Epicor + Gripp koppeling
Synchroniseer projecten, uren, orders en financiële data automatisch tussen Epicor ERP en Gripp projectmanagementsoftware voor maximale operationele efficiëntie.
SyncIT koppelt Epicor en Gripp zodat verkooporders, projectbudgetten en urenregistraties automatisch tussen je ERP en projectmanagementsoftware stromen. Hierdoor hebben projectleiders direct inzicht in budgetruimte en facturatiestatus, terwijl finance altijd over actuele urendata beschikt voor kostprijsberekening en tijdige facturatie.
Het probleem
Organisaties die Epicor gebruiken voor hun ERP-processen en Gripp inzetten voor projectplanning en urenregistratie, werken met twee systemen die geen data uitwisselen. Projectmanagers registreren uren in Gripp, maar deze moeten handmatig worden overgedragen naar Epicor voor facturatie en kostprijsberekening. Verkooporders die in Epicor worden aangemaakt, zijn niet zichtbaar in Gripp, waardoor projectteams onvoldoende context hebben over de scope en het budget van een opdracht. Deze informatiekloof leidt tot dubbel werk, vertragingen in facturatie en een verhoogd risico op omzetlekkage. Managers missen realtime inzicht in projectrendement en kunnen pas achteraf zien of een project winstgevend was. In een competitieve markt is dit een structureel nadeel dat direct ten koste gaat van de marge.
De oplossing
SyncIT verbindt Epicor en Gripp zodat beide systemen voortdurend actuele data uitwisselen. Verkooporders en projectopdrachten die in Epicor worden aangemaakt, verschijnen automatisch als projecten in Gripp, inclusief budgetinformatie en deadlines. Uren die medewerkers registreren in Gripp worden gesynchroniseerd naar Epicor voor directe verwerking in de kostprijsadministratie en facturatie. Projectstatussen in Gripp worden terugkoppeld naar Epicor, zodat de planning en leverstatus altijd actueel zijn in het ERP-systeem. SyncIT elimineert dubbele invoer volledig en zorgt dat financieel managers, projectleiders en directie allen werken met identieke, realtime data. De integratie is configureerbaar per afdeling of projecttype en vereist geen aanpassingen aan bestaande software.
Voordelen van de Epicor + Gripp koppeling
- Automatische projectaanmaak vanuit Epicor: Zodra een verkooporder of opdracht in Epicor wordt bevestigd, maakt SyncIT automatisch het bijbehorende project aan in Gripp. Projectteams kunnen direct aan de slag zonder wachttijden of handmatige aanmaak.
- Naadloze urenregistratie voor facturatie: Uren die medewerkers in Gripp registreren per project worden automatisch overgedragen naar Epicor. Dit versnelt de facturatiecyclus en voorkomt dat gefactureerde uren achterblijven ten opzichte van gewerkte uren.
- Realtime projectrendement inzichtelijk: Door de combinatie van Gripp-urendata en Epicor-financiële data krijg je realtime inzicht in de winstgevendheid van elk project. Bijsturen kan tijdens het project, niet pas achteraf.
- Consistente data in beide systemen: Klantgegevens, projectcodes en productinformatie worden gesynchroniseerd tussen Epicor en Gripp. Je team werkt altijd met dezelfde actuele gegevens, ongeacht welk systeem ze gebruiken.
- Minder administratie, meer focus op werk: Handmatig overzetten van data tussen Epicor en Gripp behoort tot het verleden. Medewerkers besteden hun tijd aan productief werk in plaats van aan repetitieve invoertaken.
Datastromen
- Verkooporders Epicor naar projecten Gripp: Bevestigde orders in Epicor worden automatisch omgezet naar projecten in Gripp, inclusief klantgegevens, projectomschrijving, budget en gewenste opleverdatum.
- Urenregistratie Gripp naar Epicor: Geregistreerde uren per medewerker en project in Gripp worden gesynchroniseerd naar Epicor voor kostprijsberekening, facturatie en personeelsplanning.
- Projectstatus updates van Gripp naar Epicor: Wijzigingen in projectfase of status in Gripp worden doorgekoppeld naar de bijbehorende order of servicemelding in Epicor, zodat de voortgang altijd zichtbaar is in het ERP.
- Klant- en relatiedata synchronisatie: Nieuwe of bijgewerkte klantgegevens in Epicor worden automatisch overgenomen in Gripp zodat projectteams altijd werken met actuele contactinformatie.
Resultaten
- 100% automatisch: Projecturen van planning naar ERP zonder handwerk
- Real-time inzicht: Projectkosten en budgetbewaking altijd actueel
- Snellere facturatie: Factureerbare uren direct beschikbaar
Technische details
- Urensynchronisatie
- Factureerbare uren
- Projectbudget-sync
- Medewerker-mapping
- Tarieven en kostprijzen
- Goedkeuringsworkflow
Zo werkt de Epicor + Gripp koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken welke Epicor-modules (verkooporders, financiele administratie, kostprijsberekening) je wilt koppelen aan Gripp en welke projecttypen en urenregistraties gesynchroniseerd moeten worden. Samen bepalen we de synchronisatierichting en prioriteiten.
- Datamapping: We brengen in kaart hoe verkooporders en budgetten uit Epicor worden vertaald naar projecten in Gripp, en hoe urenregistraties en projectstatussen uit Gripp worden teruggemapped naar kostenplaatsen en facturatieregels in Epicor.
- Bouw in testomgeving: De integratie wordt gebouwd en getest met een subset van Epicor-orders en Gripp-projecten. We simuleren scenario's zoals het aanmaken van een nieuwe verkooporder, het registreren en goedkeuren van uren, en het wijzigen van projectbudgetten om de volledige cyclus te valideren.
- Acceptatietest: Je maakt een verkooporder aan in Epicor en controleert of het bijbehorende project automatisch verschijnt in Gripp. Vervolgens registreer je uren in Gripp en verifieer je dat deze correct worden doorgestuurd naar de kostprijsadministratie in Epicor.
- Livegang: De automatische datastroom tussen Epicor en Gripp wordt geactiveerd op je productieomgeving. Verkooporders, urenregistraties, projectstatussen en budgetwijzigingen stromen vanaf dit moment volledig automatisch tussen beide systemen.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de datastroom tussen Epicor en Gripp 24/7. Bij API-wijzigingen van Epicor of Gripp passen wij de integratie aan binnen het abonnement. Je ontvangt meldingen bij synchronisatiefouten of afwijkingen in urendata.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Gripp API-scripts |
|---|
| Automatische ordersynchronisatie naar projecten | Ja | Nee | deels | deels |
| Bidirectionele urensynchronisatie | Ja | Nee | Nee | deels |
| Realtime budgetinzicht per project | Ja | Nee | Nee | deels |
| Projectstatus-terugkoppeling naar ERP | Ja | Nee | deels | deels |
| Tariefmapping per medewerker of projecttype | Ja | Nee | Nee | deels |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Nee |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x Gripp koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal projecttypen dat wordt gesynchroniseerd, de complexiteit van de urentarief-structuur en het volume aan verkooporders per periode.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of Gripp hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Werkt de integratie met alle edities van Epicor Kinetic?
- SyncIT ondersteunt Epicor Kinetic (voorheen Epicor ERP) in zowel cloud- als on-premise-configuraties. Neem contact op met ons voor een technische check van jouw specifieke versie en configuratie.
- Hoe worden uurtarieven en factureerbare uren verwerkt?
- SyncIT kan uurtarieven per medewerker of projecttype meenemen in de synchronisatie. Factureerbare uren uit Gripp worden correct gemapt naar de bijbehorende kostensoorten in Epicor.
- Wat gebeurt er als een project in Gripp wordt gewijzigd?
- Wijzigingen aan projectnaam, budget of doorlooptijd in Gripp kunnen worden teruggesynchroniseerd naar de bijbehorende record in Epicor, afhankelijk van de ingestelde synchronisatierichting.
- Is de integratie geschikt voor bedrijven met meerdere vestigingen?
- Ja, SyncIT ondersteunt multi-entity setups. Je kunt projecten per divisie of vestiging synchroniseren naar de juiste entiteit in Epicor, ook als je met meerdere Gripp-accounts werkt.
- Hoeveel tijd kost de implementatie van de Epicor-Gripp integratie?
- De gemiddelde implementatietijd is 3 tot 5 werkdagen, afhankelijk van de complexiteit van je project- en orderstructuur. SyncIT begeleidt je volledig door het proces.
- Hoe gaat de integratie om met niet-factureerbare uren?
- SyncIT kan onderscheid maken tussen factureerbare en niet-factureerbare uren in Gripp. Niet-factureerbare uren worden apart geboekt in Epicor op de juiste kostenplaats, zodat je interne projectkosten nauwkeurig kunt bijhouden zonder dat deze in de factuurstroom terechtkomen.
- Kunnen we per afdeling verschillende synchronisatieregels instellen?
- Ja. SyncIT maakt het mogelijk om per afdeling, projecttype of klantgroep aparte synchronisatieregels te configureren. Zo kun je bijvoorbeeld de engineeringafdeling andere urenmapping geven dan de consultancyafdeling, afgestemd op hoe zij uren registreren in Gripp en hoe deze doorstromen naar Epicor.
- Wat kost een Epicor Gripp koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over Gripp
Nederlands platform voor urenregistratie, projectmanagement en facturatie. 1.700+ klanten in de Benelux.
Epicor en Gripp integreren?
Ontdek hoe SyncIT Gripp en Epicor integreert voor automatische urensynchronisatie en projectfacturatie.