AFAS + Employes koppeling
Synchroniseer medewerkerdata en loonjournaalposten tussen Employes en AFAS voor actuele personeelskosten in je financiele administratie.
SyncIT koppelt Employes en AFAS zodat medewerkerdata, loonjournaalposten en verlofregistratie automatisch tussen beide systemen stromen. Personeelskosten worden foutloos geboekt, capaciteitsplanning klopt met de werkelijkheid en je HR-afdeling hoeft niets meer dubbel in te voeren.
Het probleem
Organisaties die Employes gebruiken voor HR en salarisverwerking en AFAS als ERP-systeem onderhouden medewerkergegevens in twee losse systemen. Nieuwe medewerkers, contractwijzigingen en uitdiensttredingen moeten handmatig in beide systemen worden verwerkt. Dat kost niet alleen tijd, maar vergroot de kans op fouten die direct doorwerken in salarisberekeningen en rapportages.
Loonjournaalposten uit Employes salarisverwerking worden maandelijks handmatig overgezet naar AFAS Profit financieel. Dit is foutgevoelig en tijdrovend — fouten in de personeelskosten beinvloeden de financiele rapportage direct. Bij een audit komen discrepanties boven water die weken aan herstelwerk kosten.
Verlofregistratie in Employes verlofregistratie is niet zichtbaar in AFAS projectadministratie. Projectmanagers missen actueel inzicht in beschikbare capaciteit, waardoor de planning niet klopt met de werkelijkheid. Teams worden ingepland terwijl medewerkers op verlof zijn, en projectdeadlines schuiven op zonder dat iemand begrijpt waarom.
De oplossing
SyncIT integreert Employes met AFAS zodat medewerkerdata automatisch wordt gesynchroniseerd. Nieuwe medewerkers, contractwijzigingen en uitdiensttredingen in Employes worden direct verwerkt in AFAS. Eenmaal invoeren is voldoende — beide systemen zijn altijd actueel zonder dubbel werk.
Loonjournaalposten uit Employes salarisverwerking stromen automatisch naar AFAS Profit financieel. Personeelskosten worden per afdeling, kostenplaats en project correct geboekt. Maandafsluitingen kosten geen dagen meer maar verlopen foutloos en zonder handmatige stappen.
Verlof- en urenregistratie uit Employes wordt gesynchroniseerd met AFAS projectadministratie. Projectmanagers zien real-time wie beschikbaar is en welke uren zijn geschreven. De planning is altijd gebaseerd op actuele capaciteit.
Voordelen van de AFAS + Employes koppeling
- Personeelskosten actueel: Loonjournaalposten automatisch van Employes naar AFAS geboekt.
- Eenmalige invoer: Medewerkerdata in een systeem bijgehouden, overal actueel.
- Capaciteitsplanning kloppend: Verlof en uren zichtbaar voor projectmanagers.
- Snellere maandafsluiting: Geen handmatig overtypen van salarisgegevens meer.
Datastromen
- : Medewerkergegevens en contracten
- : Loonjournaalposten naar financieel
- : Verlof- en urenregistratie
- : Kostenplaatsen en projectcodes
Resultaten
- 100% automatisch: Loonjournaalposten naar financieel zonder handwerk
- Real-time inzicht: Personeelskosten per afdeling en project
- Uren bespaard: Geen dubbele invoer van medewerkerdata
Technische details
- Medewerkerdata-sync
- Loonjournaalposten
- Kostenplaats-toewijzing
- Verlof- en urensync
- Contractwijzigingen
- Organisatiestructuur
Zo werkt de AFAS + Employes koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We brengen samen in kaart welke HR-processen tussen Employes en AFAS moeten worden geautomatiseerd: medewerkerdata, loonjournaalposten, verlofregistratie en eventuele kostenplaatsverdelingen.
- Datamapping: We mappen de medewerkerrecords uit Employes op de personeelsadministratie in AFAS Profit. Loonjournaalpost-structuren worden vertaald naar de juiste grootboekrekeningen, kostenplaatsen en afdelingen in AFAS.
- Bouw in testomgeving: In een testomgeving simuleren we een volledige salariscyclus: een nieuwe medewerker in Employes aanmaken, een salarisrun draaien en controleren of de journaalposten correct in AFAS Profit financieel landen met de juiste kostenplaatsverdeling.
- Acceptatietest: Jij voert een contractwijziging door in Employes en controleert of deze correct wordt verwerkt in AFAS. We testen ook een verlofaanvraag en verifiëren dat de capaciteitsplanning in AFAS projectadministratie wordt bijgewerkt.
- Livegang: Na goedkeuring gaat de automatische stroom live. Medewerkerdata, loonjournaalposten en verlofregistratie synchroniseren voortaan automatisch tussen Employes en AFAS zonder handmatige tussenkomst.
- Monitoring en onderhoud: We monitoren de integratie 24/7. Bij API-wijzigingen van AFAS of Employes passen we de koppeling aan binnen het abonnement zodat je salarisverwerking en HR-processen ongestoord blijven draaien.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Employes Standaard Export |
|---|
| Automatische loonjournaalpost-synchronisatie | Ja | Nee | Nee | deels |
| Medewerkerdata bidirectioneel synchroniseren | Ja | Nee | deels | Nee |
| Verlof- en capaciteitssync naar projectadministratie | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Kostenplaatsverdeling per afdeling | Ja | deels | Nee | deels |
| Ondersteuning voor meerdere salarisperioden | Ja | Nee | Nee | Ja |
| Multi-administratie support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Monitoring en support | Ja | Nee | deels | Nee |
| Directe setup zonder ontwikkeltraject | Nee | Ja | deels | Ja |
Wat kost deze koppeling?
Elke AFAS x Employes koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
- Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten varieren met het aantal loonjournaalpoststructuren, de complexiteit van de kostenplaatsverdeling en het volume aan medewerkerrecords.
- Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer AFAS of Employes hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Worden loonjournaalposten automatisch in AFAS geboekt?
- Ja, na elke salarisrun in Employes worden de journaalposten automatisch per kostenplaats en afdeling in AFAS Profit financieel geboekt.
- Hoe werkt de medewerkerdata-sync?
- Nieuwe medewerkers, contractwijzigingen en uitdiensttredingen in Employes worden automatisch verwerkt in AFAS. Geen dubbele invoer meer.
- Is verlof zichtbaar voor projectplanning?
- Ja, verlofregistratie uit Employes wordt gesynchroniseerd zodat projectmanagers in AFAS actuele beschikbaarheid zien.
- Hoe gaat de integratie om met meerdere kostenplaatsen per medewerker?
- De integratie verwerkt complexe kostenplaatsverdelingen automatisch. Als een medewerker in Employes over meerdere afdelingen of projecten wordt verdeeld, worden de loonjournaalposten in AFAS Profit financieel per kostenplaats uitgesplitst conform de ingestelde verdeling.
- Worden contractwijzigingen real-time verwerkt?
- Ja, zodra een contractwijziging in Employes wordt doorgevoerd — zoals een salarisverhoging, functiewijziging of aanpassing van het aantal uren — wordt dit automatisch gesynchroniseerd met AFAS. Je hoeft de wijziging niet apart in AFAS in te voeren.
- Wat gebeurt er bij een uitdiensttreding?
- Bij een uitdiensttreding in Employes wordt de medewerker automatisch op inactief gezet in AFAS. De laatste salarisrun en eventuele eindafrekening worden als journaalposten naar AFAS Profit financieel gestuurd, zodat de financiele afhandeling compleet is.
- Wat kost een AFAS Employes koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen varieren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over AFAS
ERP-systeem voor MKB-bedrijven. SyncIT is een onafhankelijke partij en is niet gelieerd aan of gecertificeerd door de maker van dit systeem. Alle genoemde merknamen zijn eigendom van hun respectieve houders.
Over Employes
Nederlandse payroll- en HR-software. Salarisadministratie, verlof en urenregistratie.
AFAS en Employes integreren?
Ontdek hoe SyncIT Employes en AFAS integreert voor actuele personeelskosten en medewerkerdata.