Epicor + GLS koppeling
De integratie tussen Epicor en GLS verbindt je ERP-systeem direct met het pakketnetwerk van GLS, zodat verzendopdrachten automatisch worden aangemaakt, labels worden gegenereerd en track-and-trace informatie terugstroomt naar Epicor. Producenten en distributeurs elimineren zo alle handmatige stappen tussen orderverwerking en fysieke verzending. Klanten ontvangen automatisch hun track-and-trace code zodra het pakket wordt aangeboden bij GLS.
SyncIT koppelt Epicor ERP aan GLS zodat verzendlabels automatisch worden aangemaakt vanuit verkooporders, track-and-trace nummers direct terugvloeien naar Epicor en retourzendingen centraal worden beheerd. Je magazijnteam hoeft niet meer handmatig te schakelen tussen Epicor en het GLS-portaal, waardoor verzendfouten afnemen en het volledige logistieke proces sneller en betrouwbaarder verloopt.
Het probleem
Bedrijven die Epicor gebruiken voor hun order- en magazijnbeheer en GLS inzetten als pakketvervoerder, werken vaak met twee volledig losgekoppelde systemen. Na het verwerken van een verkooporder in Epicor moet een medewerker handmatig inloggen in het GLS-portaal om een verzendlabel aan te maken. Ordergegevens zoals naam, adres, gewicht en afmetingen worden opnieuw ingevoerd, wat tijdrovend is en fouten introduceert. Track-and-trace nummers worden handmatig teruggekoppeld naar Epicor en klanten. Bij hoge verzendvolumes loopt dit volledig vast. Retourzendingen zijn moeilijk te volgen en de administratieve verwerking kost disproportioneel veel tijd. Er is geen automatisch overzicht van verzendkosten per order of klant in Epicor, waardoor margecalculaties onnauwkeurig zijn.
De oplossing
Met de Epicor en GLS integratie via SyncIT wordt het volledige verzendproces geautomatiseerd. Zodra een order in Epicor de status 'gereed voor verzending' krijgt, wordt automatisch een GLS-verzendopdracht aangemaakt met alle relevante orderdata zoals afleveradres, gewicht, aantal colli en eventuele speciale bezorgopties. GLS genereert het verzendlabel dat direct beschikbaar is voor de printer op de verzendbalie. Het GLS track-and-trace nummer wordt automatisch teruggeschreven naar de order in Epicor en kan direct worden gecommuniceerd naar de klant. Verzendkosten worden automatisch geboekt op de betreffende order. Retourstromen worden eveneens beheerd vanuit Epicor via de GLS retourservice. Verzendvolumes, leveringsprestaties en kosten per klant zijn direct inzichtelijk in Epicor-rapportages.
Voordelen van de Epicor + GLS koppeling
- Volledig geautomatiseerde labelgeneratie: Verzendlabels voor GLS worden automatisch aangemaakt op basis van orderdata uit Epicor. Er is geen handmatige invoer meer nodig in het GLS-portaal, wat fouten elimineert en de verwerkingstijd per zending sterk verkort.
- Automatische track-and-trace terugkoppeling: GLS track-and-trace nummers worden direct na het aanmaken van de zending teruggeschreven naar de order in Epicor. Klantenservice heeft altijd direct inzicht in de status van elke zending zonder te hoeven wisselen tussen systemen.
- Inzicht in verzendkosten per order: Werkelijke GLS-verzendkosten worden automatisch gekoppeld aan de bijbehorende verkooporder in Epicor. Dit geeft nauwkeurig inzicht in de logistieke kosten per klant, productgroep of regio voor betere margecalculaties.
- Snellere doorlooptijd van order tot verzending: Doordat de stap van handmatig verzendopdrachten aanmaken volledig vervalt, daalt de gemiddelde doorlooptijd van bevestigde order tot fysieke overdracht aan GLS significant. Dit verhoogt klanttevredenheid en verlaagt de werkdruk op het magazijn.
- Geautomatiseerd retourproces: Retourzendingen worden vanuit Epicor aangemeld bij GLS via de geautomatiseerde retourmodule. Retourlabels worden gegenereerd en de ontvangst van retouren wordt automatisch verwerkt in de voorraadadministratie van Epicor.
Datastromen
- Verzendopdrachten van Epicor naar GLS: Verkooporders met status 'gereed voor verzending' in Epicor worden automatisch als verzendopdracht doorgezet naar GLS, inclusief afleveradres, gewicht, afmetingen, aantal colli en gekozen GLS-dienst zoals Express of Business Parcel.
- Verzendlabels en track-and-trace naar Epicor: GLS genereert het verzendlabel en track-and-trace nummer dat automatisch wordt teruggeschreven naar de betreffende order in Epicor, zodat dit direct beschikbaar is voor klantenservice en klantcommunicatie.
- Bezorgstatus updates naar Epicor: GLS track-and-trace statusupdates zoals 'in transit', 'bezorgd' of 'bezorgpoging mislukt' worden automatisch doorgezet naar de orderstatus in Epicor, zodat klantenservice altijd actuele leveringsinformatie heeft.
- Verzendkosten naar financiële administratie: Werkelijke GLS-verzendkosten per zending worden automatisch geboekt in Epicor op de juiste kostenplaats of order, zodat de financiële administratie de logistieke kosten nauwkeurig bijhoudt per klant of zending.
- Retourinformatie van GLS naar Epicor: Aangemelde en ontvangen retouren via GLS worden automatisch verwerkt in de voorraad- en orderadministratie van Epicor, inclusief het triggeren van creditnota's of vervangingsorders conform de geconfigureerde retourprocedure.
Resultaten
- Geen handwerk: Verzendetiketten direct vanuit Epicor
- Real-time tracking: GLS-status automatisch in Epicor
- Pakketdata correct: Gewicht en afmetingen foutloos doorgestuurd
Technische details
- Epicor orderdata-extractie
- GLS label-generatie
- Gewicht en afmetingen sync
- Tracking-terugkoppeling
- GLS-services
- Barcode terugschrijven
Zo werkt de Epicor + GLS koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We brengen samen in kaart hoe je orderbeheer in Epicor is ingericht, welke GLS-diensten je gebruikt (Business Parcel, Express, Euro Business) en hoeveel verzendlocaties je hebt. We bespreken ook hoe je retourproces werkt en welke verzenddata je wilt terugzien in Epicor-rapportages.
- Datamapping: We mappen de ordervelden uit Epicor naar de GLS ShipIT API: afleveradressen, pakketgewichten, colli-aantallen, GLS-diensttype en speciale bezorgopties zoals avondlevering of FlexDelivery. Daarnaast definiëren we hoe GLS-trackingnummers, bezorgstatussen en verzendkosten worden teruggeschreven naar Epicor.
- Bouw in testomgeving: In een Epicor-testomgeving simuleren we het volledige verzendproces: orders met verschillende GLS-diensten, multi-colli zendingen, retourlabels en batchverwerking van grote volumes. We testen of labels correct worden gegenereerd, tracking correct terugvloeit en verzendkosten op de juiste order worden geboekt.
- Acceptatietest: Jij verwerkt een verkooporder in Epicor, zet deze op 'gereed voor verzending' en controleert of het GLS-verzendlabel automatisch verschijnt op de printer. Je verifieert dat het trackingnummer in de order staat, de klant een trackinglink ontvangt en de verzendkosten correct zijn geboekt.
- Livegang: Na goedkeuring schakelen we de integratie in op de productieomgeving. Alle verzendopdrachten vanuit Epicor stromen vanaf dat moment automatisch naar GLS en labels, tracking en statussen worden zonder handmatige tussenkomst verwerkt.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de integratie 24/7 op beschikbaarheid, labelgeneratie en trackingupdates. Bij API-wijzigingen van Epicor of GLS passen wij de integratie proactief aan binnen het lopende abonnement, zodat je verzendproces ongestoord blijft draaien.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | GLS Online Portal |
|---|
| Automatische labelgeneratie vanuit ERP-orders | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Track-and-trace terugkoppeling naar Epicor | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Verzendkosten automatisch geboekt op order | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-colli en retourondersteuning | Ja | Nee | Nee | Ja |
| Batchverwerking bij hoge verzendvolumes | Ja | Nee | Nee | deels |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | deels |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x GLS koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal verzendlocaties, de complexiteit van de retourverwerking en het dagelijkse zendingsvolume.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of GLS hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Welke GLS-diensten worden ondersteund in de integratie met Epicor?
- De integratie ondersteunt alle gangbare GLS-diensten waaronder Business Parcel, Express Parcel, Euro Business Parcel en de GLS retourservice. De specifieke dienst kan per order of klantgroep worden geconfigureerd op basis van de orderkenmerken in Epicor.
- Hoe worden adresfouten in GLS-zendingen voorkomen?
- SyncIT valideert afleveradressen uit Epicor voordat de verzendopdracht naar GLS wordt gestuurd. Onjuiste of onvolledige adressen worden gemarkeerd zodat een medewerker ze kan corrigeren voordat de zending wordt aangemaakt, wat retouren door adresfouten voorkomt.
- Kan de integratie omgaan met meerdere magazijnen of verzendlocaties?
- Ja. SyncIT ondersteunt multi-warehouse configuraties waarbij elk magazijn of verzendlocatie in Epicor afzonderlijk wordt geconfigureerd met de bijbehorende GLS-accountgegevens en labelprinter. Zo worden zendingen altijd vanaf de juiste locatie verwerkt.
- Wat gebeurt er als GLS een bezorgpoging mislukt?
- GLS stuurt een statusupdate 'bezorgpoging mislukt' die automatisch wordt doorgezet naar de orderstatus in Epicor. Afhankelijk van de geconfigureerde regels kan er een automatische notificatie worden verstuurd naar de klant of de klantenserviceafdeling voor opvolging.
- Is de integratie geschikt voor hoge verzendvolumes zoals tijdens piekperiodes?
- Absoluut. De SyncIT integratie is ontworpen voor hoge verwerkingsvolumes en verwerkt grote aantallen verzendopdrachten batchgewijs of in realtime. Tijdens piekperiodes als feestdagen of promoties schaalt de integratie automatisch mee zonder manuele interventie.
- Worden verzendkosten automatisch verwerkt in Epicor?
- Ja. Na het aanmaken van een GLS-zending worden de verzendkosten automatisch geboekt op de betreffende order in Epicor. Dit geeft je direct inzicht in de werkelijke logistieke kosten per order, klant of productgroep en maakt nauwkeurige margecalculaties mogelijk zonder handmatige invoer.
- Wat kost een Epicor GLS koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over GLS
Pakketdienst voor B2B en B2C verzendingen in Nederland en Europa.
Epicor aan GLS integreren?
Ontdek hoe SyncIT je Epicor-verzendproces met GLS automatiseert.