Epicor + HoorayHR koppeling
De integratie tussen Epicor en HoorayHR verbindt je ERP-systeem naadloos met je HR-platform, zodat medewerkerdata, arbeidscontracten, verlofregistraties en urenstaten automatisch worden gesynchroniseerd tussen beide systemen. Productiebedrijven en distributeurs hoeven medewerkersgegevens niet meer dubbel in te voeren en beschikken altijd over actuele personeelsdata in zowel Epicor als HoorayHR. Dit bespaart de HR- en financiële afdeling wekelijks aanzienlijke tijd en elimineert inconsistenties in personeelsrapportages.
SyncIT koppelt Epicor en HoorayHR zodat medewerkerdata, contractmutaties, verlofregistraties en urenstaten automatisch tussen je ERP-systeem en je HR-platform stromen. Het resultaat is dat HR-mutaties direct doorwerken in capaciteitsplanning en kostentoerekening, terwijl de salarisverwerking altijd gebaseerd is op actuele en foutloze gegevens uit beide systemen.
Het probleem
Organisaties die Epicor inzetten voor hun bedrijfsvoering en HoorayHR gebruiken voor personeelsbeheer, lopen structureel aan tegen dubbele gegevensinvoer. Nieuwe medewerkers worden aangemeld in HoorayHR maar moeten vervolgens ook handmatig worden aangemaakt in Epicor voor toegangsbeheer, kostenplaatsbeheer en urenregistratie. Wijzigingen in functies, contracturen of kostenplaatsen worden in een systeem bijgewerkt maar vergeten in het andere, wat leidt tot onjuiste rapportages en kostentoewijzingen. Verlofregistraties in HoorayHR zijn niet zichtbaar in Epicor bij het plannen van productiecapaciteit of projectbezetting. Urenstaten die medewerkers indienen in HoorayHR moeten handmatig worden overgenomen voor loonadministratie en projectkostentoerekening in Epicor. Dit kost de HR-afdeling wekelijks urenlang handmatig werk en verhoogt het risico op fouten in de salarisverwerking.
De oplossing
Met de Epicor en HoorayHR integratie via SyncIT worden beide systemen volledig gesynchroniseerd. Nieuwe medewerkers die worden aangemaakt in HoorayHR, verschijnen automatisch als gebruiker of medewerkerrecord in Epicor met de juiste kostenplaats en functie-indeling. Contractwijzigingen, functieaanpassingen en dienstverbandmutaties worden in realtime gesynchroniseerd tussen beide platforms. Verlofregistraties en goedgekeurde verlofaanvragen vanuit HoorayHR stromen automatisch door naar Epicor zodat capaciteitsplanning altijd rekening houdt met beschikbaarheid. Goedgekeurde urenstaten worden automatisch doorgezet naar de projectkostenadministratie in Epicor voor nauwkeurige projectrendement-berekeningen. De HR-afdeling beheert alle personeelsmutaties in HoorayHR en is zeker dat Epicor altijd up-to-date is zonder extra handelingen.
Voordelen van de Epicor + HoorayHR koppeling
- Eenmalige invoer van medewerkerdata: Nieuwe medewerkers worden eenmalig aangemaakt in HoorayHR en verschijnen automatisch in Epicor met de correcte kostenplaats, functie en contractgegevens. Mutaties zoals functiewijzigingen of contractverlengingen worden automatisch gesynchroniseerd naar beide systemen.
- Verlofdata zichtbaar in capaciteitsplanning: Goedgekeurde verlofaanvragen en afwezigheidsregistraties uit HoorayHR worden automatisch doorgezet naar Epicor. Productieplanning en projectbeheer in Epicor houden zo automatisch rekening met de actuele beschikbaarheid van medewerkers.
- Nauwkeurige projectkostentoerekening: Goedgekeurde urenstaten uit HoorayHR worden automatisch verwerkt in de projectkostenadministratie van Epicor. Projectmanagers hebben zo altijd inzicht in de werkelijke loonkosten per project zonder handmatige urenoverdracht.
- Foutloze salarisverwerking: Doordat contractgegevens, uren en verzuimdata automatisch worden gesynchroniseerd, is de salarisverwerking in Epicor altijd gebaseerd op actuele en correcte HR-data uit HoorayHR. Dit vermindert correcties en navraag bij de salarisadministratie aanzienlijk.
- Tijdsbesparing op HR-administratie: De HR-afdeling elimineert alle dubbele invoerhandelingen tussen HoorayHR en Epicor. Tijd die voorheen ging naar het handmatig synchroniseren van personeelsmutaties, wordt vrijgespeeld voor strategische HR-taken zoals onboarding, ontwikkeling en verzuimbegeleiding.
Datastromen
- Medewerkerprofielen van HoorayHR naar Epicor: Nieuwe medewerkers en mutaties in naam, adres, functie, afdeling en kostenplaats worden automatisch gesynchroniseerd van HoorayHR naar Epicor, zodat personeelsrecords altijd consistent zijn in beide systemen.
- Contractdata en dienstverbandmutaties: Contracttypen, startdatum, einddatum, contracturen en salarisinformatie worden vanuit HoorayHR doorgezet naar Epicor voor juiste verwerking in de loon- en kostenplaatsadministratie.
- Verlof- en verzuimregistraties: Goedgekeurde verlofaanvragen, ziekteverzuim en andere afwezigheidsregistraties stromen automatisch van HoorayHR naar Epicor, zodat capaciteitsplanning, productieroostering en projectbeheer altijd gebaseerd zijn op actuele beschikbaarheidsdata.
- Urenstaten naar projectkostenadministratie: Door medewerkers ingediende en goedgekeurde urenstaten uit HoorayHR worden automatisch doorgezet naar de projectkostenadministratie in Epicor, inclusief toewijzing aan de juiste projectcodes en kostenplaatsen.
- Organisatiestructuur en afdeling-updates: Wijzigingen in de organisatiestructuur, afdelingen, rapportagelijnen en kostenplaatsen worden vanuit HoorayHR gesynchroniseerd naar Epicor zodat de bedrijfsstructuur in beide systemen altijd overeenkomt.
Resultaten
- 100% automatisch: Loonjournaalposten naar financieel zonder handwerk
- Real-time inzicht: Personeelskosten per afdeling en project
- Uren bespaard: Geen dubbele invoer van medewerkerdata
Technische details
- Medewerkerdata-sync
- Loonjournaalposten
- Kostenplaats-toewijzing
- Verlof- en urensync
- Contractwijzigingen
- Organisatiestructuur
Zo werkt de Epicor + HoorayHR koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken welke HoorayHR-modules (personeelsdossier, verlofregistratie, urenregistratie, onboarding) je wilt koppelen aan Epicor en welke medewerkerdata, kostenplaatsen en contractgegevens gesynchroniseerd moeten worden.
- Datamapping: We brengen in kaart hoe medewerkerprofielen, contracttypen en verlofsoorten uit HoorayHR worden vertaald naar gebruikersrecords, kostenplaatsen en capaciteitsdata in Epicor, en hoe eventuele Epicor-projectdata terugstroomt naar HoorayHR.
- Bouw in testomgeving: De integratie wordt gebouwd en getest met een testset van HoorayHR-medewerkerprofielen en Epicor-entiteiten. We simuleren scenario's zoals het aanmaken van een nieuwe medewerker, het wijzigen van een contracttype, het indienen van een verlofaanvraag en het goedkeuren van urenstaten.
- Acceptatietest: Je voegt een testmedewerker toe in HoorayHR en controleert of deze automatisch verschijnt in Epicor met de juiste kostenplaats. Vervolgens dien je een verlofaanvraag in via HoorayHR en verifieer je dat de capaciteitsplanning in Epicor wordt bijgewerkt.
- Livegang: De automatische datastroom tussen HoorayHR en Epicor wordt geactiveerd op je productieomgeving. Medewerkersmutaties, contractwijzigingen, verlofdata en urenstaten stromen vanaf dit moment volledig automatisch tussen beide systemen.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de datastroom tussen Epicor en HoorayHR 24/7. Bij API-wijzigingen van Epicor of HoorayHR passen wij de integratie aan binnen het abonnement. Je ontvangt meldingen bij synchronisatiefouten of afwijkingen in personeelsdata.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | HoorayHR API-scripts |
|---|
| Automatische medewerkerssynchronisatie | Ja | Nee | deels | deels |
| Contractmutaties realtime doorvoeren | Ja | Nee | deels | deels |
| Verlofdata naar capaciteitsplanning | Ja | Nee | Nee | deels |
| Urenstaten naar projectkostentoerekening | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Onboarding-workflow automatisering | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Nee |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x HoorayHR koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal medewerkersattributen dat wordt gesynchroniseerd, de complexiteit van de kostenplaats-structuur en het volume aan contracttypen en verlofsoorten.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of HoorayHR hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Welke Epicor-modules worden bijgewerkt vanuit HoorayHR?
- De integratie werkt met de Epicor HR-module, projectkostenmodule, capaciteitsplanning en financiele administratie. Medewerkerprofielen, kostenplaatsen, projecturen en verlofdata worden doorgezet naar de relevante Epicor-modules op basis van de geconfigureerde synchronisatieregels.
- Wat is de synchronisatiefrequentie tussen HoorayHR en Epicor?
- Standaard worden medewerkersmutaties en verlofwijzigingen binnen enkele minuten gesynchroniseerd via real-time webhooks. Urenstaten worden verwerkt zodra ze zijn goedgekeurd in HoorayHR. De synchronisatiefrequentie is configureerbaar per datatype op basis van de bedrijfsbehoeften.
- Hoe worden conflicten opgelost als data in beide systemen wordt gewijzigd?
- SyncIT werkt met een geconfigureerde source of truth per datatype. Voor personeelsmutaties is HoorayHR doorgaans de leidende bron. Conflicten worden gelogd en gerapporteerd via het SyncIT-dashboard zodat een beheerder de juiste waarde kan bevestigen.
- Werkt de integratie ook met het HoorayHR onboarding-module?
- Ja. Zodra een onboarding-workflow in HoorayHR wordt gestart voor een nieuwe medewerker, kan SyncIT automatisch de benodigde records aanmaken in Epicor zoals gebruikersaccounts, kostenplaatskoppelingen en projecttoewijzingen. Dit stroomlijnt het complete onboardingproces.
- Is de integratie AVG-compliant voor de uitwisseling van personeelsdata?
- Ja. SyncIT verwerkt alle persoonsgegevens conform de AVG. Data wordt versleuteld verzonden en opgeslagen, er worden minimale persoonsgegevens gesynchroniseerd conform het principe van dataminimalisatie, en er is een verwerkersovereenkomst beschikbaar voor compliance-documentatie.
- Kunnen we selectief bepalen welke medewerkersvelden worden gesynchroniseerd?
- Ja. SyncIT biedt granulaire controle over welke velden uit HoorayHR worden doorgezet naar Epicor. Je kunt per veld instellen of het wordt gesynchroniseerd, en in welke richting. Gevoelige gegevens zoals BSN of salarisdata kunnen worden uitgesloten van de synchronisatie conform je privacybeleid.
- Hoe gaat de integratie om met uitdiensttreding van medewerkers?
- Wanneer een medewerker in HoorayHR op uitdiensttreding wordt gezet, kan SyncIT automatisch het bijbehorende gebruikersaccount in Epicor deactiveren, openstaande uren afsluiten en de kostenplaatskoppeling archiveren. De exacte acties zijn configureerbaar per organisatie.
- Wat kost een Epicor HoorayHR koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over HoorayHR
Nederlands HR-platform voor verlof, verzuim, onboarding en personeelsbeheer.
Epicor en HoorayHR integreren?
Ontdek hoe SyncIT HoorayHR en Epicor integreert voor actuele personeelskosten en medewerkerdata.