Employes + Asana koppeling

De integratie tussen Employes en Asana verbindt HR- en salarisadministratie met operationeel projectbeheer. Personeelswijzigingen, verlofregistraties en contractuele gegevens uit Employes worden automatisch verwerkt in de planning en taakverdeling van Asana. HR-teams en managers werken altijd met dezelfde actuele personeelsinformatie, zonder handmatige overdracht tussen systemen.

Het probleem

MKB-bedrijven die Employes gebruiken voor salarisadministratie en HR, en Asana voor projectbeheer en teamplanning, lopen dagelijks aan tegen een informatieknelpunt dat groter is dan het lijkt. HR-gegevens zoals nieuwe medewerkers, vertrekdata, verlofperiodes en contractwijzigingen leven uitsluitend in Employes. De projectplanning in Asana is hier volledig blind voor. Wanneer een medewerker in Employes een verlofaanvraag indient en goedgekeurd krijgt, weet de projectmanager in Asana hier niets van — totdat deze medewerker simpelweg niet verschijnt voor een taak met een kritieke deadline. Nieuwe medewerkers die in Employes worden ongeboardd, moeten handmatig worden toegevoegd aan de relevante Asana-projecten en -teams. Vertrekkende medewerkers worden soms pas laat uit projecten verwijderd, met verwarring en onnodige notificaties als gevolg. Elke HR-wijziging vereist een handmatige actie in Asana. Voor snelgroeiende bedrijven met veel personeelsmutaties betekent dit structureel verlies aan tijd en de constante kans op planningsfouten die direct impact hebben op projectkwaliteit en klanttevredenheid.

De oplossing

De Employes-Asana integratie via SyncIt zorgt ervoor dat personeelswijzigingen in Employes automatisch worden verwerkt in de projectplanning van Asana. Zodra een nieuwe medewerker wordt toegevoegd in Employes, inclusief rol, afdeling en startdatum, wordt deze persoon automatisch uitgenodigd voor de relevante Asana-werkruimten en projecten op basis van vooraf geconfigureerde regels. Goedgekeurde verlofperiodes in Employes worden direct zichtbaar als bezettingsbeperkingen in Asana, zodat projectmanagers niet meer voor verrassingen komen te staan bij het plannen van taken en deadlines. Contractbeëindigingen in Employes triggeren automatisch het verwijderen van Asana-toegang en het herplannen van openstaande taken. Parttime contracten en werkpatronen uit Employes kunnen worden gebruikt als capaciteitsinformatie in Asana voor betere resourceplanning. De twee systemen vullen elkaar perfect aan: Employes bewaakt de juridische en financiële werkelijkheid van het dienstverband, terwijl Asana de dagelijkse operationele inzet beheert. Met de integratie worden beide werkelijkheden automatisch met elkaar in lijn gebracht.

Voordelen van de Employes + Asana koppeling

• Automatische onboarding in Asana: Nieuwe medewerkers die in Employes worden aangemaakt, worden automatisch toegevoegd aan de juiste Asana-projecten, teams en werkruimten op basis van hun functie en afdeling. De eerste werkdag begint productief, zonder dat HR of management handmatig Asana moet bijwerken.
• Verlof zichtbaar in projectplanning: Goedgekeurde verlofaanvragen uit Employes worden automatisch zichtbaar als bezettingsbeperkingen in Asana. Projectmanagers zien direct wie wanneer beschikbaar is en kunnen taken en deadlines proactief aanpassen voordat problemen ontstaan.
• Soepele offboarding zonder dataresten: Bij vertrek van een medewerker in Employes worden openstaande taken automatisch herplannd of overgedragen in Asana, en wordt toegang ingetrokken. Geen vergeten projectmembers meer en geen gaten in de planning door plotseling vertrek.
• Nauwkeurige capaciteitsplanning: Contractinformatie zoals parttime percentages en werkdagen uit Employes vormt de basis voor realistischere capaciteitsplanning in Asana. Taken worden alleen ingepland wanneer medewerkers ook daadwerkelijk contractueel beschikbaar zijn.
• Minder administratieve dubbeling voor HR: HR-medewerkers voeren personeelsmutaties slechts eenmalig in Employes in. De integratie zorgt ervoor dat alle gevolgen voor projectplanning en teamsamenstelling in Asana automatisch worden doorgevoerd, zonder aanvullende handmatige stappen.

Datastromen

• Nieuwe medewerkers en onboarding: Wanneer een nieuwe medewerker wordt aangemaakt in Employes met startdatum, functie en afdeling, wordt deze persoon automatisch toegevoegd aan de relevante Asana-teams en onboardingprojectworkflows. Eventuele welkomst- en introductietaken worden automatisch aangemaakt.
• Verlof- en absentieregistratie: Goedgekeurde verlofperiodes, ziektedagen en andere afwezigheid die in Employes worden geregistreerd, worden gesynchroniseerd naar Asana als beschikbaarheidsinformatie. Projectmanagers kunnen hierdoor realistischere planningen maken en capaciteitsproblemen voorkomen.
• Contractwijzigingen en uurpatronen: Wijzigingen in contractomvang, werktijden of functie in Employes worden doorgegeven aan Asana zodat de beschikbaarheid van medewerkers in de planning altijd overeenkomt met de actuele contractuele werkelijkheid.
• Uitdiensttreding en toegangsbeheer: Bij registratie van een uitdiensttreding in Employes worden openstaande Asana-taken automatisch herplannd of overgedragen aan andere teamleden, en wordt de Asana-toegang van de vertrekkende medewerker gedeactiveerd op de laatste werkdag.

Resultaten

• 95%: Minder planningsconflicten door verlof en beschikbaarheid
• 3 uur/week: Bespaard op handmatige administratie per manager
• Real-time: Inzicht in teamcapaciteit en beschikbaarheid

Technische details

• Medewerkersync
• Verlof en beschikbaarheid
• Contracturen sync
• Urenregistratie terugkoppeling
• Ziekmelding doorvertaling
• Foutafhandeling en logging

Veelgestelde vragen

Is de Employes-Asana integratie geschikt voor kleine bedrijven?

Ja, Employes is specifiek ontwikkeld voor het Nederlandse MKB en de integratie met Asana is ook voor kleinere teams waardevol. Zelfs bij een team van tien medewerkers bespaart de integratie bij elke personeelsmutatie aanzienlijk handmatig werk.

Welke Employes-gegevens worden gesynchroniseerd naar Asana?

De integratie synchroniseert medewerkerprofielen, startdata, functies, afdelingen, verlofregistraties en uitdiensttredings­datums. Salarisgegevens en andere gevoelige financiële informatie worden bewust niet gesynchroniseerd naar Asana.

Hoe worden privacygevoelige HR-gegevens beschermd?

De integratie is ingericht volgens de AVG-richtlijnen. Alleen de HR-informatie die nodig is voor projectplanning, zoals beschikbaarheid en functie, wordt gedeeld met Asana. Salarisdata, BSN-nummers en medische informatie blijven altijd exclusief in Employes.

Kan ik instellen welke medewerkers automatisch aan welke Asana-projecten worden toegevoegd?

Ja, SyncIt biedt configureerbare regels waarmee u kunt instellen welke functiegroepen of afdelingen uit Employes automatisch worden toegevoegd aan welke Asana-werkruimten of projectsjablonen. U behoudt volledige controle over de toewijzingslogica.

Hoe snel verwerkt de integratie een verlofwijziging in Employes naar Asana?

Verlofwijzigingen worden doorgaans binnen enkele minuten na goedkeuring in Employes zichtbaar in Asana. U kunt ook kiezen voor dagelijkse synchronisatie als real-time updates voor uw gebruik niet nodig zijn.

Over Employes

Nederlandse payroll- en HR-software. Salarisadministratie, verlof en urenregistratie.

Over Asana

Leading projectmanagement platform. Taken, projecten, doelen en portfolio management.

Employes en Asana integreren?

Ontdek hoe SyncIT jouw Employes en Asana naadloos met elkaar verbindt. Plan een gratis demo en ervaar het verschil.