AFAS + Formitable koppeling
Synchroniseer omzetdata, voorraadbeheer en inkooporders tussen Formitable en AFAS voor volledig financieel inzicht in je horecabedrijf.
SyncIT koppelt Formitable en AFAS zodat dagomzet, btw-verdeling en betaalwijzen automatisch in je financiele administratie landen. Voorraadverbruik uit Formitable triggert inkoopvoorstellen in AFAS, waardoor je horeca-operatie en boekhouding naadloos op elkaar aansluiten.
Het probleem
Horecaondernemers die Formitable als reserveringssysteem gebruiken en AFAS als ERP-systeem missen de verbinding tussen operatie en financien. Dagomzet uit Formitable reserveringsomzet en gastendata wordt handmatig ingevoerd in AFAS Profit financieel. Dat betekent dat je boekhouder elke ochtend cijfers overtypt — met het risico op tikfouten die doorwerken in je btw-aangifte.
Voorraadbeheer loopt via twee systemen: Formitable zitplaats- en capaciteitsbeheer registreert wat er operationeel verbruikt wordt, maar AFAS Profit voorraadbeheer bevat de financiele voorraadwaarde. Het verschil tussen werkelijk verbruik en ingeboekte voorraad groeit ongemerkt. Pas bij een inventarisatie ontdek je dat de cijfers niet kloppen.
Inkooporders worden apart beheerd. Bestelbehoeften die ontstaan uit Formitable bereiken AFAS Profit inkoopmodule pas nadat iemand handmatig de voorraden controleert. Dat leidt tot te late bestellingen bij leveranciers of overbevoorrading van bederfelijke producten. Beide scenario's kosten geld.
De oplossing
SyncIT integreert Formitable met AFAS zodat omzetdata automatisch wordt geboekt in AFAS Profit financieel. Dagomzet, btw-verdeling en betaalwijzen stromen direct vanuit Formitable naar de financiele administratie zonder handmatige tussenkomst.
Voorraadbewegingen uit Formitable worden gesynchroniseerd met AFAS Profit voorraadbeheer. Verbruik van ingredienten en dranken wordt automatisch afgeboekt. Bij het bereiken van bestelpunten worden inkoopvoorstellen aangemaakt in AFAS Profit inkoopmodule zodat je nooit zonder voorraad zit.
Formitable reserveringen en tafelbestellingen worden real-time verwerkt. Elke transactie in Formitable heeft direct een financiele tegenhanger in AFAS. Je hebt altijd actueel inzicht in de prestaties van je horecabedrijf — van dagomzet per locatie tot voorraadontwikkeling en inkoopkosten.
Voordelen van de AFAS + Formitable koppeling
- Omzet direct geboekt: Dagomzet uit Formitable automatisch in AFAS verwerkt.
- Voorraadinzicht real-time: Financiele voorraadwaarde altijd actueel door automatisch verbruik.
- Inkoop geautomatiseerd: Bestelvoorstellen automatisch bij lage voorraad.
- BTW altijd correct: Automatische btw-verdeling per omzetcategorie.
Datastromen
- : Dagomzet, btw-verdeling en betaalwijzen
- : Voorraadbewegingen en verbruik
- : Artikelstamdata en prijzen
- : Inkoopbevestigingen en leverdata
Resultaten
- 100% automatisch: Omzet van horeca naar ERP zonder handmatige invoer
- Real-time voorraad: Verbruik en financiele waarde altijd gesynchroniseerd
- Minder derving: Snellere signalering van voorraadverschillen
Technische details
- Omzetsynchronisatie
- Voorraadverbruik
- Inkoopautomatisering
- BTW-verdeling
- Betaalwijzen
- Dagafsluiting
Zo werkt de AFAS + Formitable koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We brengen samen in kaart welke Formitable-data naar AFAS moet stromen: dagomzet, btw-verdeling, betaalwijzen, voorraadverbruik en eventuele multi-locatie inrichting. We bespreken ook hoe je inkoopproces in AFAS Profit inkoopmodule is ingericht.
- Datamapping: We mappen de omzetcategorieen en betaalwijzen uit Formitable op de juiste grootboekrekeningen en btw-codes in AFAS Profit financieel. Voorraadartikelen uit Formitable worden gekoppeld aan de artikelstamdata in AFAS Profit voorraadbeheer met de juiste bestelpunten.
- Bouw in testomgeving: In een testomgeving simuleren we een volledige dagafsluiting vanuit Formitable: reserveringen, tafelbestellingen en betalingen. We controleren of de omzet correct per btw-tarief en betaalwijze in AFAS wordt geboekt en of het voorraadverbruik automatisch wordt afgeboekt.
- Acceptatietest: Jij draait een dagafsluiting in Formitable en controleert of de omzetboeking in AFAS Profit financieel klopt. We verifieren samen dat de betaalwijzen apart zijn geboekt en dat een inkoopvoorstel wordt aangemaakt wanneer de voorraad onder het bestelpunt zakt.
- Livegang: Na goedkeuring gaat de automatische stroom live. Dagomzet uit Formitable wordt direct in AFAS geboekt, voorraadverbruik wordt continu gesynchroniseerd en inkoopvoorstellen worden automatisch getriggerd.
- Monitoring en onderhoud: We monitoren de integratie 24/7. Bij API-wijzigingen van AFAS of Formitable passen we de koppeling aan binnen het abonnement zodat je omzetverwerking en voorraadbeheer ongestoord blijven draaien — ook tijdens drukke seizoenen.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Formitable Rapportage-export |
|---|
| Automatische dagomzet-boeking per btw-tarief | Ja | Nee | Nee | deels |
| Betaalwijzen apart op grootboekrekeningen | Ja | Nee | Nee | deels |
| Voorraadverbruik real-time synchroniseren | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Automatische inkoopvoorstellen bij lage voorraad | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Multi-locatie ondersteuning | Ja | Nee | Nee | deels |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke AFAS x Formitable koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal horecalocaties, de complexiteit van de btw- en betaalwijzeverdeling en het volume aan voorraadartikelen dat gesynchroniseerd moet worden.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer AFAS of Formitable hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Wordt de dagomzet automatisch in AFAS geboekt?
- Ja, na elke dagafsluiting in Formitable wordt de omzet automatisch per btw-tarief en betaalwijze geboekt in AFAS Profit financieel. Je hoeft niets handmatig over te typen.
- Hoe werkt het voorraadbeheer?
- Verbruik geregistreerd in Formitable wordt automatisch afgeboekt van de voorraad in AFAS. Bij lage voorraad worden inkoopvoorstellen aangemaakt in AFAS Profit inkoopmodule.
- Worden alle betaalwijzen apart geboekt?
- Ja, pin, contant, online betalingen en eventuele vouchers worden elk op een aparte grootboekrekening geboekt in AFAS zodat de afstemming altijd klopt.
- Werkt de integratie met meerdere horecalocaties?
- Ja, als je meerdere vestigingen hebt in Formitable wordt de omzet per locatie apart geboekt in AFAS. Elke vestiging kan een eigen kostenplaats of administratie krijgen zodat je per locatie inzicht hebt in de financiele prestaties.
- Hoe worden fooien en cadeaubonnen verwerkt?
- Fooien en cadeaubonnen uit Formitable worden op aparte grootboekrekeningen geboekt in AFAS Profit financieel. Zo ontstaat er geen vermenging met je reguliere omzet en klopt je btw-aangifte.
- Kan ik de integratie ook gebruiken voor bezorgbestellingen?
- Ja, bestellingen via Formitable — zowel reserveringen als take-away en bezorging — worden automatisch verwerkt. De omzet wordt per besteltype apart geboekt zodat je inzicht hebt in de verhouding tussen dine-in, take-away en bezorging.
- Wat kost een AFAS Formitable koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over AFAS
ERP-systeem voor MKB-bedrijven. SyncIT is een onafhankelijke partij en is niet gelieerd aan of gecertificeerd door de maker van dit systeem. Alle genoemde merknamen zijn eigendom van hun respectieve houders.
Over Formitable
Nederlands reserveringsplatform voor restaurants. Tafelreserveringen, VIP-beheer en vooruitbetalingen.
AFAS en Formitable integreren?
Ontdek hoe SyncIT Formitable en AFAS integreert voor automatische omzetverwerking en voorraadbeheer.