Epicor + Formitable koppeling
De integratie tussen Epicor en Formitable verbindt je ERP-systeem direct met je online reserveringsplatform, zodat bezettingsdata, omzetcijfers en gastinformatie automatisch worden gesynchroniseerd. Horecaondernemers met meerdere vestigingen krijgen zo een volledig overzicht van hun bedrijfsvoering in één systeem. Handmatige overdracht van reserveringsdata naar de boekhouding of rapportages behoort definitief tot het verleden.
SyncIT koppelt Epicor ERP aan Formitable zodat reserveringen, omzetgegevens en gastprofielen automatisch doorstromen naar je financiele administratie en CRM. Horecaondernemers en ketens hoeven niet langer handmatig data over te zetten en beschikken altijd over actuele bezettings- en omzetcijfers in Epicor voor snellere afsluitingen en betere besluitvorming.
Het probleem
Horecaondernemers die Epicor gebruiken voor hun financiele administratie en bedrijfsvoering lopen constant tegen hetzelfde probleem aan: reserveringsdata uit Formitable staat volledig los van de ERP-omgeving. Dit betekent dat bezettingscijfers, no-showpercentages, omzet per tafel en gasthistorie handmatig moeten worden overgezet naar Epicor voor rapportages en financiele verwerking. Dit kost medewerkers dagelijks kostbare uren en introduceert een groot risico op invoerfouten. Financiele afsluitingen worden vertraagd doordat kassaomzet niet automatisch aansluit op de boekhouding. Marketingacties die via Formitable worden gevolgd, zijn niet zichtbaar in de centrale ERP-rapportages. Voor ketens of restaurants met meerdere locaties is het gebrek aan geconsolideerd inzicht in bezetting en omzet een structureel knelpunt dat groei en besluitvorming belemmert.
De oplossing
Met de Epicor en Formitable integratie via SyncIT stroomt alle reserveringsdata automatisch door naar je ERP-omgeving. Zodra een gast een reservering plaatst, annuleert of wijzigt in Formitable, wordt dit direct verwerkt in Epicor. Omzetgegevens per tijdslot, tafel of evenement worden automatisch geboekt in de juiste grootboekrekeningen. Gastprofielen en historische bezoekgegevens worden gesynchroniseerd, zodat je CRM-functionaliteit in Epicor actueel blijft. No-showratio's en gemiddelde besteding per couverts zijn direct beschikbaar in Epicor-dashboards zonder handmatige tussenkomst. Financiele teams kunnen periodeafsluitingen sneller uitvoeren omdat reserverings- en omzetdata al correct zijn verwerkt. Ketens beheren meerdere Formitable-locaties vanuit een Epicor-omgeving met geconsolideerde rapportages per vestiging.
Voordelen van de Epicor + Formitable koppeling
- Automatische omzetverwerking: Reserveringsomzet en ontvangen deposito's uit Formitable worden automatisch geboekt in de juiste kostenplaatsen en grootboekrekeningen in Epicor, waardoor de financiële administratie altijd actueel is zonder handmatige invoer.
- Realtime bezettingsinzicht: Epicor-dashboards tonen realtime bezettingsgraden en omzet per tijdslot rechtstreeks vanuit Formitable, zodat management direct kan sturen op rendement per zitplaats en tijdvak.
- Geconsolideerde rapportages voor ketens: Horecaketens met meerdere locaties die elk Formitable gebruiken, beheren alle reserverings- en omzetdata gecentraliseerd in Epicor. Dit levert geconsolideerde financiële en operationele rapportages per vestiging en totaal.
- Foutloos gastbeheer: Gastgegevens, voorkeuren en bezoekhistorie worden automatisch gesynchroniseerd tussen Formitable en de CRM-module van Epicor, zodat je gastenbestand altijd volledig en actueel is zonder dubbele registratie.
- Snellere periodeafsluiting: Doordat reserverings- en omzetdata continu automatisch worden doorgezet, kunnen financiële teams maand- en kwartaalafsluitingen aanzienlijk sneller uitvoeren zonder te wachten op handmatige exports vanuit Formitable.
Datastromen
- Reserveringsdata naar Epicor: Nieuwe, gewijzigde en geannuleerde reserveringen in Formitable worden in realtime doorgezet naar Epicor, inclusief datum, tijdstip, aantal couverts, tafelnummer en speciale verzoeken.
- Omzet en deposito's naar grootboek: Ontvangen vooruitbetalingen en deposito's vanuit Formitable worden automatisch verwerkt in de juiste grootboekrekeningen in Epicor, conform de geconfigureerde boekhoudregels per locatie of evenementtype.
- Gastprofielen en CRM-data: Gastgegevens inclusief contactinformatie, bezoekfrequentie en voorkeuren worden gesynchroniseerd vanuit Formitable naar de CRM-module in Epicor voor een volledig klantprofiel.
- Bezettings- en capaciteitsdata: Actuele bezettingsgraad, tafelindeling en tijdslotbezetting stromen vanuit Formitable naar Epicor zodat capaciteitsrapportages en trendanalyses altijd gebaseerd zijn op actuele data.
- No-show en annuleringsdata: No-shows en annuleringen inclusief bijbehorende no-showkosten worden automatisch doorgezet naar Epicor voor verwerking in de financiële administratie en voor analyse van no-showpatronen per periode.
Resultaten
- 100% automatisch: Omzet van horeca naar ERP zonder handmatige invoer
- Real-time voorraad: Verbruik en financiele waarde altijd gesynchroniseerd
- Minder derving: Snellere signalering van voorraadverschillen
Technische details
- Omzetsynchronisatie
- Voorraadverbruik
- Inkoopautomatisering
- BTW-verdeling
- Betaalwijzen
- Dagafsluiting
Zo werkt de Epicor + Formitable koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken hoe je Formitable inzet voor reserveringen en evenementen en welke Epicor-modules je gebruikt voor financiele verwerking en rapportages. We brengen in kaart hoeveel locaties je hebt en welke omzet- en gastdata je wilt synchroniseren.
- Datamapping: We definiëren hoe reserveringsdata uit Formitable wordt vertaald naar Epicor: omzet per tijdslot naar grootboekrekeningen, gastprofielen naar CRM-contacten, no-shows naar rapportagevelden en evenementomzet naar aparte kostenplaatsen. Per locatie wordt de juiste entiteit in Epicor gekoppeld.
- Bouw in testomgeving: In een testomgeving simuleren we reserveringen, annuleringen, no-shows en evenementen in Formitable en controleren we of de omzet correct wordt geboekt in Epicor, gastprofielen correct worden aangemaakt en multi-locatie rapportages kloppen.
- Acceptatietest: Jij plaatst een reservering in Formitable, wijzigt het aantal gasten en annuleert een boeking. Vervolgens controleer je in Epicor of de omzet correct is geboekt, het gastprofiel is bijgewerkt en de rapportages per locatie de juiste cijfers tonen.
- Livegang: Na goedkeuring activeren we de integratie op de productieomgeving. Alle nieuwe reserveringen, wijzigingen en omzetdata uit Formitable stromen vanaf dat moment automatisch naar Epicor, inclusief eventuele historische data-import.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de integratie 24/7 en signaleert afwijkingen in de datastroom tussen Formitable en Epicor. Bij API-wijzigingen van een van beide platformen passen wij de integratie proactief aan binnen het lopende abonnement.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Formitable Export |
|---|
| Automatische omzetboeking vanuit reserveringen | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Realtime synchronisatie van gastprofielen | Ja | Nee | deels | Nee |
| Multi-locatie rapportages in ERP | Ja | Nee | Nee | deels |
| No-show en bezettingsanalyse in Epicor | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Evenementen en arrangementen meenemen | Ja | Nee | Nee | deels |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke Epicor x Formitable koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal Formitable-locaties, de complexiteit van de grootboekmapping en de gewenste rapportagestructuur.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Epicor of Formitable hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Hoe werkt de Epicor en Formitable integratie technisch?
- SyncIT verbindt de Formitable API met de Epicor REST API. Wijzigingen in reserveringen worden via webhooks direct doorgegeven aan SyncIT, dat de data vervolgens gevalideerd en getransformeerd doorschrijft naar de juiste Epicor-modules zoals financien, CRM en rapportages.
- Werkt de integratie ook voor horecaketens met meerdere locaties?
- Ja. SyncIT ondersteunt multi-locatie configuraties waarbij elke Formitable-locatie wordt gekoppeld aan de bijbehorende kostenplaats of entiteit in Epicor. Zo zijn geconsolideerde rapportages over alle vestigingen mogelijk vanuit een Epicor-omgeving.
- Worden ook evenementen en speciale arrangementen gesynchroniseerd?
- Ja. Formitable-evenementen, privatediners en speciale arrangementen met bijbehorende omzet en gastaantallen worden als aparte transacties doorgezet naar Epicor, zodat deze ook in de financiele rapportages worden meegenomen.
- Wat gebeurt er met bestaande historische reserveringsdata?
- Bij de initiele inrichting van de integratie kan historische data uit Formitable worden geimporteerd in Epicor. SyncIT biedt ondersteuning bij de eenmalige migratie van historische reserveringen en omzetgegevens.
- Is er technische kennis nodig om de integratie te beheren?
- Nee. SyncIT biedt een gebruiksvriendelijk dashboard waarmee je de integratie beheert, foutmeldingen inziet en synchronisatieregels aanpast zonder technische programmeerkennis. Onze supportafdeling staat klaar bij vragen over de configuratie.
- Hoe gaat de integratie om met no-shows en last-minute annuleringen?
- Wanneer een gast niet opdaagt of last-minute annuleert in Formitable, wordt dit automatisch verwerkt in Epicor. De no-show wordt geregistreerd op het gastprofiel en de bijbehorende omzetboeking wordt gecorrigeerd. Zo beschik je altijd over betrouwbare bezettings- en omzetcijfers zonder handmatige correcties.
- Wat kost een Epicor Formitable koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Epicor
ERP-systeem voor middelgrote maak- en distributiebedrijven. Supply chain, productie en financieel beheer.
Over Formitable
Nederlands reserveringsplatform voor restaurants. Tafelreserveringen, VIP-beheer en vooruitbetalingen.
Epicor en Formitable integreren?
Ontdek hoe SyncIT Formitable en Epicor integreert voor automatische omzetverwerking en voorraadbeheer.