2Construct + Exact Online koppeling
Verbind uw 2Construct bouwsoftware direct met Exact Online en elimineer dubbele administratie. Projectgegevens, facturen en kostenregistraties stromen automatisch van uw bouwomgeving naar uw boekhouding — foutloos en in realtime.
SyncIT koppelt 2Construct en Exact Online zodat goedgekeurde projecturen automatisch verkoopfacturen worden en inkoopfacturen uit Exact als projectkosten terugvloeien naar 2Construct. Projectadministratie en boekhouding blijven op elkaar afgestemd zonder dubbele invoer. Nacalculatie en maandafsluiting verlopen zonder exportlijstjes.
Het probleem
Jouw uitvoerders en projectleiders werken in 2Construct: urenstaten per project, calculaties, uitvoeringsplanning en kostenregistratie per bouwfase. De financiele werkelijkheid — verkoopfacturen, crediteuren, grootboek en btw-aangifte — loopt via Exact Online. Tussen die twee wereld zit op dit moment een controller of projectadministrateur die elke week urenstaten uit 2Construct exporteert, handmatig omzet in factuurregels per project en die in Exact Online invoert. Inkoopfacturen van onderaannemers en materiaalleveranciers worden in Exact geboekt, maar moeten vervolgens apart in 2Construct als projectkosten worden vastgelegd om de nacalculatie kloppend te krijgen. Projectcodes lopen uit de pas, kostenplaatsen matchen niet, en bij de maandafsluiting ontstaat altijd discussie over wat nu wel of niet gefactureerd is. Een generieke connector kent noch het projectmodel van 2Construct noch de grootboek- en kostenplaatsstructuur van Exact Online, en mapt uren en kosten fout op dimensies. SyncIT kent het datamodel van 2Construct en respecteert de administratie-opbouw van Exact Online en bouwt een koppeling die jouw specifieke projectstructuur en grootboekindeling aan elkaar verbindt.
De oplossing
SyncIT bouwt een koppeling tussen 2Construct en Exact Online die projecturen, projectkosten en facturatie automatisch tussen beide systemen laat stromen. Goedgekeurde urenstaten in 2Construct worden per project en tariefafspraak omgezet naar conceptverkoopfacturen in Exact Online, inclusief de juiste grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager en btw-code. Inkoopfacturen die in Exact Online worden geboekt op een projectdimensie worden teruggeschreven naar 2Construct als projectkosten, zodat de nacalculatie realtime klopt. We mappen relaties, projectcodes, kostensoorten en medewerkers eenmalig en houden die mapping bij wanneer er nieuwe projecten of grootboekrekeningen bijkomen. Foutafhandeling zorgt dat regels die niet kunnen worden geboekt — bijvoorbeeld door een ontbrekend project of een geblokkeerde debiteur — worden gesignaleerd in plaats van stil te mislukken. Na livegang monitoren we de stroom continu en pakken we API-wijzigingen van zowel 2Construct als Exact Online op.
Voordelen van de 2Construct + Exact Online koppeling
- Geen dubbele gegevensinvoer: Projectgegevens, urenregistraties en factuurbedragen worden eenmalig ingevoerd in 2Construct en automatisch gesynchroniseerd naar Exact Online, waardoor uren aan handmatig overtypen worden geëlimineerd.
- Realtime financieel projectinzicht: Kosten en opbrengsten per project zijn direct zichtbaar in Exact Online zodra ze in 2Construct worden geregistreerd, zodat projectleiders en controllers altijd met actuele cijfers werken.
- Foutloze BTW en kostenplaatsboekingen: De integratie zorgt dat BTW-codes en kostenplaatsen automatisch correct worden meegegeven, wat fouten bij handmatige invoer en tijdrovende correcties voorkomt.
- Snellere maandafsluitingen: Omdat alle projectmutaties continu worden doorgeboekt, is de administratie bij de maandafsluiting al grotendeels bijgewerkt. Uw accountant of boekhouder hoeft alleen nog te controleren, niet te invoeren.
- Betere cashflowsturing: Termijnfacturen vanuit 2Construct worden direct als openstaande debiteur in Exact Online zichtbaar, zodat u tijdig kunt aanmanen en uw cashflow strak houdt gedurende het hele project.
Datastromen
- : Nieuwe projecten die in 2Construct worden aangemaakt, worden automatisch als projectdossier in Exact Online gesynchroniseerd inclusief projectcode, omschrijving en budgetbedragen.
- : Geboekte uren van medewerkers worden omgezet naar kostenposten in Exact Online, gekoppeld aan de juiste kostenplaats en project, zodat loonkosten per project direct inzichtelijk zijn.
- : Goedgekeurde inkoopfacturen van onderaannemers en leveranciers worden vanuit 2Construct als inkoopfactuur in Exact Online geboekt met correcte projectreferentie en BTW-specificatie.
- : Op basis van projectvoortgang gegenereerde termijnfacturen in 2Construct worden automatisch aangemaakt in Exact Online en staan direct als openstaande debiteur in de debiteurenadministratie.
- : Ontvangen betalingen die in Exact Online worden verwerkt via bankkoppeling, worden teruggesynchroniseerd naar 2Construct zodat projectleiders altijd de actuele betaalstatus van projectfacturen kunnen zien.
Resultaten
- Actuele cijfers: Boekhouding automatisch bijgewerkt.
- Uren bespaard: Geen dubbele invoer meer nodig.
- Betere grip: Projectresultaten altijd inzichtelijk.
Technische details
- Projecten synchroniseren naar Exact Online
- Uren automatisch doorboeken
- Kosten en inkoop koppelen
- Automatische factuurgeneratie
Zo werkt de 2Construct + Exact Online koppeling - stap voor stap
- Adviesgesprek: We brengen in kaart hoe jouw projecten in 2Construct zijn opgebouwd, welke Exact Online administraties in gebruik zijn en welke stromen (uren naar facturen, inkoop naar projectkosten) moeten worden gekoppeld.
- Datamapping: We mappen 2Construct-velden zoals projectcode, kostensoort, medewerker en uurtarief op Exact Online entiteiten zoals debiteur, artikel, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager en btw-code.
- Bouw in testomgeving: De koppeling wordt gebouwd op een 2Construct-testomgeving en een Exact Online testdivisie. We simuleren urenboekingen, factuurruns en inkoopfacturen op projectdimensies.
- Acceptatietest: Jij keurt een weekstaat goed in 2Construct en controleert of in Exact Online de juiste conceptverkoopfactuur ontstaat met de verwachte regels, tarieven en dimensies. Ook een inkoopfactuur wordt getest op terugkoppeling.
- Livegang: Na akkoord gaat de koppeling live. Goedgekeurde uren en inkoopfacturen stromen vanaf dat moment automatisch tussen 2Construct en Exact Online zonder handmatige tussenstappen.
- Monitoring en onderhoud: Onze monitoring kijkt 24/7 of de synchronisatie draait. API-wijzigingen van 2Construct of Exact Online worden binnen het maandelijks abonnement opgepakt.
SyncIT vergeleken met alternatieven
| Criterium | SyncIT | Handmatig / Excel | Zapier | Make |
|---|
| Projectmodel-aware | Ja | Nee | Nee | deels |
| Uren naar verkoopfacturen | Ja | deels | deels | deels |
| Inkoopfacturen naar projectkosten | Ja | deels | Nee | deels |
| Kostenplaats en kostendrager mapping | Ja | Nee | Nee | deels |
| Multi-administratie support | Ja | deels | Nee | deels |
| Foutafhandeling en signalering | Ja | Nee | Nee | deels |
| Monitoring en support | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Geen eenmalige kosten | Nee | Ja | deels | deels |
Wat kost deze koppeling?
Elke 2Construct x Exact Online koppeling is maatwerk. We werken met een transparant, tweeledig model:
• Eenmalige implementatiekosten voor ontwerp, bouw, datamapping en acceptatietests. Deze kosten variëren met het aantal Exact Online administraties, de complexiteit van jouw projectstructuur en tariefafspraken in 2Construct en of inkoopfacturen bidirectioneel moeten worden teruggeschreven als projectkosten.
• Maandelijks abonnement per koppeling na livegang voor hosting, monitoring, support en aanpassingen wanneer 2Construct of Exact Online hun API wijzigen.
Geen verborgen kosten. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op basis van jouw situatie.
Veelgestelde vragen
- Worden alleen goedgekeurde uren gefactureerd of ook open urenstaten?
- Alleen uren met de goedgekeurde status in 2Construct worden meegenomen naar Exact Online. Open of nog te beoordelen uren blijven buiten de factuurrun tot de projectleider ze heeft afgetekend.
- Kan de koppeling per project verschillende uurtarieven toepassen?
- Ja. De mapping respecteert de tariefafspraken per project, medewerker of kostensoort zoals in 2Construct vastgelegd, zodat elke factuurregel in Exact Online tegen het juiste tarief wordt aangemaakt.
- Hoe worden inkoopfacturen uit Exact Online teruggekoppeld als projectkosten?
- Inkoopfacturen die in Exact Online worden geboekt op een projectdimensie of kostenplaats worden door SyncIT opgehaald en in 2Construct als projectkostenregel weggeschreven op de juiste bouwfase of kostensoort.
- Kunnen we meerdere Exact Online administraties koppelen aan een 2Construct-omgeving?
- Ja. Per werkmaatschappij of administratie bepalen we welke projecten, relaties en grootboekrekeningen worden gekoppeld, zodat boekingen in de juiste divisie terechtkomen.
- Worden facturen direct verstuurd of als concept aangemaakt?
- Standaard maakt SyncIT verkoopfacturen als concept in Exact Online aan, zodat je administratie nog een controleslag kan doen voordat ze worden verstuurd. Direct definitief boeken kan eventueel worden geconfigureerd.
- Hoe lang duurt het om een 2Construct Exact Online koppeling op te leveren?
- De doorlooptijd hangt af van het aantal administraties en de complexiteit van de tariefafspraken en mapping. Doorgaans rekenen we enkele weken tussen adviesgesprek en livegang, inclusief testperiode en acceptatie.
- Wat gebeurt er als een project in 2Construct nog niet bestaat in Exact Online?
- Ontbrekende projecten, kostenplaatsen of relaties worden gesignaleerd in plaats van stil te falen. Je ontvangt een melding met de betreffende regel zodat je het ontbrekende item kunt aanmaken en de boeking opnieuw kunt laten verwerken.
- Wat kost een 2Construct Exact Online koppeling?
- We werken met een eenmalige implementatiekost voor ontwerp en bouw, en na livegang een maandelijks abonnement per koppeling voor monitoring en support. De exacte bedragen variëren per situatie. Plan een vrijblijvend adviesgesprek voor een inschatting op maat.
Over 2Construct
Bouwmanagement software voor projectadministratie, calculatie en werkvoorbereiding. SyncIT is een onafhankelijke partij en is niet gelieerd aan of gecertificeerd door de maker van dit systeem. Alle genoemde merknamen zijn eigendom van hun respectieve houders.
Over Exact Online
Cloud boekhoudpakket
Bouwboekhouding stroomlijnen?
Koppel 2Construct aan Exact Online en automatiseer je financiële administratie.