Dienstverlening

Van geschreven uur tot betaalde factuur, zonder tussenstappen

In de dienstverlening verkoop je tijd, dus is elk uur dat niet geregistreerd wordt letterlijk weggegooid geld. Toch gaat urenregistratie bij veel bureaus nog via een los systeem of een spreadsheet, waarna iemand aan het eind van de maand alles overtypt om te kunnen factureren. In dat overtypen verdwijnen uren, en met die uren je marge.

Voor bureaus, adviesorganisaties en andere dienstverleners die willen dat geschreven uren automatisch leiden tot facturen, en die willen zien of een project daadwerkelijk rendabel was.

Waar je tegenaan loopt

Uren en facturatie zijn twee losse werelden

Medewerkers schrijven uren in het ene systeem, de administratie factureert vanuit het andere. Aan het eind van de maand wordt alles overgetypt, en wat niemand kan terugvinden wordt niet gefactureerd.

Je weet pas achteraf of een project geld opleverde

Tijdens het project stuur je op gevoel. Pas bij de nacalculatie blijkt dat de begrote uren ruim overschreden zijn, en dan is het te laat om er nog iets aan te doen.

Uren schrijven kost te veel moeite

Als registreren drie schermen kost, gebeurt het vrijdagmiddag uit het hoofd. Dan klopt het niet en is de discussie met de klant al ingebouwd.

Klantinformatie ligt verspreid

De offerte staat in het CRM, de uren in een ander systeem, de facturen in de boekhouding en de afspraken in iemands mailbox. Niemand heeft het hele beeld bij een klantgesprek.

Hoe wij dat oplossen

Uren die vanzelf tot facturen leiden

Geschreven uren stromen door naar je facturatie, inclusief de juiste tarieven per medewerker of per klant. Het overtypen aan het eind van de maand vervalt.

Zien of een project loopt zoals begroot

Tijdens het project vergelijken wat er begroot was met wat er geschreven is. Zo kun je bijsturen terwijl het nog kan, in plaats van het achteraf constateren.

Registreren in een halve minuut

Uren schrijven vanaf de telefoon of vanuit het systeem waar je toch al in werkt. Hoe lichter de handeling, hoe betrouwbaarder de cijfers.

Eén klantbeeld voor je hele team

Offerte, uren, facturen en afspraken bij elkaar. Wie de klant spreekt, weet wat er speelt zonder eerst drie systemen te openen.

Wat het oplevert

Relevante koppelingen

Veelgestelde vragen

Werkt dit met ons urenregistratiesysteem?

Met Gripp, Simplicate, Teamleader, Clockify, Harvest en Toggl Track werken we regelmatig, net als met de urenmodules in AFAS en Exact. Gebruik je iets anders, dan kijken we naar de mogelijkheden. Vaak kan er meer dan je denkt.

Wij factureren op verschillende manieren. Kan dat allemaal?

Ja. Vaste prijs, nacalculatie, strippenkaart, abonnement of een combinatie daarvan: het zijn regels die we vastleggen. Juist die eigen werkwijze is meestal de reden dat een standaardpakket niet volstaat en dat er nu handwerk omheen zit.

Hoe krijgen we mensen zover dat ze hun uren echt bijhouden?

Door het zo licht mogelijk te maken en door er iets voor terug te geven. Als een medewerker zelf ziet hoe zijn project ervoor staat, wordt registreren minder een verplichting. En als het in vijftien seconden kan, gebeurt het op de dag zelf in plaats van op vrijdagmiddag.

Kunnen we zien welke klanten winstgevend zijn?

Ja, en dat is voor veel dienstverleners de grootste opbrengst. Zodra uren, tarieven en kosten aan elkaar gekoppeld zijn, zie je per klant en per project wat er overblijft. Dat leidt met enige regelmaat tot ongemakkelijke maar nuttige gesprekken.

Wij werken met onderaannemers en freelancers. Past dat hierin?

Ja. Inkoopuren en verkoopuren worden apart bijgehouden, zodat je ziet wat je marge is op ingehuurde capaciteit. Ook de facturen die je van hen krijgt kunnen automatisch aan het juiste project gekoppeld worden.

Hoe lang duurt zo'n traject?

De koppeling zelf is meestal binnen enkele weken klaar. De discussie over tarieven, projectstructuur en wat er precies doorbelast wordt, kost vaak meer tijd. Dat is geen verloren tijd: die afspraken hadden toch vastgelegd moeten worden.

Elk gewerkt uur ook daadwerkelijk gefactureerd

Vraag een gratis blueprint aan. We kijken hoe uren, projecten en facturatie nu bij je lopen en waar je marge weglekt. Zonder verkooppraat, en het overzicht is van jou.