AFAS + Square koppeling
Synchroniseer kassatransacties, voorraadbeheer en klantdata tussen Square en AFAS voor naadloos omnichannel retailbeheer.
SyncIT koppelt AFAS en Square zodat kassatransacties, voorraadmutaties en klantdata automatisch tussen je kassasysteem en ERP stromen. Elke verkoop in de winkel wordt direct verwerkt in AFAS Profit, je voorraad klopt over alle kanalen en je bouwt een compleet klantbeeld zonder handwerk.
Het probleem
Retailbedrijven die Square als kassasysteem gebruiken en AFAS als ERP-systeem worstelen met gescheiden data. Kassatransacties uit Square transacties en betalingen moeten handmatig worden verwerkt in AFAS Profit financieel.
Voorraadstanden in Square voorraadbeheer en catalogus en AFAS Profit voorraadbeheer lopen uiteen. Verkopen in de winkel worden pas vertraagd doorgeboekt waardoor de voorraad in AFAS niet klopt. Klanten zien online producten als beschikbaar terwijl ze in de winkel al verkocht zijn.
Klantdata leeft in twee silo's: Square klantprofielen en loyaliteitsprogramma bevat de winkelhistorie, maar AFAS heeft geen inzicht in het aankoopgedrag via fysieke en online verkoopkanalen. Een totaalbeeld van de klant ontbreekt.
De oplossing
SyncIT integreert Square met AFAS zodat elke kassatransactie automatisch wordt verwerkt in AFAS Profit financieel. Dagomzet, betaalwijzen en btw-verdeling worden direct geboekt zonder handmatig werk.
Voorraadmutaties vanuit Square worden real-time gesynchroniseerd met AFAS Profit voorraadbeheer. Elke verkoop in fysieke en online verkoopkanalen wordt direct afgeboekt. Bestelpunten in AFAS triggeren automatisch inkooporders via AFAS Profit inkoopmodule.
Klantdata uit Square wordt gekoppeld aan klantprofielen in AFAS. Aankoophistorie vanuit fysieke en online verkoopkanalen is beschikbaar voor gerichte marketing en klantsegmentatie. Eén klantbeeld over alle verkoopkanalen.
Voordelen van de AFAS + Square koppeling
- Kassadata direct geboekt: Transacties uit Square automatisch verwerkt in AFAS.
- Voorraad altijd actueel: Real-time voorraadsync over fysieke en online verkoopkanalen.
- Omnichannel klantbeeld: Aankoophistorie gebundeld uit alle verkoopkanalen.
- Automatische inkoop: Bestelpunten triggeren inkooporders zonder handmatig werk.
Datastromen
- : Kassatransacties, omzet en betaalwijzen
- : Voorraadbewegingen en verkopen
- : Klantdata en aankoophistorie
- : Artikelstamdata, prijzen en voorraadstanden
Resultaten
- 100% automatisch: Kassatransacties van POS naar ERP zonder handwerk
- Real-time voorraad: Voorraadstanden altijd actueel over alle kanalen
- Eén klantbeeld: Aankoopgedrag gebundeld uit alle verkoopkanalen
Technische details
- Transactiesynchronisatie
- Voorraadbeheer real-time
- Inkoopautomatisering
- Klantdata-sync
- Omnichannel voorraad
- BTW en betaalwijzen
Zo werkt de AFAS + Square koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken welke datastromen tussen AFAS en Square moeten worden geautomatiseerd: kassatransacties, voorraadbeheer, klantprofielen of een combinatie. We inventariseren het aantal Square-locaties, de betaalwijzen die je gebruikt en welke AFAS Profit-modules betrokken zijn.
- Datamapping: We mappen Square transactietypen en betaalwijzen naar de juiste grootboekrekeningen in AFAS Profit financieel. Artikelen uit Square catalogus worden gekoppeld aan artikelstamgegevens in AFAS Profit voorraadbeheer. Klantprofielen uit Square worden gemapped naar debiteuren in AFAS.
- Bouw in testomgeving: In een testomgeving bouwen we de integratie en simuleren we scenario's zoals het verwerken van een kassatransactie uit Square in AFAS, het real-time afboeken van voorraad na een winkelverkoop en het synchroniseren van klantgegevens tussen Square klantprofielen en AFAS debiteuren.
- Acceptatietest: Jij voert een testtransactie uit op je Square-kassa en controleert of de omzet correct wordt geboekt in AFAS Profit financieel. Je verifieert dat de voorraad in AFAS Profit voorraadbeheer direct is aangepast en dat het klantprofiel in AFAS de aankoop bevat.
- Livegang: Na goedkeuring schakelen we de integratie in op je productieomgeving. Vanaf dat moment worden kassatransacties, voorraadmutaties en klantdata automatisch gesynchroniseerd tussen Square en AFAS over al je verkooplocaties.
- Monitoring en onderhoud: We monitoren de integratie 24/7 op fouten en performance. Wanneer AFAS of Square hun API wijzigen, passen wij de integratie aan binnen je abonnement. Bij afwijkingen in transactiebedragen of voorraadstanden ontvang je proactief een melding.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Square Dashboard export |
|---|
| Automatische kassatransactie-verwerking in ERP | Ja | Nee | deels | Nee |
| Real-time voorraadsync over alle verkoopkanalen | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Klantprofiel-synchronisatie tussen kassa en ERP | Ja | Nee | deels | Nee |
| Ondersteuning voor meerdere Square-locaties | Ja | Nee | Nee | Ja |
| Omnichannel aankoophistorie in ERP | Ja | Nee | Nee | deels |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke AFAS x Square koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal verkooplocaties en kassapunten, het volume aan dagelijkse transacties en de complexiteit van de omnichannel voorraadsynchronisatie.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer AFAS of Square hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Worden kassatransacties automatisch in AFAS geboekt?
- Ja, elke transactie uit Square wordt automatisch verwerkt in AFAS Profit financieel. Dagomzet, btw en betaalwijzen worden correct geboekt zonder handmatig werk.
- Hoe werkt de voorraadbeheer over meerdere kanalen?
- Elke verkoop in fysieke en online verkoopkanalen wordt real-time afgeboekt in AFAS Profit voorraadbeheer. Zo heb je altijd een actueel voorraadbeeld en voorkom je oververkoop.
- Wordt klantdata ook gesynchroniseerd?
- Ja, klantprofielen en aankoophistorie uit Square worden gekoppeld aan klanten in AFAS. Zo bouw je een volledig klantbeeld over alle verkoopkanalen.
- Kunnen meerdere Square-locaties worden gekoppeld aan AFAS?
- Ja, SyncIT ondersteunt meerdere Square-locaties. Elke locatie kan aparte voorraadregels en omzetrekeningen hebben in AFAS Profit, zodat je per vestiging inzicht hebt in de prestaties.
- Hoe worden verschillende betaalwijzen verwerkt in AFAS?
- Elke betaalwijze uit Square, zoals pin, contant, creditcard of mobiel betalen, wordt automatisch op de juiste grootboekrekening in AFAS Profit financieel geboekt. Je hebt direct inzicht in de verdeling per betaalmethode.
- Wat gebeurt er bij een retour of terugbetaling in Square?
- Retouren en terugbetalingen in Square worden automatisch als creditboeking verwerkt in AFAS Profit financieel. De voorraad wordt tegelijkertijd bijgewerkt in AFAS Profit voorraadbeheer zodat het saldo correct blijft.
- Wat kost een AFAS Square koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over AFAS
ERP-systeem voor MKB-bedrijven. SyncIT is een onafhankelijke partij en is niet gelieerd aan of gecertificeerd door de maker van dit systeem. Alle genoemde merknamen zijn eigendom van hun respectieve houders.
Over Square
Betaal- en kassasysteem voor kleine bedrijven. POS, online betalingen en facturatie.
AFAS en Square integreren?
Ontdek hoe SyncIT Square en AFAS integreert voor naadloze kassadata en voorraadbeheer.