AFAS + Harvest koppeling
Synchroniseer projecturen en tijdregistratie van Harvest naar AFAS voor accurate facturatie en projectkostenbeheer.
SyncIT koppelt Harvest en AFAS zodat goedgekeurde projecturen en onkosten automatisch doorstromen naar je financiele administratie voor facturatie, kostenboeking en budgetbewaking. Geen handmatige CSV-exports meer, facturen op tijd en real-time inzicht in projectrendabiliteit.
Het probleem
Organisaties die Harvest gebruiken voor tijdregistratie en AFAS als ERP-systeem werken met gescheiden systemen. Medewerkers registreren uren in Harvest time tracking, maar deze data bereikt AFAS Profit financieel pas na handmatige export en import. Wekelijks worden CSV-bestanden gedownload, gecontroleerd op fouten en opnieuw ingevoerd — een tijdrovend en foutgevoelig proces.
Projectmanagers zien in Harvest projecten en budgetten hoeveel uren er zijn besteed, maar de financiele doorbelasting in AFAS loopt altijd achter. Facturen worden te laat verstuurd omdat urendata niet op tijd beschikbaar is. Bij het reconcilieren van Harvest-uren met AFAS-boekingen komen regelmatig afwijkingen naar boven die handmatig moeten worden uitgezocht.
Budgetbewaking is onbetrouwbaar: de werkelijke bestede uren in Harvest komen niet overeen met wat in AFAS projectadministratie staat. Projectoverschrijdingen worden te laat gesignaleerd omdat de data in twee systemen leeft. Expense tracking in Harvest voor declaraties en projectkosten wordt los van de financiele administratie bijgehouden.
De oplossing
SyncIT integreert Harvest met AFAS zodat geregistreerde projecturen en onkosten automatisch beschikbaar zijn voor facturatie en projectkosten. Harvest time tracking en expense tracking worden direct gesynchroniseerd met AFAS projectadministratie, zonder handmatige exports of CSV-bestanden.
Goedgekeurde uren in Harvest stromen automatisch naar AFAS Profit financieel. Factureerbare uren zijn direct beschikbaar voor tijdige facturatie met de juiste tarieven. Niet-factureerbare uren worden correct als interne projectkosten geboekt. Onkosten uit Harvest expense tracking worden als projectkosten verwerkt in de financiele administratie.
Projectbudgetten in AFAS worden real-time bijgewerkt met de actuele uren- en onkostenbesteding uit Harvest. Budgetoverschrijdingen worden automatisch gesignaleerd zodat projectmanagers tijdig kunnen bijsturen. De financiele administratie in AFAS en de operationele tijdregistratie in Harvest zijn altijd gesynchroniseerd.
Voordelen van de AFAS + Harvest koppeling
- Snellere facturatie: Goedgekeurde uren uit Harvest direct beschikbaar voor facturatie in AFAS.
- Accuraat projectbudget: Real-time inzicht in bestede uren versus budget per project.
- Geen dubbele invoer: Uren eenmalig registreren, overal beschikbaar.
- Correcte doorbelasting: Factureerbare en niet-factureerbare uren automatisch correct geboekt.
Datastromen
- : Geregistreerde en goedgekeurde projecturen
- : Factureerbare uren naar financieel
- : Projectcodes en budgetten
- : Medewerkers en uurtarieven
Resultaten
- 100% automatisch: Projecturen van planning naar ERP zonder handwerk
- Real-time inzicht: Projectkosten en budgetbewaking altijd actueel
- Snellere facturatie: Factureerbare uren direct beschikbaar
Technische details
- Urensynchronisatie
- Factureerbare uren
- Projectbudget-sync
- Medewerker-mapping
- Tarieven en kostprijzen
- Goedkeuringsworkflow
Zo werkt de AFAS + Harvest koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We bespreken welke Harvest-projecten en urensoorten je registreert, hoe de tarief- en onkostenstructuur is ingericht en hoe factureerbare uren in AFAS Profit financieel moeten worden verwerkt.
- Datamapping: We mappen Harvest-velden zoals project-ID, task, uurtarief, medewerker en expense-categorie naar de bijbehorende velden in AFAS projectadministratie en financieel. Factureerbare uren worden gekoppeld aan grootboekrekeningen en kostenplaatsen.
- Bouw in testomgeving: De integratie wordt gebouwd en getest met een selectie van Harvest-projecten. We valideren dat goedgekeurde uren correct in AFAS verschijnen, dat tarieven kloppen, dat expenses als projectkosten worden geboekt en dat budgetten worden bijgewerkt.
- Acceptatietest: Jij registreert uren en een onkostendeclaratie op een testproject in Harvest en controleert of ze automatisch verschijnen in AFAS Profit financieel met het juiste tarief en de juiste kostenplaats. Vervolgens verifieer je dat het projectbudget in AFAS is bijgewerkt.
- Livegang: Na goedkeuring wordt de integratie geactiveerd voor alle actieve Harvest-projecten. Goedgekeurde uren en onkosten stromen automatisch naar AFAS en projectbudgetten worden continu bijgewerkt.
- Monitoring en onderhoud: SyncIT monitort de synchronisatie van uren en onkosten tussen Harvest en AFAS 24/7. Bij API-wijzigingen van AFAS of Harvest passen wij de integratie aan binnen het abonnement. Je ontvangt meldingen bij synchronisatiefouten of onverwachte volume-afwijkingen.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Harvest CSV-export |
|---|
| Automatische urensynchronisatie naar financieel | Ja | Nee | deels | Nee |
| Expense tracking naar projectkosten | Ja | Nee | Nee | deels |
| Real-time projectbudget-bewaking | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Tarief-mapping per medewerker en projecttype | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Goedkeuringsflow respecteren | Ja | Nee | deels | Ja |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke AFAS x Harvest koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten variëren met het aantal projecttypen en tariefstructuren, de complexiteit van de onkostencategorieën en het volume aan maandelijkse tijdregistraties.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer AFAS of Harvest hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Worden uren automatisch factureerbaar in AFAS?
- Ja, goedgekeurde factureerbare uren uit Harvest worden automatisch als factureerbaar gemarkeerd in AFAS Profit financieel. Niet-factureerbare uren worden als interne kosten geboekt.
- Hoe werkt de budgetbewaking?
- Bestede uren uit Harvest worden real-time vergeleken met het projectbudget in AFAS. Bij overschrijding ontvangen projectmanagers automatisch een signalering.
- Worden alleen goedgekeurde uren gesynchroniseerd?
- Ja, SyncIT synchroniseert uitsluitend goedgekeurde tijdregistraties. Concept-uren en niet-goedgekeurde entries blijven in Harvest tot ze zijn geaccordeerd.
- Worden Harvest-onkosten ook gesynchroniseerd?
- Ja, onkosten uit Harvest expense tracking worden automatisch als projectkosten verwerkt in AFAS. De expense-categorie uit Harvest wordt gemapped naar de juiste grootboekrekening zodat de financiele administratie volledig is.
- Hoe worden verschillende uurtarieven afgehandeld?
- SyncIT leest het tarief per medewerker en per projecttype uit Harvest en mapt dit naar de juiste tariefstructuur in AFAS. Verschillende uurtarieven voor functies, overwerk en specifieke klantafspraken worden correct doorgestuurd naar de financiele administratie.
- Kan Harvest naast AFAS blijven draaien voor dagelijkse tijdregistratie?
- Ja, medewerkers blijven Harvest gebruiken voor hun dagelijkse tijdregistratie via de mobiele app of webapp. De integratie draait op de achtergrond en synchroniseert goedgekeurde data automatisch naar AFAS zonder dat het werkproces verandert.
- Wat kost een AFAS Harvest koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen variëren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over AFAS
ERP-systeem voor MKB-bedrijven. SyncIT is een onafhankelijke partij en is niet gelieerd aan of gecertificeerd door de maker van dit systeem. Alle genoemde merknamen zijn eigendom van hun respectieve houders.
Over Harvest
Tijdregistratie en facturatie platform. Urenregistratie, rapportages en projectbudgetten.
AFAS en Harvest integreren?
Ontdek hoe SyncIT Harvest en AFAS integreert voor automatische urensynchronisatie en projectfacturatie.