Microsoft Dynamics 365 Business Central + Formitable koppeling

De Dynamics 365 Business Central Formitable integratie via SyncIT verbindt je ERP-systeem direct met het Formitable reserveringsplatform. Reserveringsdata, omzet per tafel en gastinformatie worden automatisch gesynchroniseerd naar Business Central, zodat je financiële administratie, voorraadbeheer en gasteninzichten altijd actueel zijn zonder handmatige invoer.

SyncIT koppelt Microsoft Dynamics 365 Business Central en Formitable zodat reserveringsomzet, aanbetalingen en gastgegevens automatisch vanuit het reserveringsplatform in je ERP-systeem terechtkomen. Je dagafsluiting klopt altijd, BTW-verwerking verloopt foutloos en je beschikt over een compleet gastprofiel in Business Central.

Het probleem

Formitable is het toonaangevende Nederlandse reserveringsplatform voor restaurants, met meer dan 2.000 horecaondernemers als gebruikers. Het platform beheert tafelreserveringen, gastverwachtingen, no-show preventie en betalingen. Wanneer restaurants ook Microsoft Dynamics 365 Business Central gebruiken voor hun financiële administratie en bedrijfsbeheer, ontstaat er een fundamentele kloof tussen operationele reserveringsdata en de financiële werkelijkheid. Omzet die via Formitable wordt gegenereerd, inclusief no-show vergoedingen, aanbetaling en arrangementsverkopen, bereikt Business Central niet automatisch. Medewerkers moeten aan het einde van elke dag handmatig omzetoverzichten ophalen uit Formitable en invoeren in Business Central. Dit proces is tijdrovend, foutgevoelig en vertraagt de financiële rapportage. Gastdata die waardevolle inzichten biedt over bezoekfrequentie, bestedingspatronen en voorkeuren, blijft opgesloten in Formitable en wordt niet benut in de CRM- of klantmodule van Business Central. Voor restaurants die arrangementen, dagmenu's of events via Formitable verkopen, is een nauwkeurige afstemming met de voorraad- en inkoopadministratie in Business Central evenmin vanzelfsprekend. Dit leidt tot inconsistente bedrijfsinformatie en gemiste kansen voor kostenoptimalisatie.

De oplossing

SyncIT verbindt Formitable en Microsoft Dynamics 365 Business Central zodat reserverings- en omzetdata automatisch in je ERP-systeem beschikbaar is. Elke gerealiseerde reservering in Formitable, inclusief de bijbehorende bestedingen, arrangementen, aanbetalingen en no-show vergoedingen, wordt door SyncIT vertaald naar de juiste financiële transacties in Business Central. Omzet wordt automatisch geboekt op de correcte grootboekrekeningen met de juiste BTW-tarieven, zodat je dagafsluiting en BTW-aangifte altijd kloppen. Gastgegevens die Formitable verzamelt worden via SyncIT gesynchroniseerd naar de klantmodule van Business Central, waardoor je een compleet beeld van elke gast krijgt dat bruikbaar is voor loyaliteitsprogramma's en gerichte communicatie. Voor restaurants die via Formitable arrangementen en events aanbieden, kan SyncIT de bijbehorende omzet en ingrediëntenverbruik koppelen aan de voorraadbeheermodule van Business Central. Reserveringspatronen en bezettingsgraden zijn hierdoor beschikbaar als stuurinformatie in Business Central-rapportages, wat inkoopplanning en personeelsplanning significant verbetert.

Voordelen van de Microsoft Dynamics 365 Business Central + Formitable koppeling

• Automatische omzetverwerking vanuit reserveringen: Omzet die via Formitable wordt gegenereerd, inclusief arrangementen, aanbetalingen en no-show vergoedingen, wordt automatisch als financiële transactie geboekt in Business Central zonder handmatige invoer.
• Gecentraliseerde gastdata in Business Central: Gastinformatie uit Formitable, zoals contactgegevens, bezoekfrequentie en bestedingshistorie, wordt gesynchroniseerd naar Business Central zodat je een volledig klantprofiel hebt voor relatiebeheer en marketingdoeleinden.
• Accurate BTW-verwerking per omzetcategorie: Omzet uit eten, drinken, arrangementen en vergoedingen wordt per categorie met de juiste BTW-tarieven geboekt in Business Central, wat fouten in de BTW-aangifte voorkomt en accountantscontroles versnelt.
• Inzicht in bezettingsgraad en omzet per periode: Reserverings- en omzetdata uit Formitable is beschikbaar als rapportagebron in Business Central, zodat je bezettingsgraden, gemiddelde besteding per gast en omzet per periode direct kunt analyseren.
• Efficiëntere voorraadbeheer en inkoop: Op basis van geplande reserveringen en historische verbruiksdata uit Formitable kan Business Central inkoopbehoeften beter voorspellen, wat voedselverspilling vermindert en inkoopkosten optimaliseert.

Datastromen

• Reserverings- en omzetdata van Formitable naar Business Central: Gerealiseerde reserveringen met bijbehorende omzet, betalingen en vergoedingen worden automatisch doorgezet naar Business Central als verkoopfacturen of journaalboekingen.
• Gastdata van Formitable naar Business Central: Contactgegevens en bezoekhistorie van gasten worden gesynchroniseerd naar de klant- of contactenmodule van Business Central voor centraal relatiebeheer.
• Arrangementen en evenementomzet van Formitable naar Business Central: Omzet uit speciale arrangementen, events en vooruitbetalingen wordt als aparte financiële transactie met de juiste omzetrekening doorgezet naar Business Central.
• No-show vergoedingen van Formitable naar Business Central: No-show fees en annuleringsvergoedingen die via Formitable worden geïnd, worden automatisch als aparte omzetpost verwerkt in de financiële administratie van Business Central.
• Bezettings- en capaciteitsdata van Formitable naar Business Central: Bezettingsgraden en reserveringsvolumes worden als stuurinformatie doorgezet naar Business Central voor gebruik in operationele rapportages en inkoopplanning.

Resultaten

• 100% automatisch: Omzet van horeca naar ERP zonder handmatige invoer
• Real-time voorraad: Verbruik en financiele waarde altijd gesynchroniseerd
• Minder derving: Snellere signalering van voorraadverschillen

Technische details

• Omzetsynchronisatie
• Voorraadverbruik
• Inkoopautomatisering
• BTW-verdeling
• Betaalwijzen
• Dagafsluiting

Zo werkt de Microsoft Dynamics 365 Business Central + Formitable koppeling - stap voor stap

1. Adviesgesprek: We inventariseren welke Formitable-data naar Business Central moet stromen: reserveringsomzet, aanbetalingen, no-show vergoedingen, gastgegevens en eventuele arrangementsverkopen. Samen bepalen we de gewenste boekingsstructuur en BTW-mapping.
2. Datamapping: De omzetcategorieen in Formitable (reguliere omzet, aanbetalingen, no-shows, arrangementen) worden gemapt naar de juiste grootboekrekeningen en BTW-codes in Business Central. Gastgegevens worden gekoppeld aan de klantmodule.
3. Bouw in testomgeving: In een testomgeving simuleren we scenario's zoals een gerealiseerde reservering met aanbetaling in Formitable die automatisch als omzetboeking in Business Central verschijnt, een no-show die correct wordt geboekt en gastgegevens die in de klantmodule verschijnen.
4. Acceptatietest: Jij verwerkt een testreservering in Formitable, inclusief aanbetaling en arrangement, en controleert of de omzet op de juiste grootboekrekening in Business Central staat met het correcte BTW-tarief en de gastgegevens in de klantmodule zichtbaar zijn.
5. Livegang: Na goedkeuring activeren we de automatische synchronisatie. Reserveringsomzet, aanbetalingen en gastdata stromen voortaan dagelijks vanuit Formitable naar Business Central, afgestemd op je dagafsluitingsproces.
6. Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de integratie 24/7. Bij API-wijzigingen van Microsoft Dynamics 365 Business Central of Formitable passen wij de integratie proactief aan, zodat de datastroom ononderbroken blijft. Dit valt binnen je maandelijks abonnement.

SyncIT vergeleken met alternatieven

Criterium	SyncIT	Handmatig / Excel	Zapier	Formitable rapportage-export
Automatische omzetboeking vanuit reserveringsplatform	Ja	Nee	deels	Nee
BTW-mapping per omzetcategorie	Ja	Nee	Nee	deels
Gastgegevens synchroniseren naar CRM-module	Ja	Nee	deels	Nee
Aanbetalingen en no-show vergoedingen verwerken	Ja	Nee	Nee	deels
Arrangementen- en eventomzet apart boeken	Ja	Nee	Nee	deels
Multi-administratie support	Ja	Nee	Nee	Nee
Monitoring en support	Ja	Nee	deels	Nee
Directe setup zonder ontwikkeltraject	Nee	Ja	deels	Ja

Wat kost deze koppeling?

Elke Microsoft Dynamics 365 Business Central x Formitable koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model: - Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal omzetcategorieen en BTW-tarieven, de complexiteit van de arrangementen- en eventverwerking en het aantal vestigingen dat wordt aangesloten. - Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Microsoft Dynamics 365 Business Central of Formitable hun API wijzigen. Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.

Veelgestelde vragen

Worden aanbetalingen van Formitable apart verwerkt in Business Central?

Ja, SyncIT verwerkt aanbetalingen als vooruitbetaalde bedragen op de juiste rekening in Business Central. Bij realisatie van de reservering wordt de aanbetaling automatisch verrekend met de eindafrekening zodat de boekhouding altijd correct is.

Hoe worden no-show vergoedingen geboekt in Business Central?

No-show fees die via Formitable worden geïnd worden door SyncIT als aparte omzetpost doorgezet naar Business Central. Je kunt per type vergoeding configureren op welke grootboekrekening en met welk BTW-tarief de boeking plaatsvindt.

Kan ik Formitable-omzet per dag of per dienst afstemmen in Business Central?

Ja, SyncIT kan worden geconfigureerd om omzet per dag, per dienst of per periode te bundelen en als dagboek of factuur in te schieten in Business Central. Dit sluit aan op je dagafsluitingsproces en periodieke rapportages.

Ondersteunt de integratie ook evenementen en groepsreserveringen via Formitable?

Ja, groepsreserveringen en eventomzet worden door SyncIT op dezelfde wijze verwerkt als reguliere reserveringen, maar kunnen worden voorzien van een apart project- of kostenplaatscode in Business Central voor nauwkeurige evenementrapportage.

Is de integratie ook geschikt voor restaurants met meerdere vestigingen?

Ja, SyncIT ondersteunt multi-vestiging configuraties waarbij reserverings- en omzetdata per locatie correct wordt toegewezen aan de bijbehorende entiteit of kostenplaats in Business Central.

Hoe worden gastgegevens uit Formitable benut in Business Central?

Gastprofielen uit Formitable, inclusief bezoekfrequentie, voorkeuren en bestedingshistorie, worden gesynchroniseerd naar de klantmodule van Business Central. Hierdoor kun je vanuit je ERP-systeem gerichte communicatie, loyaliteitsprogramma's en gastanalyses opzetten op basis van actuele data.

Kan de integratie helpen bij inkoopplanning op basis van reserveringsdata?

Ja, doordat reserveringspatronen en bezettingsgraden uit Formitable beschikbaar zijn in Business Central, kun je deze data gebruiken als stuurinformatie voor inkoop- en personeelsplanning. Je weet van tevoren hoeveel gasten je kunt verwachten en kunt je voorraad daarop afstemmen.

Wat kost een Business Central Formitable koppeling?

We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.

Over Microsoft Dynamics 365 Business Central

Cloud ERP-oplossing van Microsoft voor het MKB. Financieel beheer, supply chain, verkoop en projectmanagement in één platform.

Over Formitable

Nederlands reserveringsplatform voor restaurants. Tafelreserveringen, VIP-beheer en vooruitbetalingen.

Microsoft Dynamics 365 Business Central en Formitable integreren?

Ontdek hoe SyncIT Formitable en Microsoft Dynamics 365 Business Central integreert voor automatische omzetverwerking en voorraadbeheer.