Bol.com + Exact Online koppeling
Verwerk Bol.com verkopen automatisch in Exact Online en houd je boekhouding altijd up-to-date. Van verkoopboeking tot btw-verwerking en voorraadbeheer: SyncIT automatiseert de volledige administratieve afhandeling van je Bol.com verkopen.
SyncIT koppelt Bol.com en Exact Online zodat orders, retouren, commissies en voorraad automatisch worden verwerkt in je boekhouding. Verkoopfacturen, creditnota's en voorraadmutaties verschijnen zonder handmatige invoer. Je reconcilieert uitbetalingen niet meer handmatig.
Het probleem
Je verkoopt via Bol.com en voert je financiële administratie in Exact Online. Elke dag komen er orders binnen die handmatig of via een CSV-export moeten worden overgezet: verkoopfacturen aanmaken, debiteuren bijwerken, voorraad corrigeren en btw-bedragen controleren. Bij retouren wordt het nog bewerkelijker — creditfacturen moeten worden aangemaakt, voorraad moet worden teruggeboekt en de oorspronkelijke factuur moet worden afgesloten. Ondertussen houdt Bol.com commissie en verzendvergoedingen in op de uitbetaling, waardoor het bedrag op je bankrekening niet overeenkomt met de optelsom van je facturen. Reconciliatie van Bol.com-uitbetalingen met openstaande posten in Exact Online kost elke week tijd en levert fouten op. Generieke tools kennen het Bol.com Retailer API-model niet: ze weten niet hoe Bol.com orderstatus, commissiestructuur en retourstromen zijn opgebouwd, en ze mappen artikelen niet correct op Exact Online-artikelcodes of grootboekrekeningen. Bij groei naar meerdere Bol.com-accounts of verkoop in België en Nederland met verschillende btw-tarieven wordt handmatige verwerking onhoudbaar. SyncIT bouwt een koppeling die jouw specifieke Bol.com-verkoopstroom volledig automatisch verwerkt in Exact Online.
De oplossing
SyncIT bouwt een geautomatiseerde koppeling tussen Bol.com en Exact Online die het volledige orderproces afdekt — van binnenkomende bestelling tot financiële boeking en voorraadmutatie. Nieuwe Bol.com-orders worden automatisch omgezet in verkoopfacturen in Exact Online, inclusief de juiste artikelcodes, btw-tarieven en debiteurgegevens. Retouren en annuleringen genereren creditfacturen en corrigeren de voorraadstand zonder handmatige tussenkomst. Bol.com-commissies en verzendkostenvergoedingen worden als aparte boekingsregels verwerkt, zodat de uitbetaling van Bol.com exact aansluit op je financiële administratie en reconciliatie wegvalt. Voorraadstanden worden vanuit Exact Online teruggestuurd naar Bol.com, zodat je aanbod actueel blijft en je geen producten verkoopt die niet op voorraad zijn. Bij meerdere Bol.com-accounts of verkoop in meerdere landen wordt elke stroom naar de juiste Exact Online-administratie en het juiste btw-tarief gerouteerd. Na livegang monitort SyncIT de koppeling continu; mislukte boekingen, API-fouten of afwijkende orderbedragen worden direct gesignaleerd zodat je gericht actie kunt ondernemen.
Voordelen van de Bol.com + Exact Online koppeling
- Correcte verwerking van Bol.com commissies: Bol.com houdt commissies in op elke verkoop, varierende van 5% tot 20% afhankelijk van de categorie. SyncIT verwerkt de verkoopprijs en de Bol.com commissie correct als aparte boekingen in Exact Online, zodat je winst- en verliesrekening altijd klopt.
- Automatische btw-verwerking inclusief OSS: Bol.com verkoopt in Nederland en Belgie. SyncIT detecteert automatisch het land van de klant en boekt de juiste btw-code: 21% voor Nederlandse klanten, Belgische btw of OSS voor Belgische consumenten. Je hoeft de btw-aangifte niet meer handmatig samen te stellen uit Bol.com-rapportages.
- Geen handmatig overtypen van orders: Elke Bol.com bestelling wordt automatisch verwerkt in Exact Online zodra deze binnenkomt. Bij 50 orders per dag bespaar je hiermee al snel een tot twee uur aan administratief werk per dag.
- Voorkomen van oververkoop op Bol.com: Je voorraad in Exact Online is leidend. Wanneer de voorraad daalt door verkopen of andere mutaties, wordt dit direct bijgewerkt in je Bol.com aanbod. Zo voorkom je dat Bol.com orders accepteert voor uitverkochte producten en vermijd je de bijbehorende boetes en negatieve beoordelingen.
- Volledige aansluiting op Bol.com uitbetalingen: Bol.com betaalt verkopers tweewekelijks uit. SyncIT verwerkt orders zodanig dat de uitbetaling van Bol.com direct aansluit op wat er in Exact Online is geboekt, wat de maandelijkse afstemming van je bankafschriften drastisch vereenvoudigt.
Datastromen
- Bol.com verkooporders: Nieuwe bestellingen op Bol.com worden automatisch als verkoopfactuur of verkooptransactie aangemaakt in Exact Online. De verkoopprijs, Bol.com commissie, btw en klantnaam worden correct verwerkt op de juiste grootboekrekeningen.
- Klantgegevens: Klantgegevens van Bol.com kopers worden als debiteur aangemaakt in Exact Online. Omdat Bol.com niet alle klantgegevens deelt vanwege privacyregels, worden debiteuren aangemaakt op basis van de beschikbare data zoals naam en afleveradres.
- Voorraadbeheer: Voorraadmutaties in Exact Online worden automatisch doorgegeven aan Bol.com. Je kunt instellen per product welke hoeveelheid beschikbaar wordt gesteld op Bol.com, zodat je altijd een veiligheidsbuffer kunt aanhouden.
- Artikelstamdata: Nieuwe artikelen die via Bol.com worden verkocht maar nog niet in Exact Online bestaan, worden automatisch aangemaakt in de artikeladministratie van Exact Online. Omgekeerd kunnen artikelen uit Exact Online worden gesynchroniseerd naar je Bol.com aanbod.
- Retouren en creditnota's: Wanneer een klant een product retourneert via Bol.com, wordt automatisch een creditnota aangemaakt in Exact Online voor het juiste bedrag inclusief btw-correctie en eventuele restitutie van Bol.com commissies.
Resultaten
- 90% minder handmatig werk: Tijdsbesparing
- 90% minder invoerfouten: Foutreductie
- Real-time verwerking: Snelheid
Technische details
Zo werkt de Bol.com + Exact Online koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We brengen in kaart hoeveel Bol.com-accounts je hebt, welke orderstromen (verkoop, retouren, FBB/FBR) je gebruikt, hoe je artikelstructuur en grootboekindeling in Exact Online eruitzien en of je voorraadsynchronisatie nodig hebt.
- Datamapping: We mappen Bol.com-entiteiten zoals orders, orderregels, retouren, commissies en verzendvergoedingen op de juiste Exact Online-entiteiten: verkoopfacturen, creditfacturen, artikelcodes, debiteuren, grootboekrekeningen en btw-codes.
- Bouw in testomgeving: De koppeling wordt gebouwd en getest op de Bol.com Retailer API-testomgeving en een Exact Online-testadministratie. We simuleren volledige orderflows inclusief retouren, annuleringen en commissie-inhoudingen.
- Acceptatietest: Jij plaatst een testorder via Bol.com en controleert in Exact Online of de verkoopfactuur correct is aangemaakt, de voorraad is gemuteerd en de commissie als aparte regel zichtbaar is.
- Livegang: Na akkoord gaat de koppeling live. Vanaf dat moment worden Bol.com-orders automatisch verwerkt in Exact Online zonder handmatige exports of invoer.
- Monitoring en onderhoud: Onze monitoring kijkt 24/7 of de synchronisatie draait. API-wijzigingen van Bol.com of Exact Online worden binnen het maandelijks abonnement opgepakt.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Make |
|---|
| Automatische factuuraanmaak | Ja | Nee | deels | deels |
| Retour- en creditfactuurafhandeling | Ja | Nee | Nee | deels |
| Commissie- en fee-reconciliatie | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Voorraadsynchronisatie richting Bol.com | Ja | Nee | Nee | deels |
| Multi-account / multi-land support | Ja | deels | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | deels |
| Geen eenmalige kosten | Nee | Ja | deels | deels |
Wat kost deze koppeling?
Elke Bol.com x Exact Online koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
• Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten variëren met het aantal Bol.com-accounts, de complexiteit van je artikelstructuur in Exact Online, of je voorraadsynchronisatie wilt en of je in meerdere landen (en dus met meerdere btw-tarieven) verkoopt.
• Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer Bol.com of Exact Online hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Worden Bol.com-commissies en verzendvergoedingen apart geboekt in Exact Online?
- Ja. SyncIT verwerkt commissies en verzendkostenvergoedingen als aparte boekingsregels op de door jou ingestelde grootboekrekeningen. Zo sluit de uitbetaling van Bol.com direct aan op je administratie en hoef je niet handmatig te reconciliëren.
- Hoe worden retouren en annuleringen verwerkt?
- Retouren die via Bol.com binnenkomen genereren automatisch een creditfactuur in Exact Online. De voorraad wordt teruggeboekt en de oorspronkelijke factuur wordt verrekend. Annuleringen vóór verzending worden eveneens afgevangen.
- Kan de koppeling voorraadstanden vanuit Exact Online terugsturen naar Bol.com?
- Ja. Voorraadmutaties in Exact Online worden automatisch doorgezet naar Bol.com, zodat je aanbod actueel blijft en je geen bestellingen accepteert voor producten die niet leverbaar zijn.
- Werkt de koppeling met zowel FBR (Fulfilled by Retailer) als FBB (Fulfilled by Bol.com)?
- Ja. SyncIT herkent het fulfilmenttype per order. Bij FBB-orders worden commissies en fulfillmentkosten apart geboekt. Voorraadsynchronisatie kan per fulfilmentmethode worden geconfigureerd.
- Kan ik meerdere Bol.com-accounts koppelen aan aparte Exact Online-administraties?
- Dat kan. Per Bol.com-account stel je in naar welke Exact Online-administratie de orders, facturen en voorraadmutaties worden gestuurd. Zo blijven je administraties gescheiden.
- Hoe snel worden Bol.com-orders verwerkt in Exact Online?
- Orders worden verwerkt zodra Bol.com ze beschikbaar stelt via de Retailer API, doorgaans binnen enkele minuten. Het exacte interval stel je in op basis van jouw verwerkingsbehoefte.
- Hoe gaat SyncIT om met verschillende btw-tarieven voor Nederland en België?
- In de datamapping configureren we per land het juiste btw-tarief en de bijbehorende btw-code in Exact Online. Orders worden automatisch op basis van het afleverland aan het correcte tarief gekoppeld.
- Wat kost een Bol.com Exact Online koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen variëren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over Bol.com
Nederlands marketplace platform
Over Exact Online
Cloud boekhoudpakket
Exact Online en Bol.com integreren?
De populairste Nederlandse combinatie: Exact Online en Bol.com. SyncIT automatiseert orders, voorraad en facturatie. Vraag een gratis demo aan.