Wat kost een systeemintegratie?

De kosten hangen af van de complexiteit. Een eenvoudige integratie tussen twee systemen start vanaf een paar honderd euro. Complexere multi-systeem integraties worden op maat geoffreerd na een gratis adviesgesprek.

Hoe lang duurt het bouwen van een integratie?

Een standaard integratie is binnen 1-2 weken operationeel. Complexere projecten kunnen 4-8 weken duren, afhankelijk van het aantal systemen en de gewenste functionaliteit.

Welke systemen kan SyncIT integreren?

SyncIT integreert alle gangbare bedrijfssystemen: ERP (AFAS, Exact Online, SAP), e-commerce (Shopify, WooCommerce, Magento), CRM (Salesforce, HubSpot), logistiek (Picqer, Sendcloud) en meer. Als een systeem een API heeft, kunnen wij er mee integreren.

Bieden jullie onderhoud en support?

Ja, wij bieden doorlopend onderhoud en monitoring van integraties. Bij storingen worden deze snel opgelost. Je krijgt een vast aanspreekpunt voor al je vragen.

Werken jullie ook met systemen die niet in de lijst staan?

Ja, als een systeem een API heeft kunnen wij er mee integreren. Neem contact op voor de mogelijkheden. We hebben ervaring met tientallen verschillende systemen en API-standaarden.

Welke documenttypen kunnen automatisch via DocuSign worden verstuurd?

Alle documenttypen die je in AFAS beheert kunnen geautomatiseerd worden: arbeidscontracten, inkoopovereenkomsten, offertes, NDA's en andere overeenkomsten. Per type stel je de juiste DocuSign-template en ondertekeningsvolgorde in.

Komt het getekende document automatisch terug in AFAS?

Ja. Zodra alle partijen hebben getekend, wordt het getekende PDF-document automatisch opgeslagen in het dossier van de betreffende debiteur, crediteur of medewerker in AFAS. De status wordt bijgewerkt naar 'getekend'.

Wat gebeurt er als een ondertekenaar weigert?

Bij een weigering of het verlopen van de envelop wordt de status in AFAS automatisch bijgewerkt. Je ziet direct in AFAS welke documenten zijn geweigerd of verlopen en kunt actie ondernemen.

Werkt de integratie met meerdere AFAS-administraties?

Ja. Per administratie bepalen we welke documenttypen via DocuSign worden verstuurd en naar welk DocuSign-account de enveloppen worden gerouteerd.

Kan ik een ondertekeningsvolgorde instellen?

Ja. Je kunt per documenttype vastleggen in welke volgorde ondertekenaars het document ontvangen. Bijvoorbeeld eerst de medewerker, dan de manager, dan HR. DocuSign stuurt het document pas naar de volgende ondertekenaar als de vorige heeft getekend.

Wat kost een AFAS DocuSign koppeling?

We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen variëren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.

AFAS + DocuSign koppeling

Integreer AFAS (ERP-systeem) met DocuSign (platform) voor automatische synchronisatie van debiteuren en crediteuren en enveloppen en documenten. Bespaar tijd en voorkom fouten.

SyncIT koppelt AFAS en DocuSign zodat documenten zoals arbeidscontracten, inkoopovereenkomsten en offertes automatisch ter ondertekening worden aangeboden vanuit AFAS en getekende documenten met statusupdates terugstromen naar het juiste dossier. Je weet in AFAS altijd welke documenten getekend zijn en welke nog openstaan.

Het probleem

Bedrijven die AFAS als ERP gebruiken en DocuSign voor digitale ondertekening, werken met twee losse systemen die niet op elkaar aansluiten. Een contract of overeenkomst wordt opgesteld in AFAS — denk aan een arbeidscontract bij een nieuwe medewerker, een inkoopovereenkomst met een leverancier of een offerte voor een klant. Vervolgens moet iemand het document handmatig uploaden naar DocuSign, de juiste ondertekenaars toevoegen en de envelop versturen. Zodra het document getekend is, moet de status handmatig worden teruggekoppeld naar AFAS. Het getekende PDF-bestand wordt gedownload uit DocuSign en weer geupload in het dossier van de betreffende debiteur, crediteur of medewerker in AFAS. Bij meerdere documenten per week kost dit uren aan administratief werk. Statussen lopen achter: een contract is al getekend in DocuSign terwijl AFAS nog de status 'verzonden' toont. Bij groeiende organisaties wordt dit probleem nijpender. HR-afdelingen die tientallen arbeidscontracten per maand versturen, of inkoopafdelingen met leveranciersovereenkomsten, verliezen overzicht over welke documenten al getekend zijn en welke nog openstaan.

De oplossing

SyncIT integreert AFAS met DocuSign zodat het volledige ondertekeningsproces geautomatiseerd verloopt. Wanneer een document in AFAS de status 'ter ondertekening' krijgt, wordt automatisch een DocuSign-envelop aangemaakt met de juiste ondertekenaars op basis van de debiteur-, crediteur- of medewerkersgegevens uit AFAS. Zodra alle partijen hebben getekend, stroomt de status terug naar AFAS en wordt het getekende PDF-document automatisch opgeslagen in het dossier van het betreffende record. Bij gedeeltelijke ondertekening of weigering wordt de status eveneens bijgewerkt zodat je in AFAS altijd de actuele stand ziet. De integratie ondersteunt meerdere documenttypen — arbeidscontracten, inkoopovereenkomsten, offertes, NDA's — en routeert elk type naar de juiste DocuSign-template met de bijbehorende ondertekeningsvolgorde. Foutafhandeling vangt ongeldige e-mailadressen en verlopen enveloppen op en signaleert deze in AFAS.

Voordelen van de AFAS + DocuSign koppeling

Geen handmatige invoer meer: Data stroomt automatisch tussen AFAS en DocuSign
Altijd actuele data: Wijzigingen worden direct gesynchroniseerd in beide systemen
Minder fouten: Automatische synchronisatie elimineert menselijke invoerfouten
Tijdsbesparing: Medewerkers besteden geen tijd meer aan dubbele invoer
AFAS-data beschikbaar: Financiële administratie en grootboek direct beschikbaar in DocuSign
DocuSign-data beschikbaar: Contract Lifecycle Management (CLM) direct beschikbaar in AFAS

Datastromen

AFAS data synchronisatie: debiteuren, crediteuren, facturen vanuit AFAS automatisch beschikbaar in DocuSign
DocuSign data synchronisatie: enveloppen, documenten, handtekeningen vanuit DocuSign automatisch beschikbaar in AFAS
Bidirectionele synchronisatie: debiteuren, enveloppen worden in beide richtingen gesynchroniseerd
Aanvullende datastromen: Optionele synchronisatie van medewerkers, projecturen, grootboekposten

Resultaten

70% minder handmatig werk: Tijdsbesparing
92% minder invoerfouten: Foutreductie
Real-time verwerking: Snelheid

Technische details

Zo werkt de AFAS + DocuSign koppeling - stap voor stap

Adviesgesprek: We brengen in kaart welke documenttypen je via DocuSign wilt laten ondertekenen — arbeidscontracten, inkoopovereenkomsten, offertes — en vanuit welke AFAS-modules deze documenten worden aangeboden.
Datamapping: We mappen AFAS-entiteiten zoals debiteur, crediteur, medewerker en documenttype op DocuSign-velden voor enveloppen, ondertekenaars, templates en ondertekeningsvolgorde.
Bouw in testomgeving: De integratie wordt gebouwd en beproefd tegen een AFAS-testadministratie en een DocuSign-sandbox. We simuleren het versturen van contracten, het ondertekenen door meerdere partijen, weigeringen en verlopen enveloppen.
Acceptatietest: Jij zet een document in AFAS op 'ter ondertekening' en controleert of de DocuSign-envelop correct wordt aangemaakt, of na ondertekening de status en het getekende PDF terugkomen in het juiste AFAS-dossier.
Livegang: Na akkoord gaat de integratie live. Documenten worden vanaf dat moment automatisch via DocuSign ter ondertekening aangeboden en getekende versies stromen continu terug naar AFAS.
Monitoring en onderhoud: Onze monitoring kijkt 24/7 of de synchronisatie draait. Niet-verwerkbare enveloppen of ongeldige e-mailadressen worden gesignaleerd en API-wijzigingen van AFAS of DocuSign worden binnen het maandelijks abonnement opgepakt.

SyncIT vergeleken met alternatieven

Criterium	SyncIT	Handmatig / Excel	Zapier	DocuSign for Salesforce
Datamodel-aware (AFAS en DocuSign)	Ja	Nee	Nee	Nee
Automatische envelop-aanmaak vanuit AFAS	Ja	Nee	deels	Nee
Getekend PDF terug in AFAS-dossier	Ja	Nee	Nee	Nee
Statusupdates bij ondertekening en weigering	Ja	Nee	deels	Ja
Meerdere documenttypen en templates	Ja	deels	Nee	Ja
Multi-administratie support	Ja	deels	Nee	Nee
Monitoring en support	Ja	Nee	Nee	deels
Directe setup zonder ontwikkeltraject	Nee	Ja	deels	deels

Wat kost deze koppeling?

Elke AFAS x DocuSign koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model: - Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten variëren met het aantal documenttypen dat geautomatiseerd moet worden, de complexiteit van de ondertekeningsvolgorde en het aantal AFAS-modules waaruit documenten worden aangeboden. - Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer AFAS of DocuSign hun API wijzigen. Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.

Veelgestelde vragen

Welke documenttypen kunnen automatisch via DocuSign worden verstuurd?: Alle documenttypen die je in AFAS beheert kunnen geautomatiseerd worden: arbeidscontracten, inkoopovereenkomsten, offertes, NDA's en andere overeenkomsten. Per type stel je de juiste DocuSign-template en ondertekeningsvolgorde in.
Komt het getekende document automatisch terug in AFAS?: Ja. Zodra alle partijen hebben getekend, wordt het getekende PDF-document automatisch opgeslagen in het dossier van de betreffende debiteur, crediteur of medewerker in AFAS. De status wordt bijgewerkt naar 'getekend'.
Wat gebeurt er als een ondertekenaar weigert?: Bij een weigering of het verlopen van de envelop wordt de status in AFAS automatisch bijgewerkt. Je ziet direct in AFAS welke documenten zijn geweigerd of verlopen en kunt actie ondernemen.
Werkt de integratie met meerdere AFAS-administraties?: Ja. Per administratie bepalen we welke documenttypen via DocuSign worden verstuurd en naar welk DocuSign-account de enveloppen worden gerouteerd.
Kan ik een ondertekeningsvolgorde instellen?: Ja. Je kunt per documenttype vastleggen in welke volgorde ondertekenaars het document ontvangen. Bijvoorbeeld eerst de medewerker, dan de manager, dan HR. DocuSign stuurt het document pas naar de volgende ondertekenaar als de vorige heeft getekend.
Hoe lang duurt de implementatie van een AFAS DocuSign koppeling?: De doorlooptijd hangt af van het aantal documenttypen, de complexiteit van de ondertekeningsvolgorde en het aantal AFAS-modules dat betrokken is. Na het adviesgesprek krijg je een concrete planning.
Wat kost een AFAS DocuSign koppeling?: We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen variëren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.

Over AFAS

ERP-systeem voor MKB-bedrijven. SyncIT is een onafhankelijke partij en is niet gelieerd aan of gecertificeerd door de maker van dit systeem. Alle genoemde merknamen zijn eigendom van hun respectieve houders.

Over DocuSign

Elektronische handtekening en contractbeheer platform. Digitaal ondertekenen en document workflows.

Klaar om AFAS en DocuSign te verbinden?

Benieuwd wat de integratie tussen AFAS en DocuSign voor uw bedrijf kan betekenen? Vraag een gratis integratiescan aan.