AFAS + Toggl Track koppeling
Synchroniseer projecturen en tijdregistratie van Toggl Track naar AFAS voor accurate facturatie en projectkostenbeheer.
SyncIT koppelt AFAS en Toggl Track zodat goedgekeurde projecturen automatisch doorstromen naar je financiele administratie. Factureerbare uren zijn direct beschikbaar in AFAS Profit voor tijdige facturatie en je projectbudgetten worden real-time bijgewerkt met de actuele urenbesteding uit Toggl Track.
Het probleem
Organisaties die Toggl Track gebruiken voor projectplanning en tijdregistratie en AFAS als ERP-systeem werken met gescheiden systemen. Medewerkers registreren uren in Toggl Track tijdregistratie, maar deze data bereikt AFAS Profit financieel pas na handmatige export en import.
Projectmanagers zien in Toggl Track projecten en clients hoeveel uren er zijn besteed, maar de financiele doorbelasting in AFAS loopt altijd achter. Facturen worden te laat verstuurd omdat urendata niet op tijd beschikbaar is.
Budgetbewaking is onbetrouwbaar: de werkelijke bestede uren in Toggl Track komen niet overeen met wat in AFAS projectadministratie staat. Projectoverschrijdingen worden te laat gesignaleerd omdat de data in twee systemen leeft.
De oplossing
SyncIT integreert Toggl Track met AFAS zodat geregistreerde projecturen automatisch beschikbaar zijn voor facturatie en projectkosten. Toggl Track time entries en timesheets wordt direct gesynchroniseerd met AFAS projectadministratie.
Goedgekeurde uren in Toggl Track stromen automatisch naar AFAS. Factureerbare uren zijn direct beschikbaar in AFAS Profit financieel voor tijdige facturatie. Niet-factureerbare uren worden correct als projectkosten geboekt.
Projectbudgetten in AFAS worden real-time bijgewerkt met de actuele urenbesteding uit Toggl Track. Budgetoverschrijdingen worden automatisch gesignaleerd zodat projectmanagers tijdig kunnen bijsturen.
Voordelen van de AFAS + Toggl Track koppeling
- Snellere facturatie: Goedgekeurde uren uit Toggl Track direct beschikbaar voor facturatie in AFAS.
- Accuraat projectbudget: Real-time inzicht in bestede uren versus budget per project.
- Geen dubbele invoer: Uren eenmalig registreren, overal beschikbaar.
- Correcte doorbelasting: Factureerbare en niet-factureerbare uren automatisch correct geboekt.
Datastromen
- : Geregistreerde en goedgekeurde projecturen
- : Factureerbare uren naar financieel
- : Projectcodes en budgetten
- : Medewerkers en uurtarieven
Resultaten
- 100% automatisch: Projecturen van planning naar ERP zonder handwerk
- Real-time inzicht: Projectkosten en budgetbewaking altijd actueel
- Snellere facturatie: Factureerbare uren direct beschikbaar
Technische details
- Urensynchronisatie
- Factureerbare uren
- Projectbudget-sync
- Medewerker-mapping
- Tarieven en kostprijzen
- Goedkeuringsworkflow
Zo werkt de AFAS + Toggl Track koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We brengen in kaart welke projecten, uurtarieven en medewerkers tussen Toggl Track en AFAS gesynchroniseerd moeten worden. We bepalen welke uren factureerbaar zijn en hoe de budgetbewaking moet werken.
- Datamapping: We mappen Toggl Track projecten en clients op AFAS projectadministratie, Toggl Track time entries op AFAS uurregistraties, en uurtarieven per medewerker of projecttype op de juiste financiele boekingen in AFAS Profit.
- Bouw in testomgeving: In een testomgeving simuleren we de volledige flow: uren registreren in Toggl Track, goedkeuring doorvoeren en controleren of de uren correct als factureerbaar of als projectkosten in AFAS Profit verschijnen.
- Acceptatietest: Jij registreert testuren in Toggl Track voor verschillende projecten en tarieven. Na goedkeuring controleer je in AFAS of de uren correct zijn geboekt, de budgetten kloppen en de factuurregels gereed staan.
- Livegang: De automatische stroom van goedgekeurde uren uit Toggl Track naar AFAS wordt geactiveerd. Alle factureerbare en niet-factureerbare uren synchroniseren voortaan zonder handmatige export.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de urensynchronisatie tussen Toggl Track en AFAS 24/7. Bij API-wijzigingen van AFAS of Toggl Track passen wij de integratie aan binnen het abonnement, zodat je facturatie en budgetbewaking ongestoord doorlopen.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Toggl Track CSV-export |
|---|
| Automatische sync van goedgekeurde uren naar AFAS | Ja | Nee | deels | Nee |
| Factureerbare en niet-factureerbare uren gescheiden boeken | Ja | Nee | Nee | deels |
| Real-time projectbudgetbewaking in AFAS | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Uurtarieven per medewerker of project overnemen | Ja | Nee | deels | deels |
| Historische uren terugkoppelen bij eerste synchronisatie | Ja | Nee | Nee | deels |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke AFAS x Toggl Track koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal projectcategorieen, de complexiteit van de uurtariefstructuur en het volume aan medewerkers dat uren registreert.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer AFAS of Toggl Track hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Worden uren automatisch factureerbaar in AFAS?
- Ja, goedgekeurde factureerbare uren uit Toggl Track worden automatisch als factureerbaar gemarkeerd in AFAS Profit financieel. Niet-factureerbare uren worden als interne kosten geboekt.
- Hoe werkt de budgetbewaking?
- Bestede uren uit Toggl Track worden real-time vergeleken met het projectbudget in AFAS. Bij overschrijding ontvangen projectmanagers automatisch een signalering.
- Worden alleen goedgekeurde uren gesynchroniseerd?
- Ja, SyncIT synchroniseert uitsluitend goedgekeurde tijdregistraties. Concept-uren en niet-goedgekeurde entries blijven in Toggl Track tot ze zijn geaccordeerd.
- Kunnen verschillende uurtarieven per medewerker worden meegenomen?
- Ja, SyncIT ondersteunt uurtarieven per medewerker, per project of per klant. De tariefstructuur wordt tijdens de datamapping afgestemd op de financiele boekingen in AFAS Profit.
- Hoe worden niet-factureerbare uren verwerkt?
- Niet-factureerbare uren uit Toggl Track worden automatisch als interne projectkosten geboekt in AFAS. Zo heb je altijd inzicht in de werkelijke kostprijs van een project, inclusief interne uren.
- Kan ik historische uren uit Toggl Track alsnog importeren in AFAS?
- Ja, bij de initiiele setup kan SyncIT historische goedgekeurde uren uit Toggl Track terugkoppelen naar AFAS. Zo start je met een compleet beeld van de urenbesteding per project.
- Wat kost een AFAS Toggl Track koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over AFAS
ERP-systeem voor MKB-bedrijven. SyncIT is een onafhankelijke partij en is niet gelieerd aan of gecertificeerd door de maker van dit systeem. Alle genoemde merknamen zijn eigendom van hun respectieve houders.
Over Toggl Track
Tijdregistratie tool met krachtige rapportages. Timer, timesheets en 100+ integraties.
AFAS en Toggl Track integreren?
Ontdek hoe SyncIT Toggl Track en AFAS integreert voor automatische urensynchronisatie en projectfacturatie.