightspeed Restaurant koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal vestigingen dat aangesloten wordt, de complexiteit van de receptuurberekeningen en de vereiste granulariteit van de financiele boekingen.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of Lightspeed Restaurant hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Werkt de integratie ook voor restaurantketens met meerdere vestigingen?
- Ja, de integratie ondersteunt meerdere Lightspeed-locaties en stuurt de data per vestiging gesynchroniseerd naar Epicor. Geconsolideerde rapportages op concernniveau zijn standaard inbegrepen.
- Hoe vaak worden omzetdata gesynchroniseerd?
- De synchronisatie kan worden ingesteld op dagelijkse dagafsluiting of op een kortere interval, afhankelijk van je operationele behoefte. Realtime synchronisatie van transacties is ook mogelijk.
- Worden ook betalingsmethoden gesplitst doorgezet naar Epicor?
- Ja, transacties kunnen worden gesplitst op betalingsmethode (pin, contant, online) en als afzonderlijke boeking worden aangemaakt in de financiele module van Epicor.
- Kan de integratie overweg met receptuurberekeningen voor ingredientverbruik?
- De integratie kan op basis van verkochte menu-items en gedefinieerde recepturen het grondstofverbruik berekenen en als voorraadmutatie doorsturen naar Epicor. Hiervoor is wel receptuurdata beschikbaar in Lightspeed of Epicor nodig.
- Is de integratie geschikt voor zowel kleine restaurants als grote ketens?
- Ja, de integratie is schaalbaar. Van een enkelvoudige horecalocatie tot een keten met tientallen vestigingen: SyncIt past de synchronisatiestructuur aan op de schaal en complexiteit van jouw organisatie.
- Hoe worden fooien en kortingen verwerkt in de boekhouding?
- Fooien, kortingen en annuleringen die in Lightspeed Restaurant worden geregistreerd, worden als aparte boekingsregels doorgezet naar Epicor. Zo blijft je financiele administratie zuiver en kun je per categorie rapporteren op omzet, kortingen en fooien.
- Wat kost een Epicor Lightspeed Restaurant koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over Lightspeed Restaurant
Horeca kassasysteem. Bestellingen, tafelindeling, voorraadbeheer en rapportages.
Epicor en Lightspeed Restaurant integreren?
Ontdek hoe SyncIT Lightspeed Restaurant en Epicor integreert voor automatische omzetverwerking en voorraadbeheer.